關(guān)于現(xiàn)代秘書(shū)的行政管理素質(zhì)探討

曾現(xiàn)濤

中圖分類號(hào)：C933 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 行政工作是秘書(shū)工作的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)根據(jù)行政工作的基本特點(diǎn)，不斷提升秘書(shū)的行政管理素質(zhì)，達(dá)到高效和高質(zhì)量開(kāi)展行政工作目標(biāo)。

關(guān)鍵詞 秘書(shū) 行政工作

現(xiàn)代秘書(shū)開(kāi)展好行政管理工作，必須深刻認(rèn)識(shí)行政工作的基本特點(diǎn)，分析行政工作存在的問(wèn)題，圍繞著秘書(shū)自身的問(wèn)題，努力提高行政工作能力水平。

一、現(xiàn)代秘書(shū)行政管理工作特點(diǎn)

（一）服務(wù)性特征

現(xiàn)代秘書(shū)行政管理工作主要具有服務(wù)性特征，只有樹(shù)立秘書(shū)人員的服務(wù)意識(shí)，才能有效的服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于同事，服務(wù)于各級(jí)行政部門，從而實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞，真正的貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)意圖，全面提高行政工作效率。首先，秘書(shū)的行政服務(wù)工作應(yīng)當(dāng)從實(shí)際行政工作需要出發(fā)，科學(xué)的對(duì)各項(xiàng)行政工作事務(wù)的統(tǒng)籌安排。其次，強(qiáng)化樹(shù)立以人為本的服務(wù)理念，能夠創(chuàng)新性的為各種行政事務(wù)提供便利，從而優(yōu)化自己與他人的行政效能，實(shí)現(xiàn)行政資源的綜合優(yōu)化配置。第三，還要注重在服務(wù)工作中的真誠(chéng)態(tài)度，全面提高服務(wù)時(shí)的做事態(tài)度，爭(zhēng)取獲得服務(wù)對(duì)象的理解，達(dá)到有效全面服務(wù)的目標(biāo)。

（二）繁瑣性特征

行政工作內(nèi)容相對(duì)繁雜，只有能夠理出行政事務(wù)的線索，才能高質(zhì)量和高效率的完成各項(xiàng)工作任務(wù)。首先，行政事務(wù)往往千頭萬(wàn)緒，秘書(shū)在行政工作處理時(shí)必須具有化繁為簡(jiǎn)的能力，能夠找出工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，充分的提高行政工作的效能。其次，秘書(shū)必須制定工作的程序，理清具體事項(xiàng)的順序，這樣才能有條不紊，達(dá)到有效勝任的目標(biāo)，全面解決服務(wù)中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

（三）輔助性特征

秘書(shū)的行政工作往往是輔助領(lǐng)導(dǎo)完成的，秘書(shū)的行政工作應(yīng)當(dāng)圍繞著具體的業(yè)務(wù)工作開(kāi)展，行政秘書(shū)不僅要輔助領(lǐng)導(dǎo)了解情況，而且還要輔助個(gè)部門做好必要的政策傳達(dá)和政策解讀工作。秘書(shū)還要在具體的行政事項(xiàng)中起到有效調(diào)處矛盾的作用，能夠及時(shí)的匯總信息，進(jìn)行必要簡(jiǎn)單的信息核實(shí)歸類，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的輔助作用，全面有效澄清誤會(huì)，達(dá)到協(xié)調(diào)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)全面溝通的目標(biāo)，從而提高現(xiàn)代秘書(shū)工作有效性。

（四）預(yù)見(jiàn)性特征

作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)，在日常行政事務(wù)中還要圍繞著日常行政事務(wù)的文件、檔案、數(shù)據(jù)報(bào)表進(jìn)行綜合處理。首先，秘書(shū)要有合理的工作計(jì)劃，能夠科學(xué)的分配時(shí)間，能夠關(guān)注行政工作運(yùn)行的方方面面。其次，秘書(shū)還要重視收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，注重外部信息的有效匯總，實(shí)現(xiàn)信息對(duì)比，從而得到基本的判斷，并且找出客觀的判斷依據(jù)。

二、現(xiàn)代秘書(shū)提高行政能力策略

（一）全面學(xué)習(xí)綜合知識(shí)

