高校檔案信息化系統架構與實現方法探討

摘要：高校檔案管理以往的方式都是將紙質版的檔案存放在檔案保管室，這樣使得每次對于檔案的查詢與管理都是一項繁重的任務。隨著信息化發展的不斷加速，高校檔案管理的信息化發展是必然的過程，其檔案的信息化需要與時俱進。如今高校的檔案管理信息化嚴重滯后，已經成為檔案管理發展的障礙。高校檔案的信息化作為教育檔案研究的重點，對于如何解決檔案信息化進程面臨的難題以及檔案信息化系統的實現，基于云計算技術是實現高校檔案信息化發展最好的解決方法。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化；云計算；系統架構；實現方法

云計算技術是一種基于網格計算、分布式計算、并行計算和效用計算基礎上提出的新型的計算模型和服務模型的計算技術。云計算技術的原理是云計算通過網絡將某種計算作業分布到眾多的分布式計算機上，用戶可以通過網絡中央虛擬化的資源池根據自己的需求把任務分布到不同的應用服務，繼而根據自己的不同的需求訪問不同的計算機系統與存儲資源。高校檔案信息化系統需要云計算技術的應用，基于云計算實現高校檔案的信息化，利用云服務在數據中運用的作用，在這種模式下，用戶只要在有互聯網的情況下，手持各種智能數據終端可以通過云服務隨時隨地地訪問檔案，將大大方便高校檔案的管理，并且提高檔案信息化資源的利用率。

一、 基于云計算高校檔案信息系統的應用意義

高校在檔案的信息化過程中會面臨著諸多難題，例如：檔案數據收集不齊全、檔案整理的不規范以及檔案信息數據利用率低等諸多問題，利用云計算可以很好地解決這些問題，云計算擁有安全的數據存儲、強大的數據分析能力和高效的數據處理等特點。在檔案的信息化過程中數據錄入、資料整理等需要耗費大量的人力與物力，而且效率不高，使用云計算可以大大簡化檔案信息化的過程，并且大量的檔案數據與處理可以使用云計算技術提供并解決。云計算在高校檔案信息化中的應用有如下有點：首先，依托云計算強大的數據存儲與高效的數據處理能力將海量的檔案信息資源收集處理，并且將繁雜的信息通過數據處理從而變得簡單明了。其次，應用云計算的檔案信息化系統提高了檔案的利用效率。基于強大的云服務，使得檔案信息化不再局限于某個地方，實現云環境下管理者與使用者共同對信息的傳遞與分享，這些都在很大程度上提高了檔案信息的利用率。最后，有了云計算的加入，眾多繁雜而又枯燥重復的工作可以由云計算完成，解放了高校檔案管理人員的工作量，并且云計算的加入使得檔案信息化操作趨于簡單，方便了檔案工作人員與使用者的操作。

二、 系統架構設計

基礎設施的服務、平臺的服務以及軟件的服務是云計算主要的幾個層次服務，與之對應的是廠商提供的基礎設施服務、軟件應用提供的服務以及軟件開發平臺提供的服務。

1. 基礎設施層

系統的整個資源由基礎設施成提供，主要運用了虛擬化技術對資源進行分割，從而形成眾多的資源池，這樣做的好處是有利于文件的復制與信息的備份。

2. 平臺層

許多文件共享的程序應用由平臺層提供，可以整合現有的應用程序在此基礎上運行新的應用程序，都包括文件接收、文件管理以及文件訪問等功能。

3. 應用層

為用戶提供了各種基于文件的信息服務由應用層提供，根據用戶不同的需求提供相應的服務。例如，為文件顯示、數字文件服務、文件服務和數字檔案等提供一個全面的平臺。

4. 最終用戶層

計算機端與移動端是終端的兩大組成，計算機端主要是為信息的處理與功能的實現提供平臺；移動端設備，它可以接入多種網絡，利用云計算機技術的平臺服務可以在擁有互聯網的基礎上隨時隨地享受檔案信息化的服務。

三、 系統功能的實現

依托于云計算的高校檔案信息化系統，利用云計算存儲安全性強、數據分析處理性強和數據利用效率高等特點可以對高校檔案按照信息化收集、處理與管理信息。實現高校檔案管理的便捷使用、安全存儲、高效處理與資源共享。針對這些功能的實現，下面對實現的方法做以探討。

1. 檔案信息化系統的功能

檔案信息的處理部分、檔案信息的存儲部分、檔案信息綜合使用以及檔案信息的展示部分是組成檔案信息化的四大部分，下面對這四大部分逐一展開探討。

（1）檔案信息的處理

利用云計算對數據的強大處理能力實現對海量檔案信息的處理，并且可以對檔案信息進行匯總分類。

（2）檔案信息的存儲

信息化檔案中包含了聲音、文字、圖像、視屏等眾多數據，首先云計算的技術可以對檔案信息進行分類，依據不同的格式分配不同的資源，盡可能地使用最少的空間存儲更多的容量。

（3）檔案信息系統綜合使用

對于檔案信息的使用，首先在檔案信息數據的安全性方面，可以對檔案信息數據在云計算環境下設立專門的數據中心實施全面的監控，并且加以嚴格的權限管理。還可以使用數字密碼、防火墻、傳輸的加密等多種安全措施為檔案信息數據的安全建立一道最安全、堅固的防盜門。云計算主要的優勢是具有廣泛的網絡接入能力，人們可以隨時隨地運用各種終端訪問檔案信息，利用云計算實現海量數據的互訪與資源共享，大大方便了用戶的使用與體驗感受。

（4）檔案信息系統的展示

制作一個具有動畫演示的flash，對基于云計算的檔案信息化進行全面地展示與講解，直觀地讓人們感受到檔案信息化管理相比于傳統的檔案管理帶來的多種優勢。

四、 結束語

傳統檔案的管理已經遠遠跟不上時代的發展，需要對其進行信息化的改造。基于云計算的高校檔案信息化是對傳統檔案的一次重大突破，借助信息化的優勢實現檔案信息化發展。本文主要介紹了高校檔案信息化系統架構與實現方法，云計算技術在檔案信息化中的應用是實現方法的主要技術。

綜上所述，云計算技術在高校檔案信息化系統的應用，為檔案信息化管理帶來諸多優勢，憑借其安全的數據存儲、強大的數據分析與高效的數據處理能力使得云計算技術在檔案行業的應用不斷地深入，云計算技術的加入極大地促進了高校檔案信息化進程。

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作者簡介：

閔麗娟，助理館員，黑龍江省哈爾濱市，哈爾濱華德學院。