事業單位檔案管理工作研究

張錫川 陳冬梅

武漢市江夏區環境監測站 湖北武漢 430200

一、事業單位檔案管理現狀

檔案管理對事業單位各項工作的開展具有十分重要的作用，檔案信息資源的合理化利用可以減輕勞動強度，提高工作效率。但長期以來，事業單位對于檔案總是重藏輕用，認為檔案管理只是項附加性的輔助工作，對檔案工作重視程度不夠，投入精力不多，資源開發不足，信息利用率不高。

首先，相關檔案的整理、收集、保護、保密等管理制度不夠健全規范。檔案管理工作沒有制度所制約，沒有規范所遵循，檔案管理質量差強人意。有的單位根本沒有制定檔案管理制度，無章可循，檔案并未進行合理收集分類及裝訂，只是簡單散放在角落里；有的單位雖然建立了管理制度，也只是為了應付檢查，流于形式，缺乏執行力，編號混亂、標題內容不符，嚴重影響了檔案的使用價值，給查閱尋找工作帶來非常大的困難。

其次，近年來科學技術日新月異發展，信息技術在管理工作中廣泛運用，無紙化辦公是現在機關、事業單位及企業辦公發展的主流趨勢，檔案管理工作也勢必走向信息化和數字化。通過對檔案進行數據錄入和管理，方便調閱和查詢，使數據分析更準確和便利。但部分事業單位的檔案管理工作仍舊停留在上一階段，依舊采用手工收入檢索，工作量繁冗，信息量小，不利于檔案資源的充分利用及發展。人們對于信息化檔案管理理念也存在一定誤解，認為紙質儲存的資料文件才是檔案，電腦儲存的就不是；另外，實現檔案管理信息化也需要各方面資金投入，如檔案室建設，電腦硬件采購，也需要專業人員的時間和精力進行日常管理維護工作，檔案管理工作得不到必要的資金和人力保障[1]，檔案管理的信息化工作就得不到良好發展。

另外，檔案管理人員素質參差不齊，檔案管理專業出身的人員少，知識結構不合理，學歷普遍不高，知識水平低下，高層次人才少，不能滿足新時期檔案管理工作的要求。單位對檔案工作也缺乏專門培訓，工作人員全憑經驗工作，沒有專業培訓和提升，觀念陳舊，缺乏創新能力。同時，部分工作人員缺乏計算機操作的基本技能，不能充分利用各種現代化的信息技術對檔案進行相關的開發以及研究，基礎性管理工作都難以完成。

二、優化檔案管理的建議

（一）提高檔案管理的認識

要充分認識檔案工作的重要作用，增強做好單位檔案工作的使命感和責任感。高度重視檔案管理工作，把它放在單位日常管理工作中，明確做好檔案管理工作是各級領導和同志義不容辭的義務和責任。進一步加強和改進企業檔案工作，采用各種現代化科技手段，不斷提高服務質量，努力建設制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代化檔案管理體系。建立檔案管理工作領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查和指導，建立檔案管理考核機制，對檔案管理工作實行定性定量考核，有效推進檔案管理工作的開展。

（二）全方位加強檔案管理工作

建立科學的檔案管理體系的基礎是健全的檔案管理規章制度。事業單位要根據相關法律法規并結合本單位實際情況，編寫有針對性和操作性的檔案管理規章制度，并進行統一管理考核；加大檔案管理工作投入保障，實現檔案管理的現代化信息化。采用現代化計算機設備及信息化科學技術儲存、檢索、分析檔案資料，在節省時間和人力的同時更好的服務社會。保證檔案管理專業人員和工作場地的到位，有利于檔案管理工作的順利開展；創新檔案管理模式，做到與時俱進。推行部門立卷、整合檔案管理系統和辦公系統以及網絡服務系統等創新方式促使信息化管理模式的優勢得以最大程度的發揮，提高事業單位檔案管理工作的能力水平，滿足不斷發展的時代要求。

（三）提高人員素質水平

檔案管理工作人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了充分發揮檔案管理工作人員的主觀能動性和積極性，使檔案管理工作人員能夠適應檔案管理工作不斷發展的需要，首先要加強系統培訓，提高檔案管理工作人員業務水平和現代科技知識的學習應用能力，從而不斷提高檔案管理工作水平；建立目標責任制，使檔案管理工作人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，提高對檔案管理工作重要性認識；加強溝通協調能力，檔案管理不僅涉及到本單位，還有其他單位及企業，確保每個環節都正常才能確保檔案的完整性和準確性。

三、總結

檔案管理工作是事業單位工作的重要部分，相關單位要提高對檔案管理工作重要性的認識，加強有關宣傳，建立完善制度，加大信息化力度，提高人員素質，從而提升事業單位檔案管理工作水平，促進事業單位檔案管理的不斷發展。