淺談高校會計的數字化建設

李曉璐

一、高校會計數字化建設的必要性

近年來，高校的招生規模和辦學層次不斷擴大，新校區建設等原因造成多校區辦學、橫縱課題多元化資金來源和社會資助等復雜多樣的經濟往來，使得高校資金狀況愈加復雜。如何管理和利用資金，輔助提升高校教學科研水平，提高高校辦學的社會效益和經濟效益，優化資源整合，充分做到為教師和學生更便捷的服務，是高校財務管理所面臨的。會計信息化通過信息技術與會計的高度融合，突破了空間和時間對會計信息需求的限制，可以為高校管理層和廣大師生提供全面集成、動態實時的會計信息，不僅有利于降低高校財務人員的工作強度，提高高校財務管理的水平和效率，也有助于推動高校財務與教學、科研、管理的一體化，提升高校的科學化管理水平。

二、網絡報賬的必然趨勢

計算機技術的廣泛運用，會計電算化已經成為財務核算的普遍形式，在會計電算化之下，記賬憑證、報表輸出都已實現計算機操作，節省了大量的人力與物力。同時，原始憑證信息也因此生成電子會計信息，形成電子會計檔案，更加有利于會計檔案保管。國家政策要求高校進行財務信息化建設，高等學校應全面推進財務核算體系的信息化和網絡化建設，利用現代信息技術，建立銀校網上銀行支付系統，改變傳統的資金收付方式，推進校園內部的電子貨幣結算業務。減少財務現金收支業務。這些規定旨在降低高校資金運營成本，提高資金安全性，為高校財務管理改革指明了方向。

三、會計檔案的數字化管理

1、建立并完善會計檔案數據庫

會計電算化的實現促成了會計核算過程中的大部分資料可以數據庫的形式存放在電腦系統中，這為用戶提供了極大的便利。原始憑證涉及到的類別眾多，可以按照內容分類建立若干數據庫。如，工資單數據庫、發票數據庫、合同數據庫、銀行回執數據庫等。數據庫的建立是數字化管理的支撐與核心，數據庫建立后，可以方便利用者快捷準確查找會計檔案。對原始憑單的安全保護也起到促進的作用。原始憑證數據庫建立后。可以通過接口與會計電算化數據庫相連，從而實現記賬憑證與原始單據憑證完全對接，初步實現會計檔案信息的完全數字化，充分發揮會計檔案數據庫的優越性。

2、做好會計檔案數字化管理系統的信息安全建設

信息安全建設涉及到網絡安全、存儲安全和應用安全。會計檔案完全數字化的實現離不開網絡，網絡安全涉及到局域網、廣域網及網絡上的其他存儲設備和應用設備的安全。存儲安全是指惡意病毒的入侵、數字化系統的不同版本之間的調入調出、系統的兼容性、操作失誤等都會導致數字化會計檔案數據丟失與壞損。另外。如果系統管理員對用戶的編輯、讀寫權限設計不當，或是使用者的誤操作，那么，數據庫的應用級安全將得不到保障。

三、“一卡通”的建設

1、門禁管理系統

任何有校園網的地方都可以進行門禁系統的管理。同時門禁系統的上位機門禁控制器也是一款類似于商務網關的硬件設備。本身可以存儲大量的名單，正常可以存儲20萬筆脫網流水，可以大大延長使用時間。通過該系統可以限制可進入房間的人群，既可以用來了解學生進出宿舍的情況，也可以作為教職工上課簽到或者財務人員等工作人員授權進入指定辦公室權限的管理辦法。

2、商務管理系統

商務管理系統是“校園一卡通”系統中最為核心并且使用最為廣泛的部分。該系統可以充值，并在校區內的相關的指定商戶消費。所有在校區內涉及到現金使用的消費網點。例如浴室、食堂、上網、超市、自助洗衣等都可以使用一卡通。為保證消費安全，可采取密碼保護，比如日常消費不需要密碼，但超過一定限額后就需要密碼來保障安全。

3、圖書管理系統

該系統包括檢索、借閱、歸還、續借等一系列圖書管理功能，由服務器、讀卡器、圖書借閱系統軟件等構成。管理人員將借閱者的個人信息關聯到一卡通上，借閱者的個人信息、借閱信息以及是否逾期需要罰款等信息都會自動顯示，再根據系統提示完成相關操作，簡單便捷。該系統還有效的減少了人工操作，提高了圖書管理的效率以及準確性。

4、醫療管理系統

一卡通也可以運用到校醫院的收費工作上。通過一卡通系統，可以實現掛號、收費、用藥查詢等多個功能，甚至實現自動報銷。方便快捷，既方便了使用者，又便于操作人員對相關數據進行統計和結算，能夠及時有效管理，提高工作效率。

四、目前高校會計信息化開展面臨的問題

1、會計信息化體系不成熟

由于專業知識的缺乏，會計人員對網絡技術不夠了解，導致現實中很多高校并沒有熟練使用會計信息化系統。在實際工作中雖然有些高校配套了相應的會計系統，但只是單純使用了一些很簡單的功能，并沒有通過系統對高校的財務決策產生實質性的幫助。同時，一些高校也忽視了對會計信息化體系的建設，認為其不是一個重點工作項目，所以在資金方面投入較少，致使大多是高校的財務信息化建設依然處于滿足基本需要的狀況中。

2、加強對會計信息安全的管理

高校應該健全內部的控制制度，制定與會計信息系統相配套的管理制度。同時。編制適應本校的會計崗位職責和操作規范，各個會計崗位之間應該進行合理分工，完善財務管理制度。不僅如此，還應加強對軟件和硬件的維護，防止出現因計算機故障導致的信息丟失的情況，機房重地應配有安全保護措施，重要的進出通道在必要的情況下可以設置權限等辦法，有效的保證高校財務信息的安全性。互聯網是一把雙刃劍，既帶來了便捷，也帶來了安全隱患，隨時都有可能成為被黑客攻擊的對象，這是外部威脅。這些都嚴重影響了高校會計信息的真實有效性。

3、提高會計人員的整體業務水平

目前，許多高校由于專業的限制大多缺少既精通會計專業又擅長使用計算機系統的綜合型人才。綜合性的會計人才不僅需要對會計工作輕車熟路，還要會熟練使用會計管理系統，從會計信息的錄入、分析、到最后生成分析結果，通過結果能對高校的財務運作進行判斷，檢查高校的財務狀況。另一方面，信息技術日新月異，會計系統的更新換代也十分迅速。部分高校忽視了對會計人員的培訓，這也使得高校的會計人員無法進行有效的財務管理。高校應該提高會計人員的入職門檻，并對其進行定期的后期培訓，從而加強對會計人員專業水平的要求，特別是對于會計信息系統的操作能力和數據處理能力。