檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

王寶 吉林省大安市太山鎮勞動和社會保障事務所

在如今檔案管理方式中施行信息化管理已經成為了最佳的方法，而我們要做的就是將現存的建設信息化問題進行有效的解決，以此推動檔案管理的長遠發展。這可以說是一項較為困難的任務，也可以說是一個挑戰，因為如果想要有效的達到這個目標，那么需要的是社會各個人群的共同努力。所以對于此種狀況，筆者將會為其提供相應的檔案管理措施，為以后信息化建設檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎[1]。

一、檔案信息化建設的意義

所謂的“檔案”主要就是對歷史信息的一個記錄。但是我們要能夠明確的知道，我們如果想要獲取一定的檔案信息，不單單是依靠檔案自身的記錄，還能夠獲得經過如今信息化技術獲取更全面的知識。然而如今檔案信息化內容主要是包括如下幾方面：一是狹義上的信息化，主要就是指將原有檔案內容進行信息化；二是指廣義上的信息化，主要是指將原有的檔案信息內容結合外界的政治、經濟以及文化等各個方面因素進行的進一步處理。所以隨著信息化建設的到來，一方面有效的完善了檔案信息系統，促進了信息的廣泛傳播；另一方面有效的將檔案內容與其它形式相融合，在一定程度上更加有利于為社會服務。

二、促進信息化建設檔案管理的措施

(一)樹立檔案信息化理念，增強檔案管理責任感

隨著社會的迅速轉變以及信息技術的到來，那么各行各業的管理理念自然也要隨之而變，尤其是在檔案管理信息化建設方面尤為明顯，現如今的檔案管理都是將其信息化作為核心理念，但是與此同時還要不斷的加強工作人員對信息化的認識，因為只有讓工作人員真正意識到其意義所在，才能有效的激發出其飽滿的工作激情，對于他們的檔案管理事業才會更加盡職盡責，從而使其工作責任感也會得到加強[2]。

(二)強化管理人員專業素質，建設復合型的管理隊伍

在整個檔案信息化建設管理當中，工作人員占有著十分重要的地位，并且他們的工作質量能夠直接的影響其最終檔案信息化建設的應用效果。因此，在整個工作過程中，必須要堅持以人為本，不斷的培養專業性人才，組建專業的工作團隊，提升各個專業工作人員的職業素質。另外相關部門還要為其提供一定外出學習的機會，這樣能夠使各個工作人員及時的了解外界檔案管理建設的發展變化，能夠快速的掌握如今信息化檔案方面的信息以及相關的職業技能，同時還能夠通過提升自身專業素質加速檔案信息化建設的實現。除此以外，相關部門還可以為工作人員專門設置一個獎懲制度，從而在一定程度上激發工作人員的積極性。與此同時檔案管理單位還要不斷的引入先進的專業人才，并且逐漸的搭建一支專業的管理隊伍，在整個工作過程中不斷的將其進行優化，有效的提升整體的工作管理效率。

(三)加大資金的投入，提升基礎設施建設

其實想要快速的實現信息化管理建設，不僅是需要人才的引進，更多的是需要大量資金的投入，因為只有足夠的資金才能加強硬件設施基礎建設。所以對此，檔案的相關部門必須能夠明確自身所處的地位，并且不斷的向上級領導申請資金的投入，有效解決目前所存在的信息化建設資金管理問題，從而逐漸有效解決基礎設施的問題。因為信息化建設的檔案管理需要完善的設備、健全的信息管理平臺以及各種相關軟件的開發，這些都少不了資金的投入。只有在各個方面準備齊全，才能有效的實現檔案管理的全方位以及多層次的現代化管理模式[3]。

(四)建立規范的技術體系，提升檔案管理效率

檔案管理信息化的主要標準是不斷的推動檔案管理信息化，并且在整個檔案管理工作中將其進行貫徹以及落實。想要將檔案管理信息化標準進行統一，那么必須得到國家政府部門的大力支持，爭取早日打破分散管理模式，有效的將檔案各項工作進行規整，與此同時還要建立規范的技術體系，能夠保證有效實現信息資源共享。另外，要為其相關的檔案信息建立完善的信息化管理制度，對各項管理管理制度以及流程進行嚴格規范和控制，將檔案管理安全責任落實到個人，防止信息泄露的狀況發生，保證信息資料的完整性，有效的提升檔案管理的有效率。

三、結束語

總而言之，隨著信息技術的不斷發展，現在各行各業都已經合理的引入信息化技術，并且都獲得了明顯的效果，但是在這個引用的過程中也同樣面臨著巨大的困難以及挑戰。在檔案管理工作當中，信息存儲是十分重要的，所以當信息化建設應用于此的時候務必要能夠結合實際情況，有效的促進檔案管理工作的順利開展。