信息化背景下高校檔案服務策略分析

邢潔

摘要：隨著科技時代的不斷進步與發展，并隨著各高校學生數量的不斷增加，傳統的高校檔案服務已經不能滿足現在的需求。本文闡述了信息化背景下高校檔案服務的現存問題并針對這些問題作出相關的解決策略分析。

關鍵詞：信息化 高校檔案服務 策略分析

我國的教育事業在不斷發展，科技在不斷進步，這導致了在如此信息化的背景下，各高校的行政工作也受到了更廣泛的重視，同時也加大了工作強度和難度。因此，作為行政工作中比重較大的高校檔案服務應從各方面提升其服務質量和效率，以滿足更多的教職工以及學生對檔案的查詢、調取、使用等需求。

一、目前我國高校檔案服務現存的問題

（一）檔案服務數字化程度不夠

現階段，仍有很多高校采用陳舊的檔案管理方式，將所有學生紙質檔案放入檔案室，當師生緊急需要調取檔案時，難以在最快的時間內找到檔案，投入到需要中。并且傳統的檔案管理方式功能有限，只能進行最基本的檔案保存、查詢等工作，在檔案及時修改、及時轉移方面較難以實現。而數字化的檔案系統可以對數據快速地進行增、刪、改、查等功能，實現檔案數據的一體化、功能化。另外有很多高校雖采用了計算機式的科學性管理方式，但很多功能并沒有得到有效地開發，使得計算機的利用率比較低，仍要靠很多人工服務才能完成很多需求。一些高校沒有重視信息化、數字化的服務，他們習慣于傳統的檔案服務模式，并不愿去學習、開發新的服務模式，這樣對于人力、物力、財力都是潛在的浪費。

（二）檔案信息化發展不均衡、差異大

如今，全國各地各高校在檔案信息化、數字化的開發程度大不相同，主要有兩方面的原因。一方面，地域經濟發展不同。雖然我國逐漸在實施城鄉一體化， 在不斷地改造農村及偏遠地區的經濟發展，但城鄉差異仍然很大。在大城市的高校中，高校硬件條件、校園建設、內在的課程設計、師資力量等均發展得較為先進。例如，城市高校均已普及各大檔案管理系統，將功能細化，將全部的師生檔案信息數字化，保證了數據的安全性和操作的簡便性，這樣減少了很多人力上的行政工作，學?？梢詫⒐澥〕鰜淼娜肆ν度氲叫@的其他建設中。而在一些較落后的小城市或農村以及偏遠地區，數字化模式普及率低，當地人民很少去深造學習并提出改革的思想，仍比較習慣于傳統的人工服務，工作效率低，檔案數據保存不完整、易丟失。總之，地域發展情況很大程度地決定了檔案信息化、數字化的發展。

（三）檔案管理人員素質偏低，工作能力欠缺

高校的檔案管理是一項繁雜、細致的工作，很大程度地考驗了一個的耐心、細心和恒心。然而，一些高校并沒有重視該項工作，認為檔案管理的工作崗位不需要太高的學歷和綜合素質，所以導致了很多檔案管理工作者素質偏低、工作能力欠缺，在面對如此繁雜的工作時，難以全面、細致地完成。甚至有些管理人員并計算機知識了解甚少，無法實現將檔案信息數字化統計并使用。例如，當校方購買了檔案管理系統的軟件時，管理人員不懂得如何操作，常常在操作時出現錯誤，導致數據丟失、遺漏。長此以往，人們對信息數字化的實現失去信心，又轉投到低效率的人工服務。

二、信息化背景下高校檔案服務的策略分析

（一）轉變服務理念，提高數字化意識

多數高校檔案服務沒有實現數字化、信息化，主要原因是缺少主動提升的意識。要想使檔案服務提升一個階段，必須變被動為主動，主動去了解當前主流的服務模式并開始學習和深造，以此來和其他高?？s小發展差距。例如，校方可以組織管理人員開會交流，將其他優秀高校的發展情況展示出來，讓大家了解自己與他們的差距，并激勵大家不斷學習和進步，力求超越他人。此外，應加大投入硬件設備的資金，要想實現信息化、數字化需要一定的前期投入，比如購買一些功能詳細的軟件、操作教學視頻或請一些資深人員為學校的工作人員講解深造內容。只有轉變服務理念、主動地渴望提高服務效率，才會使得服務變得更好。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質

提高學校信息化管理的硬件設備是重要的一方面，而使用先進設備實現信息化的是管理人員，因此提高檔案管理人員的素質十分重要。隨著科技的不斷進步，信息化產品更新換代迅速，一些功能強大、操作難度較大的軟件系統不斷被開發出來，所以管理人員需要不斷地學習充電，了解最新的數字化知識，學會使用最新的軟件程序，盡量將各種管理系統的功能運用到最大化。此外，在工作態度上應更加重視，如前文所述，檔案管理工作需要耐心和細心，所以需要管理人員具有持之以恒、一絲不茍的工作態度和強大的責任心。每天需要面對繁雜的數據，只有用最飽滿的態度去面對復雜的工作才會做到盡職盡責。

（三）建立評價反饋系統

對于任何一項工作來說，評價反饋是反映工作成效的重要標準。尤其對于檔案管理工作，其中的數據涉及到所有的師生，檔案的調取和使用也是每位師生的需要。所以及時地了解他們在檔案方面的需求，以及對當前工作的評價與反饋十分重要。建立完善全面的評價反饋系統包括對服務指標、服務內容、服務流程、服務評價信息的采集，綜合大家的意見與建議，不斷改進并提升服務質量，以盡量滿足大家所需。在一所高校中，行政部門的工作是為了高校的教學質量、學生的學習效率服務，所有的工作都是為了確保學生在度過校園時光的這幾年，在各個方面有所長進和提高。因此，良好的行政服務可以為其他方面的工作減輕人力、物力，師生可以將更多的時間投入到學業科研中，形成科學的良性循環。

三、結語

按照我國目前的發展趨勢，各行各業的數學化、智能化將會全面實現，越來越多的信息化服務將取代傳統的人工服務。一所優秀的高校需要在各個方面實現現代化發展，各方面互相促進，互相提升。因此，高校的檔案服務需要順應時代的發展，有助于提升高校的工作效率，不斷地滿足師生的需求，更好地服務于學校人員。

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（作者單位：河套學院）