信息時代電力企業(yè)電子檔案管理的探討

金彩霞

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 隨著社會的快速發(fā)展、科學技術的不斷提高，各個行業(yè)都充滿了機遇和挑戰(zhàn)。在信息化時代的背景下，檔案管理作為電力企業(yè)必不可少的組成部分，也應該與時俱進。只有引進先進的信息化管理技術、優(yōu)化檔案管理中所涉及到的各個環(huán)節(jié)、完善相應的功能模塊，才能推動電力企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的核心競爭力。

關鍵詞 信息時代 電力企業(yè) 電子檔案管理

我們所生活的時代是一個多元化的信息時代，隨著互聯網的日益普及，計算機在企業(yè)管理過程中得到了廣泛的運用，大批量電子檔案也因此產生。那么電力企業(yè)在信息化時代背景下如何運用電子檔案管理來提高企業(yè)的運作效率已經成為當下熱門話題之一。本文就電力企業(yè)電子檔案管理過程中存在的一些問題做出了深刻的分析，并且根據這些問題提出一些相關措施。

一、信息化時代背景下電力企業(yè)電子檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)相關人員對電子檔案管理的認識度不夠

在電力企業(yè)中，領導們通常只注重可以直接給企業(yè)帶來經濟效益的一些管理，比如銷售管理、客戶關系管理等，而往往忽視了企業(yè)中看似不重要實則極為重要的電子檔案管理。電子檔案管理在大多數人的觀點中只是一個文職類的工作，與銷售管理及客戶關系管理不能相提并論。因此，企業(yè)在電子檔案管理中不愿意做過多的投資。資金的匱乏、人才的稀缺使電子檔案管理一時間陷入了瓶頸。

（二）電子檔案管理建設不全面，檔案管理部門缺少技術性人才

電力企業(yè)信息化建設不全面嚴重影響了電子檔案管理。一方面，在現有的一些電力企業(yè)當中，信息化比較落后，計算機比較陳舊，硬件設備老化，軟件系統(tǒng)得不到及時的更新與升級，這種現象嚴重降低了電力企業(yè)電子檔案的管理效率。另一方面，電子檔案管理缺少一些技術性人才。在現有的工作人員當中，有的是兼職人員，有的是非專業(yè)人員，他們在沒有經過系統(tǒng)培訓的前提下，只會一些簡單的操作，沒有深層次研究電子檔案管理系統(tǒng)中其他方面的應用，從而浪費了管理系統(tǒng)中可利用的資源，也大大降低了電子檔案管理的效率。

（三）電子檔案管理存在安全隱患

現階段，電子檔案管理在給電力企業(yè)帶來便利的同時在檔案的接收、保存方面也存在著一些安全隱患。比如病毒入侵、惡意修改等安全問題。與以往的紙質版檔案管理相比，電子檔案管理存在著操作便捷、易讀易改等優(yōu)勢。但正是因為電子檔案管理存在易改的優(yōu)勢，使原有的檔案很容易被修改或者被覆蓋，相關人員在對檔案進行檢索的過程中，就無法確保檔案的真實性。

二、信息化時代電力企業(yè)檔案管理措施

（一）電力企業(yè)應當增強對電子檔案管理的重視

一項工作只有得到了重視才會被高效的完成，同理，一種管理，只有得到重視才會被及時的完善。企業(yè)領導應該從傳統(tǒng)的檔案管理觀念轉變到電子檔案管理觀念，加強對電子檔案管理的重視，在設備及人力方面加大投資，在工作過程中也可以到電子檔案管理部門進行參觀考察，及時解決電子檔案管理過程中出現的一些問題。同時，領導也可以在管理人員的帶領下完成一些操作，比如通過員工電子檔案管理平臺系統(tǒng)對員工的檔案進行查詢、管理、利用等操作，來感受信息化時代背景下電子檔案管理給電力企業(yè)辦公帶來的便利。

（二）全面建設電子檔案管理、引進技術性人才

在信息化時代背景下，電子檔案管理工作必須與信息化管理理念相結合。首先，優(yōu)化檔案管理流程，建立檔案管理平臺系統(tǒng)，對檔案管理進行詳細分工，具體分為檔案的收集、檔案的保管、檔案的利用三個模塊。在檔案接收時要明確接收日期和接受形式，在檔案保管過程中，要明確數據化保管和利用方式，在檔案資源開發(fā)利用時要明確檔案的開發(fā)范圍。其次，在電力企業(yè)傳統(tǒng)的檔案借閱模式中，檔案使用者只能夠去閱覽室進行借閱，這種借閱方式不僅消耗時間，而且借閱效率非常低。為了方便電子檔案的借閱管理，電力企業(yè)應該搭建一個檔案信息局域網管理平臺，使檔案使用者時時刻刻都能夠找到自己所需要的檔案。最后，電力企業(yè)也應該建立一支技術性人才隊伍以滿足信息化時代發(fā)展的需求。招聘一些計算機、軟件工程、電子技術等相關專業(yè)的人員并對應聘人員進行技術方面的考核。為了滿足公司的需要，也可以對入職人員進行相關培訓以提高他們的自身素質。作為電子檔案管理者也要以身作則，在管理好電子檔案的同時也要對其進行深層次的研究，為檔案的高效服務提供技術支撐。最后，電力企業(yè)也應該為檔案管理人員提供一套可以管理檔案、開發(fā)檔案的工具以方便對員工檔案進行信息檢索，提高檔案的利用率，為檔案的使用者提供檔案咨詢服務能力。

（三）提高電子檔案管理的安全性

在電子檔案管理工作中，其安全性是至關重要的。提高電子檔案管理的安全性就要做到以下幾點：首先，利用監(jiān)控設備對電子檔案管理網絡運行平臺進行監(jiān)控，做到及時發(fā)現問題，及時解決，避免原檔案被惡意篡改；其次，對電子檔案的歸檔實行認真的審核，以確保檔案的完整性和真實性；最后，管理人員也要及時更新相關的軟件，同時管理人員也要嚴格規(guī)范自己的操作，以免自己在工作過程中對原檔案進行無意識的修改。

三、結語

在信息化時代背景之下，電子檔案管理是影響電力企業(yè)發(fā)展因素之一，只有提高對電子檔案管理的重視、完善電子檔案信息化管理建設、引進高端技術人才、為電子檔案管理創(chuàng)造有利的條件，提高檔案管理效率才能使其更高效的為企業(yè)服務、更好的為企業(yè)創(chuàng)造價值，從而提高企業(yè)的核心競爭力。

參考文獻：

[1] 張宇.電力行業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設計與實現[D].北京工業(yè)大學，2014.

[2] 黃曉琴.電子信息技術在電力企業(yè)檔案管理中的應用[J].現代國企研究，2015（24）：101.