淺談計劃生育檔案管理中的創(chuàng)新

畢洪軍

成武縣茍村集鎮(zhèn)人民政府衛(wèi)生計生辦公室 山東菏澤 274200

一、計劃生育檔案管理存在的問題

（一）各級主管部門對計劃生育檔案管理認識不到位

各級主管部門對檔案管理沒有給予足夠的重視使其成為一般性的工作。往往是領(lǐng)導(dǎo)只注重完成工作的任務(wù)量而無人過問完成工作后的材料整理歸檔工作。這種問題造成計劃生育檔案管理的滯后無發(fā)展、不重視、無創(chuàng)新大量材料積存。

（二）檔案內(nèi)容虛假

由于管理不嚴謹負責(zé)整理材料的工作人員不上心，常常造成檔案丟失、錯誤、遺漏、破損和發(fā)霉。為了迎接上級檢查，突擊編造數(shù)據(jù)弄虛作假、使資料反映不出真實情況。

（三）材料管理人員整體水平低

現(xiàn)在從事計劃生育檔案管理的工作人員，很多沒有接受過相應(yīng)專業(yè)的培訓(xùn)，使檔案管理成為一項人人都能干且人人都干不好的一項邊緣工作。

（四）管理制度不完善

計劃生育檔案管理的要求并不是很高，加上計劃生育發(fā)展的每個階段對檔案整理的質(zhì)量要求不一樣，使目前的管理制度缺乏規(guī)范化統(tǒng)一化。沒有統(tǒng)一的檔案號、目錄號段，沒有規(guī)范的案卷題名，特殊案卷沒有標記等等造成計劃生育檔案比較混亂。

（五）數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平低

已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫紙質(zhì)資料過多查找不方便，電子數(shù)據(jù)庫長期不更新降低了工作效率。

二、計劃生育檔案管理的創(chuàng)新

創(chuàng)新才能有進步。要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。計劃生育的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新，并且只有不斷創(chuàng)新才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。在工作實踐中不斷的提高自身的適應(yīng)性從而更好地為社會服務(wù)，并在今后的發(fā)展中更好地適應(yīng)社會主義市場環(huán)境。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)加大對計劃生育檔案的管理，認識檔案管理在計劃生育工作中的重要性。全面提升工作人員知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)定期組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識確保工作質(zhì)量、提高工作效率。可以對資料進行科學(xué)地采集并熟練掌握計算機收集、整理、鑒定、著錄的操作。能夠在工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題肩創(chuàng)新的意識與觀念。

三、計劃生育檔案管理數(shù)字化

（一）檔案信息時代發(fā)展的要求

首先計劃生育檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的利用，為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環(huán)境使計生工作的開展進入了良性循環(huán)之中。其次檔案數(shù)字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數(shù)字管理化可以將檔案及時歸檔為使用者提供便利。

（二）計劃生育檔案信息數(shù)字化是計算機大量應(yīng)用于計劃生育管理的必然結(jié)果

計劃生育工作需要查閱和建立工作地區(qū)范圍內(nèi)所有人員檔案和戶籍檔案計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境并伴隨著應(yīng)用的普及而演變?yōu)橐环N工作方式。

四、計劃生育檔案管理的發(fā)展方向

計算機現(xiàn)代化的標志將計算機應(yīng)用于檔案管理中不僅可以提高工作效率同時還可以提高工作質(zhì)量、節(jié)約成本。檔案管理的數(shù)字化將成為未來計劃生育檔案管理的發(fā)展方向。首先建立全國統(tǒng)一的計算機檔案管理軟件整理以前積累的檔案將其按照軟件要求分類錄入做到格式統(tǒng)一、規(guī)范、準確率高。這樣方便數(shù)據(jù)的儲存以及各部門間的數(shù)據(jù)傳送。其次建立統(tǒng)一計算機數(shù)據(jù)管理制度根據(jù)檔案的重要性、利用率以及價值進行分次著錄。首先錄入反映問題單一或查考價值不高的檔案其次錄入同一內(nèi)容的檔案最后錄入反映問題復(fù)雜的文件或一些重要文件。

綜上所述新時代的計劃生育檔案管理工作需要我們積極探索新理論加強計劃生育檔案管理工作的管理提升工作人員技術(shù)水平重視創(chuàng)新及數(shù)字化建設(shè)。檔案管理在計劃生育工作中發(fā)揮的作用不可被忽視作為計劃生育工作者我們要更加科學(xué)、合理地對檔案進行編排和管理精煉檔案材料、充實檔案內(nèi)容，切實提高檔案工作的水平。推進網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、組織化和制度化建設(shè)，使計劃生育檔案管理工作再上新臺階。