對(duì)文書(shū)檔案“在線(xiàn)歸檔”工作的初步探索

胡詩(shī)琴

摘要：在目前發(fā)展下，隨著社會(huì)向信息化的發(fā)展，許多文件都有電子稿，實(shí)現(xiàn)了公文的網(wǎng)上共享。但文書(shū)檔案還是到一年的結(jié)尾才統(tǒng)一整理，按照相關(guān)的要求進(jìn)行歸檔的工作。檔案在線(xiàn)歸檔與在線(xiàn)利用是一線(xiàn)檔案工作者在實(shí)際工作中遇到問(wèn)題較多的一個(gè)方面，因此，如何規(guī)范、提高在線(xiàn)歸檔的工作是十分必要的。

關(guān)鍵詞：文書(shū)；檔案；在線(xiàn)歸檔

引言

文件的在線(xiàn)歸檔和在線(xiàn)利用已經(jīng)引起人們的重視，國(guó)家有關(guān)部門(mén)制定并頒布了文件和規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)然相關(guān)人員也發(fā)表了許多幫助的文章。可當(dāng)我們檔案實(shí)踐人員通過(guò)立檔的相關(guān)單位進(jìn)行在線(xiàn)歸檔與在線(xiàn)利用的時(shí)候，難題也會(huì)隨之出現(xiàn)，在此提出來(lái)與相關(guān)人員共探討。一個(gè)立檔單位、一個(gè)年度、不同網(wǎng)絡(luò)、不同的系統(tǒng)形成應(yīng)歸檔電子的文件，也包括應(yīng)歸檔的紙質(zhì)方面的文件，只有集中到一個(gè)網(wǎng)絡(luò)及歸檔系統(tǒng)中才能統(tǒng)一分配號(hào)碼及順序，這才是所說(shuō)的真正的在線(xiàn)歸檔。在線(xiàn)歸檔可分為單個(gè)單位和多單位統(tǒng)一的在線(xiàn)歸檔，都面對(duì)一些問(wèn)題。

一、在線(xiàn)歸檔的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)功能設(shè)計(jì)

結(jié)合相關(guān)規(guī)定和OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)表的特點(diǎn)，按照歸檔的要求，OA系統(tǒng)對(duì)歸檔系統(tǒng)開(kāi)放數(shù)據(jù)表，批量捕獲立檔單位發(fā)、收文的電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)人歸檔系統(tǒng)。

在歸檔庫(kù)內(nèi)直接錄人歸檔文件目錄數(shù)據(jù)和對(duì)應(yīng)掃描紙質(zhì)歸檔文件夾，保證目錄與對(duì)應(yīng)全文的掛接準(zhǔn)確無(wú)誤。按照文件形成的規(guī)律和平時(shí)管理的習(xí)慣，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了按參與歸檔的內(nèi)部機(jī)構(gòu)、不同責(zé)任者優(yōu)先級(jí)選項(xiàng)的功能。一個(gè)立檔單位第一次進(jìn)行在線(xiàn)歸檔時(shí)，按優(yōu)先級(jí)調(diào)整參與歸檔的內(nèi)部機(jī)構(gòu)及責(zé)任者排列的先后順序。第一次確定之后，以后再根據(jù)變化進(jìn)行微調(diào)即可。在線(xiàn)交接、指導(dǎo)、接收是該歸檔的后續(xù)內(nèi)容，其流程為：移交一指導(dǎo)檢查-反饋-修改-再移交-指導(dǎo)確認(rèn)拒絕接收再交接-接收成功。電子的檔案XML裝封功能放在檔案接收確認(rèn)后，即在電子檔案交接與接收記錄數(shù)據(jù)全部填寫(xiě)完成后即封裝。以單個(gè)與整體封裝相結(jié)合的方式進(jìn)行。在文件體系內(nèi)減少封裝、分析的次數(shù)，并不影響其“四性”，同時(shí)也提高了工作速度。系統(tǒng)設(shè)計(jì)了目錄、全文檢索、打印功能，滿(mǎn)足通用的檔案查詢(xún)、瀏覽、輸出、統(tǒng)計(jì)的功能。

二、在線(xiàn)歸檔中的難題

無(wú)論是加密網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)產(chǎn)生應(yīng)該進(jìn)行處理的文件，最終都要集中到一個(gè)網(wǎng)絡(luò)之中，過(guò)程中有很多問(wèn)題要解決；對(duì)文件在線(xiàn)接收單位來(lái)講，歸檔電子的文件集中到當(dāng)?shù)夭簧婕氨Ｃ艿恼?wù)的內(nèi)網(wǎng)最好，可以連接更多的相關(guān)單位。對(duì)自身而言，歸檔的電子文件集中在不涉及保密的局域網(wǎng)最好。

