新形勢下企業檔案管理工作的創新發展思路

李婷

摘要：新時代大背景下，企業的檔案管理工作也需要積極創新發展。企業的檔案是企業的重要資源和知識積累。積極尋求新時代下符合企業更好發展的檔案管理工作新思路有利于公司資源的充分利用，促使檔案管理的現代化。本文試圖從企業檔案管理工作的創新與發展入手，探尋新時代下企業的檔案管理工作的新思路。

關鍵詞：企業檔案管理；創新；發展

檔案是寶貴的企業資源，檔案管理自然需要加強建設和推進。只有對于企業檔案進行科學化的管理保護與充分的調動利用，才能夠使得企業檔案的價值得到充分的發揮。本文從檔案管理的信息化建設、檔案的保護、檔案的存儲等方面淺談幾點創新思路。

一、檔案管理信息化

在信息化時代，信息技術滲透到各行各業，其中也包括對檔案的管理，傳統的企業檔案都可以通過檔案管理人員進行數字化錄入來實現數字化管理。這樣就會減少檔案缺失或者被盜的情況發生。這是時代進步的必然趨勢，我們應當不斷進步載體，利用電子信息技術和數據化存儲來轉變企業傳統檔案管理方式。將文字字符轉化為電子信息有利于存儲方便，能夠方便及時的異地調閱，同時也有利于檔案資源的開發利用，減少人工成本和提高管理效率。所以檔案信息化建設是檔案保存和傳承的必然途徑。

（一）檔案管理信息化的必要性

將企業檔案進行信息化管理可以減少外部因素的傷害。比如說火災，水旱災，潮濕等等。將企業檔案進行信息化存儲可以充分的將其轉化為信息化資源。就算是硬盤損壞也可以在云盤上能夠找回丟失的檔案數據，避免企業檔案資源的丟失。另外，企業將檔案進行信息化管理能夠便捷調閱與修改，為企業管理人員開展工作提供了便利。所以說，將檔案進行信息化建設是必要的。

（二）檔案管理信息化建設建議

檔案是寶貴的企業資源，檔案管理自然需要加強建設和推進。只有對于企業檔案進行科學化的保護與充分的調動利用，才能夠使得企業檔案資源的價值得到充分的發揮。將檔案管理信息化無論是在人員調動，資料查閱，檔案保護等等方面都與傳統檔案管理工作有著明顯的優勢。

（三）信息化存儲

如若檔案是紙質形式存儲，尚未實行信息化共享，那么檔案肯定只存儲在傳統的檔案室內，不僅占用了大量的庫房面積也不方便調閱查看。在工作中需要異地調閱時，肯定會出現耗時耗力的現象。利用數字化錄入或者檔案掃描錄入等方式將紙質檔案進行轉化，可以實現企業檔案的信息化存儲，節約了存儲空間。進行數字化檔案信息管理系統的構建，還能夠有效提高企業資源的利用效率。

（四）安全性建設

在檔案安全性方面，將檔案進行信息化存儲更容易實行保密措施。設置不同的訪問等級權限可以有效控制檔案資源的利用范圍，避免核心機密信息的泄露。先進的加密技術也能夠實現對機密文件進行多重加密，有效保證了企業核心信息數據的安全，減少了失泄密行為的發生。

二、檔案保護工作的創新

對于一些企業檔案，它的安全性是比完整性更加重要的。比如說一些國企的機密檔案可能關系到國家安全，是不能讓其流落到不法分子手中的。所以，對于企業檔案的保密工作是重中之重。國家成立了《檔案法》，明確指出凡是查閱涉及機密的檔案資料都應當獲得上級批準，不得私自帶出傳閱。因此必須加強對檔案的保護。

一是提高檔案管理人員素質。提高檔案管理人員的保密素質是做好檔案保護工作的基礎，如果連管理者都無法遵循國家的檔案保密制度，那么《檔案法》就形同虛設了。二是完善檔案的調閱權限。對于不同部門不同職位的檔案調閱權限進行細致的劃分。能夠明確做到分權限閱讀。給與到具體的人具體的調閱條件，實現企業檔案分類細化，確保每個人能夠得到自己所需要的資料，也要確保企業核心檔案得到安全保障。三是實施核心檔案的硬件防護及軟保護。對于一些公司，可能沒有能力安排具體檔案管理人員，也無法做到二十四小時檔案看守。在人力資源匱乏的情況下可以進行檔案借存，支付一部分費用給專門的保管機構，將企業檔案存儲于安保條件較好的企業檔案管理室。同時，對于企業檔案管理而言，只是提高其硬件防護是不行的，同時提升軟防護能力也是必須的，例如完善檔案管理制度，確保檔案管理的規范有序，同時也可以對數字化的企業檔案進行網絡保護。

三、檔案存儲

在新時代新形勢的要求下，企業檔案存儲介質要求也是越來越高。完全顛覆了以往的紙質檔案存儲。可以進行云盤存儲，物理隔離存儲，異地存儲等等。

（一）云盤存儲

檔案如果全部實現信息化則可以將各種檔案上傳至電子元件或者云資源網址上，那么，檔案的存儲工作就變得相當容易了。只需要將存儲檔案的硬盤進行規格化放置，定期對其進行考核抽查檢測。相對于傳統的紙質檔案或者器物檔案而言，信息化存儲物質所占空間只是其萬分之一，而且拷貝復制方式更加容易。與傳統檔案相比既不容易損失并且更加容易存儲。

（二）物理隔離存儲

對于企業的核心檔案資源，例如技術核心，核心人員名單，核心人員檔案等等，這些檔案存儲的安全性要求較高，可以進行物理隔離存儲。例如將核心檔案信息存儲在保密U盤中并保存在特定的安全柜中，實現信息數據的絕對物理隔離，這樣能夠有效防止信息竊取行為的發生。還可以賦予特殊的加密處理。對原件進行銷毀，對字符賦予加密。這樣，即使不法分子得到檔案也無法解讀檔案的內容。在加密的同時要做好對解密軟件或者工具的保護作用。二者的保護都應當重視。這樣才能夠確保企業核心檔案的安全。

（三）異地存儲

對于企業一些重要的信息數據除了要進行數據備份外，還必須進行數據的異地存儲備份，這樣在原數據所在地發生重大地理自然災害造成數據丟失時，企業可以到相隔較遠的存儲異地獲得備份數據，避免因核心數據丟失造成企業損失。

結束語：創新是事業進步的靈魂，信息時代下做好檔案管理工作的創新也是新時代工作創新的需要。只有做好檔案管理工作的信息化創新工作，才能滿足當下檔案管理的需要。信息化時代背景下的檔案管理，應當轉變工作思路，尋找創新途徑，讓檔案管理工作與時俱進、獲得更好的發展。

參考文獻：

[1]新形勢下如何做好企業檔案管理工作[J]. 包晶晶. 中外企業家. 2013（14）

[2]論新形勢下如何做好企業檔案管理工作[J]. 張小麗. 辦公室業務. 2012（21）