企業檔案信息資源開發利用的問題與對策探討

高榮欣

中交一航局第三工程有限公司 遼寧大連 116083

隨著時代的發展，社會中的各個企業也逐漸朝著現代化的方向發展，同時企業中也逐漸建立起現代化的管理制度，從而使企業中的檔案資源管理也更加科學化、規范化。進行企業檔案管理的目的除了將檔案資料準確完整地保存下來之外，還需對檔案資源進行充分的開發與利用，但目前我國各個企業在開發利用檔案資源的過程中還存在各種各樣的問題，本文就此進行了簡要的分析。

一、企業檔案信息資源開發利用中的問題

（一）認識程度不足

在企業進行檔案資源信息開發利用的過程中，管理人員一般存在兩種想法，一種是檔案資源無用論，認為企業中的檔案資源不過是一種過時的材料，從而檔案工作人員主要工作就是看守那一堆資料，只需要保證檔案不會短缺就可以，沒有認識到檔案資源開發利用對于企業發展的重要作用。另一種就是檔案資源開發利用的危險論，部分管理人員擔心對企業檔案資源進行開發利用會使企業中的檔案資源出現泄漏或是失密的問題，嚴重情況下，可能還會導致檔案開發人員的過度利用，從而形成一陣失控場面，擔心對檔案資源進行過度的開發利用會給企業帶來更大的麻煩，增加企業負擔，從而阻礙檔案資源的開發利用。

（二）信息統計過于簡單

企業中的檔案資源管理部門為了充分掌握檔案資源的使用情況，需要檔案管理人員利用各種數據信息，例如使用人數、檔案數量以及復印情況等數據信息進行管理，但是卻沒有了解到對檔案資源進行開發利用的具體效益，包括開發利用檔案資源所產生的社會效益和經濟效益。企業所進行的檔案資料收集工作雖然在一定程度上也能將檔案資源的使用情況充分反映出來，但是統計方式過于簡單，從而無法將檔案資源的經濟價值與具體作用充分顯現出來。

（三）沒有對檔案進行深度加工

目前企業在開發利用檔案資源的過程中存在著檔案深入加工不足的問題。企業中各個部門中都記錄有準確、詳細的檔案資源，同時還采集了各種檔案有效利用的具體案例，但沒有對檔案資源進行整理編發，從而使這些檔案資源能夠重返社會，重新應用到企業發展當中，為企業提供借鑒，從而促進企業的不斷發展。部分檔案管理部門雖然比較重視檔案資源的重新利用與反饋，但是在采集了各種優秀的檔案利用信息之后，卻沒有對其進行深入的加工，從而重新應用到企業發展當中，在一定程度上也阻礙了企業的發展，檔案部門在管理開發利用檔案資源的過程中，大部分管理人員都將工作重點轉移到檔案借閱中來，從而沒有對檔案資源進行深度加工，對于企業的發展狀況沒有進行全面的考察分析，甚至在管理過程中都沒有結合檔案收藏實際，從而導致企業檔案資源管理的混亂，有的企業甚至都沒有制定出科學具有指導性的規劃方案，就進行編研工作，從而企業中的檔案資源開發管理不能有效的成為一種發展的推動力。

二、企業檔案信息資源開發利用的具體措施

（一）強化對檔案資源開發利用的重視

首先企業在發展過程中應該對檔案資源利用管理有一個充分地認識，改善檔案資源無用的想法[1]。要了解檔案資源對于企業各項工作，例如經濟發展、技術研究以及文化建設的重要意義，對檔案資源進行充分利用能夠為企業創造出更多的財富，從而提高企業的經營效益。為此企業應該認識到檔案資源就是企業發展中的重要寶貴財富，是企業的信息資源，從而主動進行檔案資源開發，提高檔案資源利用的自覺性，其次企業需要改善檔案資源的危險論，企業在開發利用檔案資源的過程中需要以檔案資源內容和使用方式的不同來進行合理的開發利用，從而提高檔案資源的使用效率。為此只需要相關的檔案管理人員嚴格執行各項方針政策，國家政策許可范圍內處理好檔案利用和保密之間了聯系，在利用檔案資源的過程中就不會發生失密的問題。

