數字化檔案在水庫管理單位中的應用

趙啟新，張 東，魏慶鎮

（肥城市打井隊，山東 肥城 271600）

1 肥城市尚莊爐水庫檔案管理情況

尚莊爐水庫興建于1959年，是肥城市唯一的一座中型水庫，水庫流域面積141.0 km2，總庫容3 422.0萬m3。于2006年實施了除險加固。水庫大壩為均質土壩，最大壩高17.1m，全長825.0m；水庫灌區設計灌溉面積1 400.0 hm2，干渠長5.85 km。2017年12月經省水利廳考核評審確定為“省一級水利工程管理單位”。

在上級檔案主管部門的業務指導下，尚莊爐水庫率先實施了數字化檔案管理。對文書檔案、工程檔案、會計檔案等各類檔案分卷進行了錄入并及時形成數字檔案。目前水庫電子檔案系統共錄入：文書檔案58卷，工程檔案79卷，會計檔案30多冊，共7多萬頁。實現了檔案數字化管理，保障了檔案的安全性、延續性、保密性、完整性和可查性，形成了門類齊全、組卷合理、管理規范、查閱方便、存放安全的綜合管理體系。

2 實施數字化檔案管理的必要性

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR（文字識別）技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案。為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性：

1）提高經濟效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速。

2）提高辦公效率。數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以水庫管理門為例，工程數據、施工資料、日常管理數據，都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。

3）增強檔案原件保護。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案丟失、篡改等現象發生。

3 數字檔案的操作應用

3.1 登錄系統

在計算機桌面找到肥城市尚莊爐水庫數字化管理系統<打開>，管理系統為保證數字檔案的安全，每次進入管理系統時，該系統都要對用戶身份進行檢查，系統會根據用戶進入系統時所登記注冊的用戶名及口令確定用戶的權限。輸入用戶名和密碼，<點擊>登錄系統，就進入了肥城市尚莊爐水庫數字化管理系統的主頁面。

數字化檔案管理系統主頁界面上的功能菜單包括文書(卷)、歸檔文件、基建檔案、其他、圖書檔案、聲像檔案、會計檔案、檔案借閱、檔案檢索、日志管理、系統管理。

3.2 著錄與管理

1）著錄。以工程檔案為例，①<點擊>桌面左側管理系統菜單中的工程檔案，再<點擊>工程檔案著錄，按照實際情況填寫著錄信息（輸入框后面帶星號的為必須輸入項），工程性質部分根據水庫實際檔案內容進行了具體分類，主要分為組織管理、安全管理、運行管理、經濟管理等，根據新著錄文件的所屬分類選擇工程性質。②將著錄信息填寫完畢后進行上傳文件，點擊<瀏覽>找到要上傳的電子文件位置點擊<打開>上傳文件（文件上傳格式為：PDF格式）。③著錄信息及電子文件上傳完畢后，點擊【保存】按鈕，如果提交成功，系統會彈出窗體提示著錄成功的信息，“保存成功”。著錄完畢。

2）管理。<點擊>桌面左側管理系統菜單中的工程檔案，再<點擊>工程檔案管理，彈出查詢窗口，根據需要在相應的字段中輸入查詢內容點擊查詢。工程檔案管理，可以對查詢結果數據進行編輯、刪除、打印和電子文件查看。①編輯。點擊每條數據前面的[編輯]按鈕，就會出現編輯修改界面，點擊【完成】，操作成功；②刪除。數據前面打“√”的數據進入數據庫，點擊[刪除]按鈕，進行刪除；③、查看電子文件：點擊第二列的“原文”即可打開電子文件，如果沒有“原文”字樣即沒有電子文件。

3.3 檔案檢索

檔案檢索功能，可以根據關鍵詞直接檢索，使用直接檢索，在關鍵詞文本框里輸入你需要檢索的內容，然后點擊【直接檢索】按鈕。根據關鍵字進行全文檢索，搜索出的檢索的關鍵字套紅，以及套紅鎖定到PDF某頁中的某行。

3.4 實施數字化檔案的后期管理

1）加強電子檔案管理。水庫管理所專門設立檔案室、借閱室，在日常工作中，檔案管理人員應積極學習檔案管理知識，對檔案進行及時的收集分類，按月或季度定期上傳檔案信息，保證數字檔案的延續性和完整性。

2）加強檔案工作責任心。檔案管理人員，首先要認識到電子檔案保管的重要性，要嚴格服從水庫管理制度，強化自身業務，從而確保檔案信息的安全性、延續性、保密性、完整性和可查性，工作中要充分的發揮其主動性，慎重對待檔案管理工作，要保證水庫上傳電子檔案的準確性及真實性。

3）加強檔案管理人員的業務學習。建立電子檔案是一項新的業務創新，檔案管理人員存在操作不熟分類不清現象，加強學習是重中之重，應及時與檔案業務主管部門聯系，組織管理人員學習實踐，熟練掌握電子檔案的操作流程，確實把電子檔案應用到水庫日常管理工作。

4）加強長久意識，努力提高電子檔案系統的存儲能力。隨著時間的推移，電子檔案的數量會不斷增加，會給存儲帶來一定壓力。要保證檔案的延續性需要采用新的儲存的方式“云儲存”，它的優勢在于：1）存儲管理可以實現自動化和智能化，所有的存儲資源被整合到一起，客戶看到的是單一存儲空間；2）提高存儲效率，通過虛擬化技術解決了存儲空間的浪費，可以自動重新分配數據，提高了存儲空間的利用率，同時具備負載均衡、故障冗余功能；3）云存儲能夠實現規模效應和彈性擴展，降低運營成本，避免資源浪費。