為了提高秘書(shū)的行政工作能力，解決秘書(shū)行政工作中遇到的實(shí)際困難，必須全面學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，不斷拓展知識(shí)視野，有效提高綜合能力。首先，加強(qiáng)理論知識(shí)學(xué)生，提高政策指導(dǎo)水平，有效科學(xué)的判斷行政事務(wù)情況。其次，提高行政事務(wù)的管理能力，注重提高行政工作效能，能夠運(yùn)用先進(jìn)的方法從宏觀上把握各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的具體開(kāi)展情況，并且運(yùn)用正確的方式處理應(yīng)由秘書(shū)傳遞的信息。第三，還要提高服務(wù)水平，掌握基本的服務(wù)方法，要不斷扎實(shí)提高業(yè)務(wù)功底，掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備使用方式方法的基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化各種行政資源，全面提高行政事務(wù)處理的能力和工作質(zhì)量。

（二）重視進(jìn)行自我約束

秘書(shū)人員是輔助做好行政工作人員，秘書(shū)人員要理清自己在日常行政事務(wù)中的角色，要不斷加強(qiáng)自我約束，要在參謀助手，輔助服務(wù)等角色定位基礎(chǔ)上開(kāi)展工作。首先，秘書(shū)參與行政工作要以領(lǐng)導(dǎo)的意志為出發(fā)點(diǎn)，要不越位、不錯(cuò)位、不出位。其次，要切實(shí)的把文字工作作為出發(fā)點(diǎn)，注重根據(jù)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、文件等基礎(chǔ)性的工作來(lái)開(kāi)展行政工作。第三，要以領(lǐng)導(dǎo)布置的具體行政工作為出發(fā)點(diǎn)，要有效的收集日常人事、行政制度、辦公環(huán)境、會(huì)議安排、對(duì)外聯(lián)系等具體的行政工作，從而發(fā)揮出秘書(shū)的具體行政作用。第四，秘書(shū)在行政工作中還要講究態(tài)度與方式方法，注重平易近人，得到上下的支持與理解。

（三）掌握正確的工作方法

秘書(shū)的行政工作任務(wù)相對(duì)繁重，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各級(jí)秘書(shū)工作的要求也相對(duì)較高，這就要求秘書(shū)人員提升行政效率，加強(qiáng)行政工作質(zhì)量，能夠采用正確的方法進(jìn)行行政工作。首先，秘書(shū)要分清行政工作的主次地位，要對(duì)瑣碎繁雜的行政事務(wù)進(jìn)行歸類處理。其次，秘書(shū)還要與各行政部門密切配合，起到必要的協(xié)調(diào)、促進(jìn)、組織的作用。第三，要加強(qiáng)溝通，靈活的處理各種事務(wù)，要協(xié)調(diào)個(gè)項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。第四，要講究說(shuō)話的分寸，注重溝通的技巧，輔助各級(jí)行政人員完成好工作，同時(shí)懂得中國(guó)傳統(tǒng)文化氛圍中的社交禮儀。

（四）端正工作思想態(tài)度

秘書(shū)工作壓力相對(duì)較大，秘書(shū)工作的任務(wù)相對(duì)繁瑣，因此秘書(shū)還要學(xué)會(huì)調(diào)節(jié)心態(tài)，注重采用端正的態(tài)度進(jìn)行工作。首先，秘書(shū)要認(rèn)識(shí)到行政工作的意義，明確行政工作的價(jià)值。其次，秘書(shū)要在行政工作中勇于克服挑戰(zhàn)，要加強(qiáng)行政工作的預(yù)見(jiàn)性和創(chuàng)新性。第三，主動(dòng)端正服務(wù)態(tài)度，積極進(jìn)行自醒，能夠及時(shí)的研究新問(wèn)題，全面提高服務(wù)效率和質(zhì)量，發(fā)揮出秘書(shū)人員應(yīng)有的服務(wù)價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

為了提高秘書(shū)的服務(wù)效率，解決秘書(shū)工作的困難，應(yīng)當(dāng)不斷提升自身素質(zhì)，積極自我反省，以正確的態(tài)度和良好的能力來(lái)應(yīng)對(duì)行政工作。

參考文獻(xiàn)：

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