（二）健全借閱制度

在檔案資源進行查閱的過程中是不會直接出現經濟效益的，一般情況下，都需要同通過具體的實踐，才能將檔案資源的價值充分體現出來，從而為企業創造出更多的經濟效益。為此企業應該根據國家所制定的檔案法中的相關規定來建立完善的檔案借閱制度，從而更好地管理企業中的檔案資源借閱工作，實現檔案資源的科學利用，完善各項審批程序、嚴格遵守相關的登記規定來借閱檔案資料。在統計相關的檔案利用信息時，要保證遵守兩個同時的要求，一個是在檔案資料的借閱過程中，將相關的檔案資料利用表展示給借閱者，另一個就是在檔案資料歸還時，要求借閱者同樣填寫好檔案資料的利用效果表。

首先在表中應該表明檔案利用的現實目的，不能填寫一些過于泛泛的原因，例如工作考查等原因，而是應該將工作考查的屬性表明出來，例如是在哪項工作中進行考查，企業中的哪一項房產案件糾紛、經濟案件審查以及工程項目投標等工作，同時還要標注出檔案資料在使用過程中所產生的具體經濟效益和價值作用，同時還要將工作的具體內容表明出來。其次就是將檔案資料的使用成效清晰地表現出來，例如具體的事件、利用人物、使用時間以及使用地點等信息，從而促進資料的持續積累，將企業檔案資源的利用價值真實地記錄下來。

（三）加強檔案史料的編纂

加強企業中檔案史料的編撰工作，企業中的史料編撰工作其實就是根據資料題目的分類，使用科學的編輯整理手法，將一些比較關鍵的檔案資料整合在一起，從而將其打印成書，并印發出版，有利于讀者的查閱。史料編纂也是比較系統、廣泛的工作方式，目的就是為社會中的各行各業提供服務，為企業發展提供各項檔案資源，同時也是企業進行檔案開發中的重要工作。為此企業在進行檔案資源開發利用的相關工作中，應該將檔案資源潛在的各種價值進行深入的挖掘，從而將檔案資源的價值充分激發出來[2]。從企業發展的實際需求出發，深入加工企業中的檔案信息資源，將檔案資源編制成各種電子文件匯集、政策指令匯編、檔案綜述介紹、檔案史料專題叢編和匯編等資料，從而為企業提供更為優質的查閱服務。將傳統的被動服務的形式，轉化為主動提供服務的模式。其中的檔案資源編輯、出版等工作是一項發展長遠的工作，具有多種作用。不但在建設現代化社會主義社會中發揮著巨大的作用，同時還可以為人們進行藝術、文化、科研、政治等工作提供各種信息材料。同時還可以將社會中較為珍貴的材料完整地保存下來，從而為后代子孫留下一份寶貴的史料，為將來社會的發展打好基礎。

（四）使用信息化手段開發檔案資源

隨著科技的不斷發展，各種信息網絡技術也相繼出現，并逐漸應用到社會中的各行各業，同時企業中進行檔案資源的開發利用工作也開始使用各種信息化手段，企業已經將檔案利用工作轉移到通過網絡電子查閱上來，改變了傳統的紙質保存的模式[3]。針對時代的變化，企業應該將計算機普及到檔案資源利用中來，從而實現檔案的自動化利用管理，并通過網絡來傳遞各種檔案信息，利用光學技術提高信息儲存密度。從而擴大檔案利用的輻射范圍，提高檔案的利用效率。為了滿足企業在新時期的發展需求，應該創新檔案資源的開發利用模式，加快企業的信息化建設工作，在記錄相關的檔案資料時，通過管理軟件對檔案資源進行自動分類，并自動整理出檔案目錄，提高檔案資源的管理效率。

結語：綜上所述，企業檔案資源的開發利用是體現一個企業檔案管理工作水平的重要依據。企業對檔案信息資源進行合理的開發利用，轉變檔案被動服務模式，為企業各項工作提供高效精準的服務，提升企業業績，宣揚企業文化，傳承企業精神，對企業具有深遠的意義。