企業檔案電子化管理存在的問題及措施

只政楠

天津市自來水集團靜海水務有限公司 天津 301600

正文：

一、前言

檔案管理是企業管理的重要組成部分，電子化的檔案管理方式可以大幅度提高企業管理的水平和能力，減少人工管理投入的巨大費用，通過電子化的將文件輸入、保存，一方面，存儲和使用的效率都可以大幅度的提高，另一方面，在存儲時間上也更加長久，當前，我國企業檔案管理電子化的應用還存在諸多問題，難以適應新時代企業提升競爭力和快速發展的需要，因此，做好企業檔案電子化管理是十分必要而迫切的。

二、企業檔案電子化管理存在的問題

1、檔案電子化管理程度不高。許多企業在文件管理方面沒有完善的管理體系，也沒有迫切需要的電子文件管理。人們認為電子文件管理浪費了財務資源。這種對檔案電子管理模式的偏見導致企業檔案電子政策的實施不夠徹底，導致 “電子入門，紙質歸檔，僅使用計算機輸入重要文件的目錄，但最終不會創建電子檔案，而是使用傳統的紙質歸檔。這似乎是用電子管理，但實際只是“半電子管理”，這種現象產生的主要原因是對檔案的電子管理知之甚少。檔案的電子化管理有自己的表，文件管理人員的技術人員的專業素質不夠強，導致文件管理的電子化管理使用。即使將其作為顯示器，這也可能在計算機運行管理系統時造成不便。

2、電子化檔案管理有待完善。信息技術在企業文件管理中的應用可以提高企業文件管理的質量和效率，但在提高企業文件管理的質量和效率的同時，企業還必須加強文件管理。然而，在傳統紙質檔案管理模式的影響下，中國企業已經形成了相對固定的檔案管理理念。企業文件管理員在短時間內改變管理概念和更改管理表單是不現實的。因此，這導致了當前中國企業檔案管理人員仍在摸索如何改變檔案管理的概念，推動檔案管理方式的轉變。由于一些企業文件管理人員對電子信息技術的應用缺乏了解，企業文件的電子管理技術仍存在許多問題。 因此，可以看出，需要一定的時間來改進電子文件的管理。

3、文件電子管理的安全性不足。信息技術快速發展的關鍵是資源共享。與此同時，知識產權的概念逐漸模糊，隱私保護在互聯網信息時代是一個值得關注的問題。電子文件管理的實現可以連接到公司網絡，這使得存檔不再是一個單獨的系統。對于不法分子來說，這是竊取檔案的切入點，這反過來影響了公司的正常運作，給公司帶來了不可估量的損失。安全問題不是小問題，信息和機密性的損失對企業來說是無法估量的。硬件設施不足企業文件的電子管理需要硬件設施的完整性。保留文件是一個永久性問題，新文件的輸入不會與舊文件沖突。存儲庫的硬件設施非常重要，而其他硬件設施同樣重要。

三、企業檔案電子化管理問題的解決措施

1、加大對企業電子檔案管理的投入。做好企業檔案管理電子化工作需要有經費保障、專人負責和技術支撐，只有如此才能夠使檔案管理質量更高、利用率更高，一是要加強經費保障，從企業的預算中列支專項經費用于檔案管理電子化，使得企業電子化檔案管理能夠滿足各項基本的需要，比如采購與檔案電子化管理相匹配的電子設備，落實培訓人員的經費等，二是加強人才支撐，檔案管理是一項系統性的工作，程序繁瑣，要求嚴格，特別是企業進行電子化的檔案管理更需要管理人員掌握相關的技術和管理規范，因此，企業對于檔案管理工作要安排專人負責，確保將企業的檔案管理目標落到實處，對于一些大企業或者特殊要求的企業，也可以根據實際情況進行購買服務，委托專業的代理機構進行檔案管理工作。三是要家挨槍技術引進，當前電子化檔案管理主要要使用信息技術、安全保障技術、專業的電腦軟件等工具，由于市場相對不成熟，市面上技術開發者開的的產品質量層次不齊，企業在選擇的時候要廣泛進行調查、對比，咨詢同類型的公司，確保企業引入最適合的技術，另一方面，當前電子化檔案管理容易存在泄密文體，企業要引進保密電腦和保密技術，確保機密文件不至于泄露，給企業造成不必要的損失。

2、增強電子化檔案管理的真實性和實效性。要達到目標，首先要加強企業檔案管理電子化的互聯網技術應用和安全技術支撐。建立一套系統化、規范化的檔案管理流程和電子文件管理機制，政府相關部門要加強軟件正版化的管理，提高對計算機防止病毒、防入侵的保護能力，對于利用黑客技術竊取企業檔案商業機密的網絡犯罪分子，根據相關的法律規定，嚴肅處理，確保互聯網環境總體安全，為企業檔案管理提供良好的環境，最后，要對企業檔案管理制定適應于企業發展需要，符合檔案管理相關政策的管理規則，實行雙規制管理，即電子化文檔和紙質文檔，同步存儲、管理的制度，建立檔案管理的分級分類制度，根據企業的性質，將檔案管理的范圍、重要程度、存儲年限等作出明確規定，比如說企業的財務文件、合同、產品技術資料等重要的文件采取不同的管理措施，提高企業檔案管理電子化的針對性和效率。

3、加強電子文件信息的安全性和機密性。計算機管理電子文件的應用必須具有足夠的安全性和保密性措施。首先，電子文件應設置為與傳統紙質文件不同的機密級別，并根據機密性級別存儲在不同的數據庫中。其次，有必要建立不同級別的網絡分段，并對特定網絡的服務采取訪問控制措施。

四、結語

綜上所述，企業電子化檔案管理對企業管理和企業長遠發展來說至關重要，電子化的檔案管理有利于提升檔案管理水平，提高檔案的利用率，為企業考核和企業決策提供依據，當前，我國檔案管理還存在不足，要加快推進企業電子化檔案管理，使檔案管理更加高效、便捷。