不管是在政務(wù)網(wǎng)上進(jìn)行的系統(tǒng)還是在其單位的局域網(wǎng)上的歸檔軟件的系統(tǒng)，其在這方面的操作總是要在一個(gè)歸檔軟件體系內(nèi)進(jìn)行，其他系統(tǒng)能否讀出滿(mǎn)足其要求的文件，及元數(shù)據(jù)與歸檔的軟件是否支持讀出電子文件及元數(shù)據(jù)等問(wèn)題需要實(shí)踐。

相關(guān)單位同一年度全部歸檔的文件，包括歸檔的電子和歸檔紙質(zhì)文件的目錄必須集中在同一系統(tǒng)中才能分配唯一的號(hào)碼和其他操作。但是，在非密網(wǎng)上進(jìn)行全部文件的歸檔操作，加密文件的歸檔只能向歸檔軟件的系統(tǒng)加入一條不泄及保密的文字占一條記錄而已，一般歸檔紙質(zhì)的文件則需要向歸檔軟件輸入或直接的錄入目錄及對(duì)整體進(jìn)行掃描。各個(gè)OA系統(tǒng)產(chǎn)生的應(yīng)歸檔電子的文件，則需掌握歸檔軟件的系統(tǒng)，這樣的工作也很復(fù)雜。總之，在線(xiàn)的這方面需要在線(xiàn)接收本網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)的形成且需要?dú)w檔電子的文檔，脫離機(jī)械接收其他網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)的歸檔電子文件，接收或在歸檔軟件的系統(tǒng)掃描應(yīng)歸檔紙質(zhì)版文件的目錄和內(nèi)容，這三部分應(yīng)歸檔的文件集合整理到同一網(wǎng)絡(luò)、同一歸檔軟件系統(tǒng)才具備在線(xiàn)進(jìn)行歸檔的最根本的要求，這里我們把它稱(chēng)為“在線(xiàn)歸檔的三合一”。而只有電子文件哪怕是全部電子的文件及其元數(shù)據(jù)和管理向有關(guān)的部門(mén)分享，也只是電子文件的預(yù)歸檔。在計(jì)算機(jī)的檢索方面變強(qiáng)的今天，在相應(yīng)的規(guī)定及應(yīng)遵守的原則下，我們能否進(jìn)行歸檔的文件號(hào)碼分配及序號(hào)的改革，不走“在線(xiàn)的歸檔三合一”道路，希望人們對(duì)此進(jìn)行研究與分析。

三、實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)歸檔的關(guān)鍵

系統(tǒng)的穩(wěn)定是基礎(chǔ)。一個(gè)公司好的發(fā)展將成為系統(tǒng)穩(wěn)定的關(guān)鍵，如有的開(kāi)發(fā)公司因圖方便，通過(guò)對(duì)原有系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)的執(zhí)行，再加之目前系統(tǒng)相關(guān)人員的不斷變化，對(duì)開(kāi)發(fā)工作將會(huì)帶來(lái)影響。創(chuàng)新理念是重點(diǎn)。目前的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員由于沒(méi)有過(guò)強(qiáng)實(shí)踐的經(jīng)歷，再加之有些創(chuàng)造者思想不靈活，缺乏創(chuàng)新思維，導(dǎo)致在開(kāi)發(fā)的環(huán)節(jié)中按步照班的抄襲，促使工作者在系統(tǒng)的使用中出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，如對(duì)歸檔的文件辦理文單要實(shí)現(xiàn)“批量打印”這一功能，系統(tǒng)人員在自身技術(shù)不高的情況下，開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)可能會(huì)出現(xiàn)有誤的信息，一定影響“在線(xiàn)的歸檔”功能的使用。歸檔人員是主體。實(shí)行“在線(xiàn)歸檔”，并不代表歸檔人員就可以放松，“在線(xiàn)歸檔”意味著從最開(kāi)始的用手歸檔轉(zhuǎn)換為電腦歸檔，在公文錄入的同時(shí)，該文件是否要?dú)w檔，如何分類(lèi)，對(duì)歸檔文件的分類(lèi)、加密時(shí)間、性質(zhì)、檔碼輸入均需要?dú)w檔人員，因此，打印全部電子的文件當(dāng)然少不了歸檔人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作。

結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案“在線(xiàn)歸檔”是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，但是要真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，達(dá)到更好地利用、管理文書(shū)檔案，需要技術(shù)的不斷更新及歸檔人員在工作中繼續(xù)深入和發(fā)現(xiàn)。

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