文書檔案管理中存在的問題及對策分析

李曉莉

摘 要：文章將重點(diǎn)分析文書檔案管理中存在的問題，結(jié)合目前相關(guān)工作的實(shí)際開展情況，探索評價(jià)單位管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)，為有條不紊地開展文書檔案管理工作提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；問題；對策

中圖分類號(hào)：G275.2

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文書檔案可以適當(dāng)?shù)胤从吵鰡挝粌?nèi)部多項(xiàng)活動(dòng)實(shí)際開展的情況，通過真實(shí)的記錄反映出單位具體的管理水平。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，文書檔案管理工作在各項(xiàng)工作中占據(jù)的地位日益突出，其發(fā)揮的重要作用日益明顯。

正視現(xiàn)階段文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，尋找相對合理的解決對策已成為新時(shí)期檔案管理工作面臨的首要挑戰(zhàn)。

一、文書檔案管理中存在的問題

1.文書工作及檔案管理不協(xié)調(diào)

文書工作及檔案管理屬于統(tǒng)一又對立的關(guān)系，只有落實(shí)好文書工作，才能保證檔案管理順利進(jìn)行，檔案管理也屬于文書工作的延續(xù)。現(xiàn)階段，很多的單位并沒有清楚地認(rèn)識(shí)到文書工作和檔案管理的關(guān)系，以至于在開展文書管理工作的時(shí)候，延續(xù)了檔案管理的模式，影響了兩者之間的關(guān)系，使其距離越來越遠(yuǎn)，使兩項(xiàng)工作銜接的過程困難重重，甚至出現(xiàn)了較多的矛盾，比如文件格式不符合相關(guān)規(guī)定、用紙不統(tǒng)一等。

2.高管人員并未對其高度關(guān)注

在某些單位中，高層管理人員并沒有重視文書管理工作的重要性，以至于在對其理解的過程中出現(xiàn)了偏差。還有部分高管人士將文書檔案管理工作想象得過于簡單，認(rèn)為此項(xiàng)工作只是將資料整理起來，無法使其更好地發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。某些單位領(lǐng)導(dǎo)讓管理人員單純地將資料保存完整，但是并沒有合理地利用，使得相關(guān)的工作得不到落實(shí)，打擊了相關(guān)工作人員的積極性。

3.文書檔案管理工作缺乏規(guī)范性

此項(xiàng)工作缺少基本的規(guī)范性，很多問題也是大型企業(yè)都存在的，但是不能將其忽視，需要采取合理的措施解決。不規(guī)范的表現(xiàn)就在于檔號(hào)、案卷標(biāo)題等不規(guī)范，還有些檔案卷宗缺少基本的卷內(nèi)目錄，這種現(xiàn)象比比皆是。文件檔案的實(shí)際檢索率較為低下，當(dāng)前采用的檢索手段就是純手工和電腦兩類方式。但是目前使用相對普遍的還是純手工檢索手段，雖然有些單位管理者研制出多樣的檢索方案，卻并未發(fā)揮出實(shí)用價(jià)值。

二、文書檔案管理問題的解決對策

1.實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理的有效銜接

目前來說，各個(gè)單位都應(yīng)該重視文書工作和檔案管理的密切關(guān)系，認(rèn)識(shí)到文書工作就是檔案管理的基本條件，只有按照規(guī)范的流程落實(shí)文書工作，就可以給檔案管理工作奠定重要基礎(chǔ)。在實(shí)際的工作中，需要實(shí)現(xiàn)兩者的有效銜接，通過對文件質(zhì)量的合理把控，按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)積極執(zhí)行。

2.提升高管對文書檔案的重視程度

單位內(nèi)部的高管需要重視文書檔案的管理工作，通過積極主動(dòng)地對文書檔案工作情況加以核實(shí)，利用多元化的方案向相關(guān)工作人員傳達(dá)此項(xiàng)工作的法規(guī)條例，提高此項(xiàng)工作的被重視程度，積極得到多方支持，加大文書檔案的投入力度，確保將傳統(tǒng)的管理模式適當(dāng)轉(zhuǎn)變，使得管理細(xì)節(jié)趨向于標(biāo)準(zhǔn)化。

3.健全文書檔案管理工作規(guī)范體制

針對現(xiàn)有的檔案實(shí)現(xiàn)有效的全面檢查，及時(shí)摒棄無用的卷宗，避免因出現(xiàn)重復(fù)記錄的情況而影響到基本的工作效率。針對檔案的卷宗等進(jìn)行合理的歸置，尤其是組卷過厚和內(nèi)容混亂的檔案，需要將其重新進(jìn)行編排。在這個(gè)過程中還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)文件檔案的優(yōu)化組合，針對缺少頁碼和沒有目錄的檔案，應(yīng)該及時(shí)重新填寫，使其趨向于規(guī)范化。對命題比較模糊的材料，必須重新進(jìn)行命題，避免出現(xiàn)無法識(shí)別的情況，嚴(yán)禁計(jì)算機(jī)管理過程中出現(xiàn)此類問題，降低其對檢索準(zhǔn)確度的負(fù)面影響。

文書檔案管理工作本身就是事業(yè)單位發(fā)展過程中非常關(guān)鍵的參考資料，對其進(jìn)行科學(xué)合理的管理意義重大。文書檔案管理者需要擺正姿態(tài)，適當(dāng)?shù)靥嵘陨硭刭|(zhì)，通過明確現(xiàn)代化技術(shù)的影響，提升此項(xiàng)工作的管理效率，確保文書工作和檔案管理實(shí)現(xiàn)有效銜接，構(gòu)建起更為科學(xué)的管理流程，在根本上推動(dòng)文書檔案管理工作更加順暢地開展。

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