引黃濟青改擴建工程檔案管理措施

田均水

（山東省膠東調水局濰坊分局，山東 濰坊 261061）

引黃濟青改擴建工程規模大、時間緊、任務重，在施工過程中形成的如圖紙、合同、試驗、檢驗、評定、影像等資料既是工程建設全過程的真實記錄，又是工程驗收結算、運行管理和后期保養維護的重要依據。因此，認真做好引黃濟青改擴建工程檔案管理工作，確保工程檔案規范性、系統性和完整性，對于整個工程建設具有重要意義。

1 工程概況

引黃濟青改擴建工程的建設任務是為了滿足向膠東地區的濰坊、青島、煙臺、威海4市輸送長江水和黃河水的需要，通過改造現有的引黃濟青工程，解決渠首引水困難、工程老化、輸水能力不足等有關問題，使其恢復原有的輸水、引水能力，最大限度地滿足青島市和其他有關城市社會經濟發展對水資源的需求。引黃濟青改擴建工程濰坊段工程（第一期）施工標段1工程位于濰坊市寒亭區境內，工程起點為寒亭區黨家營北壽寒邊界，終點為坊央公路橋，襯砌長度11.675 km，包括渠道襯砌、舊版拆除、清淤、堤防加固、泥結碎石路面等建設任務，該工程是山東省引黃濟青改擴建工程的重要組成部分。

2 在建水利工程檔案管理存在的問題

1）重視程度不夠。業主和施工單位對檔案資料的重要性認識不足，對工程檔案管理法規、制度等宣傳、貫徹力度不夠，施工過程中往往只注重施工質量，而忽視各環節檔案收集整理工作，存在施工資料歸檔不及時、資料缺失以及檔案管理和工程建設不同步等問題。

2）資料收集不及時。工程項目施工過程中存在資料收集不及時現象，而這一現象往往導致工程驗收后資料缺失不全。為竣工驗收過關，施工單位往往組織人員猛“補”資料，應付了事，致使檔案資料失去真實性。

3）檔案管理制度不健全。大部分單位在施工前期制定了相應的檔案資料管理辦法，但在實施過程中卻沒有形成有效的監管機制，導致工程檔案文件從形成、收集、歸檔到移交等諸環節較為混亂，最終造成工程項目檔案內容出現缺項、失真，檔案整理不標準、不規范等問題。

4）案卷整理不規范。一是分類不合理，沒有按照《水利檔案工作指南》和《水利科學技術檔案管理規定》的要求執行，卷內文件排列缺少系統性，如有的把工程項目立項文件與竣工驗收報告文件組合在一起。二是案卷題名擬寫不確切，不少案卷題名內容出現冗長或雷同，有的案卷題名不能涵蓋卷內全部文件內容。

3 加強檔案優化管理實踐

1）提高認識，加強領導。山東省膠東調水局為了搞好工程檔案工作，印發了《山東省引黃濟青改擴建工程檔案管理辦法》，發至各相關建管單位，并在多次改擴建工程會議安排部署。工程檔案資料是工程申請計量款和竣工驗收結算的憑證和依據，按照水利部“水利工程檔案驗收不合格，工程不驗收”的要求，各建管單位高度重視，從依法行政之高度充分認識檔案工作的重要性，堅持把工程檔案質量視為工程質量管理同等重要著力抓促。

2）健全機構，分工明確。按照“分級負責”的原則，施工項目部—監理—建管單位，一級抓一級，分工負責。一是建管單位建立健全檔案管理工作領導小組，負責檔案工作組織領導，實行一把手親自抓，分管領導靠上抓；監理、施工單位均配備專兼職檔案管理工作人員，承擔相應檔案管理職責。二是堅持從源頭抓起，在施工單位申請工程計量款時，要求其提供由監理確認的相應施工原始憑證和簽批手續及施工檔案資料，經檔案管理部門簽驗后，方可付款，做到工程建設與檔案工作同步進行、同步查驗、同步完成。

3）注重過程，加大投入。引黃濟青改擴建工程檔案伴隨工程建設同步形成，檔案工作應始終緊跟施工全過程。強化措施，及時收集整理有價值的資料，確保檔案資料真實可靠，不偽造假冒，不另補替代。在工程建設初期，建管單位就把檔案工作列入發展規劃和工作計劃，統籌安排檔案工作所需經費，加大硬件設施投入，配備相應的檔案工具，如電腦、掃描儀、照相機、攝像機等，為檔案科學管理和檔案工作順利進行提供物質保障。

4）重視電子檔案，嚴把質量關。隨著計算機等現代技術手段在檔案管理工作中的廣泛應用，許多日常工作都可直接在計算機上處理，大量電子檔案文件和信息相繼產生。重視電子檔案的收集管理，完成以資料、信息、圖標為主要內容的電子檔案庫建設。特別注重影像資料，工程驗收時，每個標段都要求提供不少于15min的電視專題片，作為專家驗收時的工程介紹。其它檔案資料，均按照《山東省引黃濟青改擴建工程檔案管理辦法》要求，實行規范收集整理提交。