高校外事管理工作優化研究

佟 玲

天津海運職業學院 天津 300350

在經濟全球化日益加劇的今天，高等教育國際化己成為全球高等教育改革發展的基本趨勢之一。但是，由于我國目前還沒有十分健全的高校外事管理工作體系，管理工作水平不高，這些問題的存在直接影響了我國高等教育的整體水平并阻礙高等教育國際化的改革發展進程。然而，高校外事管理工作是地方高等教育與國際高等教育進行交流的紐帶和橋梁，因此，很有必要盡快解決和優化管理中的缺陷，提高校整體的外事管理工作水平。

一、高校外事管理工作中存在的短板

（一）外事管理制度的缺失

高校自己制定的外事管理制度是保證校園正常秩序和一切外事工作順利進行的有利手段，能從微觀上幫助管理者處理高校具體的外事事務。然而，我國絕大數的高校卻生搬硬套、完全依賴國家和政府外事方針政策和法律法規，忽視對本校外事規章制度的制定和管理。例如，部分院校缺少外籍教師崗前培訓制度、合作辦學監管制度、專門的外事檔案管理制度等；還有部分院校缺少留學生繳費管理制度、留學生和教師的居住管理制度等。

（二）外事管理制度的混用

外事管理工作的管理對象具有復雜性和多元性，與本國高校的管理事務有著很大的區別。因此，高校在制定制度時候應因事而異、分別管理。然而，我國高校卻普遍存在制度混用、制度內容模糊、一竿子管理的現象，例如教務處用管理中國教師的教學制度來約束外籍教師，用管理中國學生的制度來規定留學生等。

（三）忽視外事檔案管理工作

思想上的重視程度決定了工作的執行力度，由于外事檔案管理工作一直處于外事工作的邊緣，我國很多學校的外事管理工作人員只有在學期末或是年底總結時，才會意識到文件歸檔以及檔案管理的重要性和實用性。還有部分高校由于外事管理工作起步較晚、對外合作與交流不多、外事活動中產生的檔案材料少，就存在思想上不重視、責任分工不明確的現象。

二、高校外事管理工作優化路徑

（一）優化管理理念

優化管理的內容包括：優化管理目標、優化和構建組織內部人員的管理理念、優化和提升管理對象的質量、優化和合理設置組織結構、優化和加強管理者的執行力、優化和創新組織人員工作機制等，通過采取科學合理的措施，形成有效的管理模式，能夠使管理滿足社會發展和市場經濟的需求，實現資源的優化利用，對實現組織既定的目標起到了積極、有效的作用。優化管理的根本目的在于使組織的人力、物力、財力得到合理運用，發揮和提高組織系統的效能及效益，最終使組織系統達到最優狀態。

（二）優化外事活動管理辦法

首先，尋求政府的支持和幫助。我國各高校要積極主動尋求政府的支持和幫助，積極配合政府的外事管理工作。政府則要大力發展經濟、維護社會治安、繁榮文化、建設交通、增加高等教育經費投放額，為高校提供良好的社會環境，幫助高校培養師資力量，增強國外院校來我國合作和交流的吸引力；其次，融合民間外事單位的外事活動。民間外事單位主要是指當地的對外友好協會，主要與國外非政府組織、民間社會團體開展合作與交流，具有廣闊的外事資源。我國各高校要充分利用這些資源平臺，建立與當地對外友好協會的合作關系，共同舉辦一些與本校特色專業學科密切相關的國際學術研討會，以及其他如派遣志愿者、友好訪問、文化藝術表演、中外企業合作論壇等外事活動，以獲取更多的合作交流機會。

（三）優化外事制度管理規定

首先，我國政府要鼓勵和督促高校的法治建設，加強對高校外事事務的法治管理，加大制度管理的監管力度，同時健全現有的法律法規，為高校外事管理工作提供良好的法治環境；其次，高校外事管理者要樹立牢固的法治觀念，從本校實際出發，創建具有學校特色的管理制度。學習和借鑒外事管理制度和相對健全的高校的經驗，結合國外的管理和本校的可用資源，建立相對完善的制度管理體系，為以后不斷發展的外事管理做好準備。外事事務和外籍人員較多的高校，更要創建和完善適合自己校情的外事管理制度，健全的管理制度有利于吸引更多國外高校與其合作，增加生源、教師資源、合作項目資源等，各種教育資源的不斷積累又會促使高校完善管理制度，形成良好的循環，利于提高高校整體的外事管理工作水平。

（四）優化檔案管理模式

首先，規范崗位管理，明確責任意識。高校管理者要認識到高校的外事工作是學校對外交往的窗口和國際交流的樞紐，而高校的外事檔案管理工作水平和效率是保證這一“樞紐”暢通與否的關鍵，對學校的外事管理工作、國際知名度、科研和教學發展具有重要影響；其次，外事檔案管理工作者要轉變傳統的檔案管理思想為先進的電子化或信息化外事檔案管理的思想。采用信息化檔案管理方法一方面可以減少工作人員的勞動強度，另一方面方便管理者及時檢查和核實，也有利于學校對外宣傳。

結束語

高校外事管理工作是一個復雜而又漫長的過程，它是高等教育國際化的發展產物。作為文化大國和人口大國，我國高校必須制定符合各高校實際情況的高等教育國際化發展戰略，積極開展外事管理工作。為實現我國高校的外事管理事業健康、有序地發展和建設創新型中國和人力資源做出應有貢獻。