社會化背景下的高校檔案服務工作研究

談海紅

[摘要]高校檔案服務工作是高校面向社會的一個重要的管理部門，高校檔案館里面的檔案信息記錄著學校的發展，是學生、學校與社會各界聯系的重要渠道。現代社會是信息化社會，在這種社會背景下，發展好高校的檔案服務工作具有重要的意義。本文將從高校檔案服務工作的特征、現狀及發展策略三個方面對高校檔案服務工作建設進行分析。

[關鍵詞]社會化 高校檔案 服務工作

一、高校檔案服務工作的責任和義務

高校檔案管理工作包含很多方面，如學生學籍檔案、教學檔案、人事檔案等，各個方面有各自的特點和職能，高線檔案服務工作的責任就是將這些管理工作做好，面向社會主動開展檔案服務工作，為社會各界人士提高需要的服務。高校檔案服務工作一個最大的特征就是社會化信息服務，這也是其責任和義務，在一定的社會化背景下高校檔案服務工作也會有不同的變化，具體來說包括兩方面。一是要有針對性：高校的檔案服務工作的主要服務人群是畢業生、國內外企業以及與高校有密切關系的社會用戶。二是市場性：高校建立檔案服務工作，一個最大的目的就是將高校的檔案信息面向市場、面向社會。

二、高校檔案服務工作的安全現狀分析

現階段我國的高校檔案服務工作還處于一個相對封閉的環境，很多高校注重的方面在于對檔案的館藏與管理，保密程度較高，對社會開放程度低，所以相對來說安全性較高。但是這一傳統的模式對高校檔案服務工作的發展是不利的，因為檔案服務工作沒有創新性，僅僅是滿足學校人員的工作、學習、科研等，對于外界則是缺乏主動服務，需要進行開放性和主動性的服務工作。但是開放性增高在無形中也增加了安全隱患，在信息化高速發展的今天，若是管理技術較落后，不僅是很多的高校還是無法通過搜索引擎、檢索等來提供檔案查閱功能，還存在檔案的泄露等安全風險。檔案服務工作電子化程度需要不斷完善，要在保障檔案安全的基礎上健康開展主動性的服務工作，促進高校檔案的共享、交流，提高高校的社會影響。

三、社會化背景下的高校檔案服務工作的管理構建和開發

（1）檔案部門與數據的關系：現在的社會是信息化的社會，因此高校的檔案服務工作發展要注重數據信息化建設。數據是信息構建的基礎，同時信息又包含在數據中，檔案是由各種各樣的數據組合形成的，所以在發展高校檔案服務工作時，要考慮到檔案工作的內在部門性與社會數據信息化的統一，重在創新和開放，使檔案服務工作面向社會，為社會大眾主動提供服務。

（2）加強創新性和主動開放性：前面已經提到現階段的高校檔案服務工作保密高開放低，缺乏主動服務性，且封閉缺乏應有的創新和信息化。現在的社會是信息化的社會，封閉、狹窄的環境是不利于發展、充實和創新的，高校檔案服務工作的這種被動服務方式使得高校的檔案信息管理處于一種停滯狀態，缺乏與外界的溝通，對高校的檔案服務工作發展造成了消極的影響。在現代社會化背景下，高校檔案服務工作的管理和建設要與時俱進，加強創新，如及時更新檔案服務信息，不斷完善搜索引擎及檢索的服務功能等，為檔案服務工作的開發與主動服務提供基礎和保障。

（3）開展檔案證明、認證、及咨詢服務：因為高校檔案服務工作是為了滿足公眾對高校檔案信息資源的需求，因此高校檔案服務工作需要為公眾及社會各界提供可查、可靠、可信的服務。國家有相關的法律規定了高校檔案機構是唯一能出具檔案證明的機構，所以高校檔案部門要將這一職能充分發揮起來，做好學生及工作人員的相關資料的認證，嚴格遵守制度，開展健康、公正的認證服務，為畢業生找工作、出國留學、企業招聘等提供學歷、學位以及成績科研成果等上的真實證明和認證。高校的檔案信息咨詢服務是開展主動服務、增加開放度的重要方法，有問題才會咨詢，有咨詢才會進一步了解，因此檔案管理部門要做好業務咨詢工作，滿足大眾的信息需求。

（4）強化檔案資源管理，提高服務水平：高校的檔案館藏要及時更新和擴充，在擴充上不僅要注重數量的擴充，更要注重質量的擴充。高校的信息化建設與檔案資源的管理是分不開的，只有在技術的支持下才可能做到資源的完善和強化。在提供方便、快捷的搜索平臺的基礎上，檔案管理人員的工作量會大大減輕，因此會更加注重檔案服務的水平和質量。建立檔案管理工作的制度規定也是為開展檔案服務工作、提高優質服務的一種保障，對日常的檔案服務工作進行好評價，有利于完善服務工作的不足，強化管理、提升服務質量。此外，還可以從工作人員的管理出發，明確服務意識，重在培養以人為本的服務理念，提升社會化主動服務，如加強與高校外的信息交流，主動為社會大眾提供檔案管理信息，為高校檔案服務工作的發展建立一套信息化、全面、清晰、穩定且開放度高的信息服務系統。工作人員要轉變思維方式，重視檔案服務工作，加強自身的學習與工作能力的培訓，要有一個良好的工作態度和創新精神，如檔案服務工作人員要根據大眾的需求提供咨詢流程介紹、提供檔案資料的查詢、提供學生成績查詢等。

四、結語

高校檔案服務工作具有社會化服務的功能，高校檔案管理部門在開展服務工作的時候要注重主動服務于信息開放共享意識，加強檔案的信息化、社會化和服務化。高校的檔案管理工作要加強建設與完善，要做到正確的保密管理與資源共享，為學生、企業及社會各界提供一個真實可靠、公平公正的平臺，充分發揮檔案管理服務工作的信息職能和社會價值，為高校的更好發展提供保障。