做好監理文件資料管理需掌握“三控制”

高 華

(太原理工大成工程有限公司，山西 太原 030001)

監理文件資料是實施監理過程全面真實的反映，監理文件資料管理的好與壞，對工程進度、投資、質量及安全職責的履行具有一定檢查和促進作用。筆者結合工作實踐，提出監理文件資料管理實施“三控制”即事前控制、事中控制和事后控制的方法，達到精準、有效、規范化地資料管理目標。

1 監理文件資料管理的事前控制

1)明確項目監理機構人員的管理職責。

在工作中，項目監理機構的資料管理實行總監理工程師負責制；由總監指定專人專職(或兼職)負責建設單位、上級主管部門、施工單位等收文登記，負責項目監理機構對外發文登記，負責項目監理機構歸檔資料的分類整理；各專業監理工程師分別負責整理本專業的文件資料，并及時移交給資料專員歸檔保管?？偙O需要定期或不定期對監理文件資料收集、分類情況進行督查指導。

2)建立順暢的監理文件資料管理流程。

各專業監理人員收到施工單位的工程報驗資料后，應進行資料表格格式、份數、填寫規范性等方面的審核評價；對審核合格的工程報驗資料予以簽字認可，并負責將資料整理后遞交資料專職人員，由資料人員二次審核該文件資料的規范性和完整性。

3)注重監理人員業務交底與學習。

項目監理機構組建后、監理工作正式運行前，總監利用內部交底會，對所有監理人員進行資料業務交底，明確監理人員的管理職責，理順監理資料管理流程，組織學習資料管理的要求，使所有監理人員做到心中有數，保證監理資料工作的順利開展。

4)優先任用經驗豐富、責任心強的監理人員作為資料人員。

項目監理機構組建之初，總監應慎重選擇資料員，委派責任心強、工作細致和文案經驗豐富的人員來擔任，保證日常監理資料的收集、整理工作順利實施。

5)向各參建單位提出監理文件資料的質量要求，向施工單位提出資料人員的業務能力要求。

項目總監應在第一次工地會議上，與建設單位、施工單位共同確定本工程應采用的資料表格類型和資料份數。如施工合同已有約定即按合同執行?？偙O還應要求施工單位配備有工作經驗的資料員，這樣監理單位與施工單位對接更加流暢，工作效率會顯著提高。

6)有條件地項目，可提前與當地城建檔案館接洽，取得建設工程文件歸檔要求，使工作達到事半功倍的效果。

在實際工作中，經常會遇到：項目歸屬地不同，檔案歸檔范圍及要求也會有所差別。為提高資料整理、歸檔效率，確保工程驗收，項目監理機構可以在正式開工前、第一次工地會議上，由總監提出建設性的意見，建議建設單位或施工單位在有條件地情況下，提前與當地城建檔案館聯系，事先了解建設工程文件歸檔內容，做好資料管理工作的事前控制，為工程驗收提前做充分準備。

7)提前了解監理企業內部檔案室移交資料的要求。

監理企業都有一套完整、規范的內部檔案管理制度。為達到企業內部檔案歸檔要求，項目監理機構還應提前聯系企業檔案室，知曉資料歸檔范圍要求，待項目施工結束、監理人員撤場后，就能夠及時辦理資料移交，滿足監理企業對資料移交時限的要求。

2 監理文件資料管理的事中控制

在施工過程中，項目監理機構如何能夠做到及時收集資料，保證與工程進度同步，達到資料真實、齊全、完整、規范的目的，需要采取以下措施：

1)項目總監定期抽查監理人員履行各自資料管理職責情況。

項目總監應定期(按周、月或分部工程驗收節點)對各專業監理工程師整理本專業的文件資料情況、移交資料員歸檔情況進行檢查評價；對資料員收發文登記、歸檔資料的分類整理情況進行檢查評價；并根據檢查結果，按照監理企業管理制度對監理人員履職情況進行獎評。

2)在施工過程中，項目監理機構實施書面報驗措施，保證資料與工程進度同步，做到資料真實、齊全、完整、規范。

在實際工作中，項目監理機構應在第一次工地會議或監理例會上要求施工單位對本項目各單位、分部、分項、檢驗批、隱蔽工程及工程材料設備報驗時，實行書面報驗的工作方式。即施工單位在自檢合格后，先將書面自檢結果上報監理檢查，監理人員審核資料真實、齊全、完整、規范后，再到現場進行實體檢查。監理人員驗收合格、簽署驗收意見后，交由資料員辦理蓋章、歸檔手續，保證工程資料與施工同步。

3)資料員應定期向總監匯報監理文件管理工作情況。

依據項目總監在第一次工地會議上確定的參建各方收發文的接收人，資料員應將文件及時接收或發出，準確記載收文和發文記錄；需要項目監理機構內部傳閱的文件應為復印件，同時將原件歸檔保存；還應將收發文情況向項目總監匯報，由項目總監記錄到當日項目監理日志中，完成文件的收集、傳遞、整理和歸檔。

4)重視工程聲像文件的收集、整理、歸檔。

項目總監督促檢查監理人員日常工程照片、視頻資料的記錄工作。包括開工前(原址原貌)、基礎工程、主體工程(主要隱蔽工程、管道走向、四新的)、裝飾裝修等分部，竣工后有面貌(正面、側立面、背立面)。資料員應建立聲像專用文件夾，及時將現場監理人員拍攝的照片按施工順序、重要工序及驗收節點分類，做好必要的電子文檔備份。

5)公司職能管理部門不定期的進行監理資料管理工作的檢查與評價。

監理企業工程質量職能管理部門應不定期巡視檢查項目監理機構日常監理資料文件的管理工作，主要檢查監理資料是否與工程同步，監理文件質量是否符合標準，監理文件的分類與歸檔是否合理、清楚，并對項目監理機構的工作進行指導評價，推進監理文件管理始終處于正常狀態。

3 監理文件資料管理的事后控制

在工程結束后，項目監理機構應及時整理、分類匯總監理文件資料，并應按規定組卷，形成監理檔案，并在規定的時間內向檔案館、建設單位、監理企業移交需要存檔的監理文件資料。

3.1 項目總監安排專人取得歸屬地城建檔案館的歸檔內容要求

項目總監應安排專人聯系檔案館，按照檔案館歸檔要求，對監理文件進行整理、分類、組卷、成冊。具體基本要求如下：

1)監理文件可按管理資料、質量控制、進度控制、造價控制、分包資質等立卷；

2)監理資料文件的分類按時間順序整理，分類立卷成冊；資料每頁要編頁號，每卷要有目錄；

3)檔案封面應注明工程名稱、合同號、建設單位、施工項目部、建設日期、完成日期，并有項目總監理工程師審核簽字等。

3.2 項目監理機構應辦好工程檔案的移交手續

項目監理機構應當將工程檔案按合同或協議約定的載體、質量、套數、時間報送給建設單位。向建設單位報送檔案，應當編制移交清單，雙方簽字蓋章后方可交接。監理企業自行保存的監理檔案經企業有關部門負責人審核同意后，向本單位檔案室報送，辦理移交手續后歸檔保存。

4 結語

規范化的監理資料管理離不開有效的工作手段，資料管理的“事前、事中、事后”控制都是在工程監理過程中逐步形成的，而整個工程監理過程環節繁雜，專業各異，不論是總監、專業監理工程師還是資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。為此，項目監理機構掌握運用“三控”法，可使監理資料管理做到“工作有人做，資料有人管”，工程竣工后才能留下一份連續、完整的監理資料。