對中學檔案管理的一些思考

張雪

摘要：在許多中學各項工作開展中，檔案工作的開展并不理想。這主要是因為許多中學面臨升學的壓力，對檔案管理不夠重視，學校沒有實行統一專人管理，缺乏管理經驗和標準要求，檔案收集不完整也不規范等等。那么，在學校發展的今天，如何搞好學校檔案管理，提高學校辦公效率呢？本文就此談談這些問題。

關鍵詞：學校檔案；檔案管理；管理人員；努力方向

一、對學校檔案的認識

檔案是指各項工作活動中直接形成的，具有保存查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，這些檔案是學校在辦學和管理中，以及面向師生開展的各項專業學習工作和教育教學活動中直接產生的，是學校工作的重要組成部分。學校的檔案分主要可以分：一是文書檔案，主要是上級來文和學校內部的重要文件；二是教學檔案，以時間順序為主軸，教學資料按學期進行總結；三是德育和學生管理檔案柜，主要是將學校在學生管理方面的資料進行分類總結；四是教師業務檔案柜，主要是學校對教師管理考核方面的資料；五是學校安全教育工作方面的資料，將省市各方關于學校安全工作方面的資料按時間順序進行整理；六是財會檔案，將關于學校各方面的財務支出，按時間進行整理存放；七是音體美衛勞等非高考科目檔案，存放各種相關資料；八是學校基礎建設資料檔案柜，等等。另外還可以將這些資料收編成冊，并存有相應的電子類資料等等。

二、學校檔案管理人員現狀及對策

（一）檔案管理人員狀況。

檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和，也就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。

目前學校檔案管理人員專業技能知識接受水平較低，業務水平不高，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了學校檔案工作的創新與發展；二是制度的不統一，學校尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（二）針對當前學校在檔案管理人員上存在的問題，對下階段的管理人員需有以下要求：一是較高的專業素質。檔案工作人員應該安心奉職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，不僅在作為一名學校從業人員有基本的學校專業技能素養，更要懂得檔案管理學、檔案保護技術學等檔案專業基本知識，熟悉熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，能把檔案專業政策和基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

二是計算機的基本知識和操作技能。隨著計算機網絡技術在行政工作、業務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現，檔案工作者如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很能難有所突破，為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質量，提高檔案信息工作的現代化水平。

三、學校檔案管理努力的方向

近幾年，很多中學教育教學質量都得到了大力發展，這為檔案工作提出了新的要求要求，又為檔案工作提供了廣闊舞臺。我們應在遵循法定、求實、效益等基本原則上，使檔案管理工作逐漸向多元化、專業化和法制化等方向發展。我們應實現向以學習工作檔案管理、經營管理檔案為重心的轉變。具體可以從以下幾個方面去努力：

一是可以實施對學校檔案工作有效的宏觀管理。首先要逐步健全檔案工作管理的規范體系，使學校檔案工作有法可依、有章可循，從而實現學校檔案管理的規范性和穩定性；其次，要深入開展檔案管理培訓，培訓對象不能僅限于檔案工作人員，還應包括中高層管理人員和各類專業人員，讓大家從全方位了解檔案管理工作的重要性；最后，要通過行政的手段來監管學校檔案管理工作，確保學校檔案工作的健康、穩步發展。

二是強化檔案收集工作，提高收集的齊全完整。隨著學校檔案種類的增加、內容的復雜和載體的多樣，必定會給檔案收集工作增加不少壓力，我們應該：一是轉變收集重點，從形式上看，重點由以紙質文件為主轉向以紙質文件與電子文件并重；二是完善收集制度，要及時制定和細化檔案收集歸檔范圍，要履行嚴格的歸檔材料交接手續，控制好交接環節上存在的隱患與風險。

三是加強管理，提高人員素質。 加強對學校檔案工作的管理就是要把檔案分類的各個工作進行精確的分析，并且同時加以嚴格的管理，在檔案工作的各個細節中都要把規定的程序落實到實處，因為學校檔案管理是一項非常精密的工作，在此期間，任何一個環節和程序的失誤都能夠影響到整個檔案管理工作的質量，能夠造成檔案材料的缺失，造成檔案不能夠完整和系統的歸檔，就會對檔案的完整率造成很大的影響。

四是注重平時積累。首先要認真的健全各項檔案管理中的規章制度，并且要認真的執行檔案管理中的各項規章制度，對業務檔案材料的真實性工作進行加強的督促，對行政檔案進行及時的催收，這樣才不會因為工作量多而導致忘記收集材料，并且要對檔案進行按時的檢查，要檢查是否存在漏批的文件，然后按照檔案內容的順序或者時間順序進行有效的整理，這樣才能夠在學校檔案的管理工作中起到事半功倍的效果。

五是做好細節方面的工作。在檔案管理的工作中，要做好細節方面的環節，只有這樣，才能夠讓學校檔案管理工作做到精益求精。一是要對檔案管理的人員進行培訓，檔案的管理人員首先要求具備高度的責任感和較高的素養，要擁有強烈的保密意識；二是在進行學校檔案管理工作的過程中，要對每種不同的檔案進行不同的登記和分類，這樣才能夠將學校檔案的工作做到按部就班和循序漸進；三是在檔案進行分類以后，還要進行嚴格的存檔工作，這樣才夠保證學校檔案的完整和有效。

在中學教育教學工作中，檔案管理工作有其獨特的作用，學校應該充分認識到檔案管理對促進學校工作的重要作用。學校只有不斷加強檔案管理制度修訂、提高人員素質及綜合能力，使檔案管理工作不斷與時俱進、開拓進取，使其在學校發展過程中發揮更大作用。