推進事業單位檔案管理工作規范化郾曜薊的策略研

高娟

摘要：事業單位檔案管理工作具有保密性、公共服務性等特征，會受諸多因素的制約，在單位內部發揮著重要的作用，是實現規范化、標準化、科學化管理的關鍵。現階段，事業單位實施檔案管理工作時，面臨諸多問題，嚴重影響檔案管理的水平，不利于管理工作的有序開展，所以要根據實際情況采取有效的措施，積極推進事業單位檔案管理的規范化、程序化、科學化、標準化發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理工作；規范化；標準化；策略

我國事業單位在新形勢背景下獲得了良好的發展空間，但其也會受諸多因素的制約，所以對其檔案管理提出了更新的要求，需要做好檔案的規范化標準化管理，加快推進新一輪事業單位的改革工作。對于事業單位而言，其檔案管理工作還存在不標準、不規范的問題，制約檔案管理水平的提高，所以要注重檔案管理工作，采取一系列措施，實現檔案的科學化、標準化、規范化管理。

一、事業單位檔案管理工作概述

（一）重要性

檔案形成于社會實踐活動，旨在客觀記錄歷史情況，屬于確鑿的歷史證件與原始材料，所以做好事業單位的檔案管理工作顯得尤為重要。首先，對于事業單位的檔案材料來說，涵蓋了單位發展中的總結與成果，集中體現著單位的科學管理，通過應用和查詢單位的檔案材料，可為后期內部管理提供有力參考。其次，檔案管理不僅是事業單位發展和建設記錄的重要材料，也是職工人生經歷的參考資料，有利于促進事業單位的長遠發展。最后，由于單位檔案具有保密性等特征，可為相關法律部門提供檔案查詢機服務，更好地保障單位權益，推進檔案的規范化、標準化管理。

（二）現狀

事業單位檔案管理工作現狀主要表現為如下幾點：1.重視不足。當前很多事業單位開始意識到檔案管理的重要作用，逐步完善檔案管理工作，使其更好地服務于自身，但由于各種因素的影響，不能全面、科學認識檔案管理，不重視檔案管理，無法做好相關管理工作，導致檔案孤本、分散等情況，難以符合系統、集中、優質的社會檔案利用要求，不利于實現檔案管理工作的良性發展。2.基礎業務和法律規范意識薄弱。雖然有些事業單位完善了檔案管理制度，但不能將其落到實處，組卷沒有嚴格按照規范的要求進行整理，易造成組卷混亂問題；同時一些單位沒有按照法定的程序來尚自銷毀文件材料，或者是沒有開展檔案鑒定等工作。此外，有些事業單位不能貫徹落實相關法律法規的學習，如《檔案管理辦法》和《檔案法》等，沒有充分意識到檔案的優勢，致使檔案管理混亂，難以將工作落實到位。3.檔案資源開發利用與管理設施有待加強。部分事業單位不能將檔案的作用加以發揮，忽略檔案資源的開發及利用，只關注檔案的整理、收集等，片面認為檔案不破損、不丟失即可。事業單位的檔案室庫房相對簡陋、空氣污濁，甚至堆放易燃雜物；接待室、辦公室、檔案室未實現三分開，檔案保護設置缺乏齊全的配置。4.專業素質低且隊伍不穩定。由于檔案管理工作的專業性極強，其工作效率取決于管理人員的專業素質，而部分事業單位對檔案工作的專業性加以忽視，導致人員頻繁變動，加上人員專業能力不強、專業素質低等問題，這些都在很大程度上制約著工作的有序實施。

二、推進事業單位檔案管理工作規范化標準化的策略

第一，提高認識，加強宣傳。為了做好檔案管理工作，事業單位應該加強檔案宣傳，鼓勵人員積極學習與了解檔案法律法律等方式，增強職工及領導的檔案意識，讓其從思想層面意識到檔案的重要性，推動事業單位的持續、穩定發展。同時事業單位要保障檔案管理人員的穩定性，要求工作人員應具備較強的操作性及實踐性，擁有豐富的工作經驗，大力培養人員的專業技能及綜合素質，使其形成為社會服務的理念，熟練掌握及靈活運用現代化信息技術，推進檔案管理工作的規范化標準化發展。

第二，加大檔案信息資源的開發力度。事業單位要想達到檔案的規范化和標準化管理，必須要打破傳統的管理形式與工作理念，形成良好科學的管理意識，充分利用資源信息。同時單位落實檔案應用工作時，應該對相應的檔案進行參考，合理編輯單位實際發展情況，進而提高單位的知名度，保障不同部門的便利使用，推動單位的良性發展；或者是在檔案管理工作中適當滲透現代化設備，為社會提供優質服務。除此之外，相關人員對檔案資源進行使用時，需要積極完善和優化檔案管理制度，進一步提高自身的專業能力及管理水準，滿足檔案規范化標準化管理的目標。

第三，遵循“以我為主”的立卷歸檔原則。無序的立卷組合是影響檔案標準化規范化管理的重要因素，所以在管理工作中應嚴格執行“以我為主”的立卷歸檔原則，做好相應地文書立卷歸檔工作，實現便捷化的檢索利用、完善化的案卷、最大化的檔案保管利用價值。當然在實際工作中，事業單位應嚴格執行相關文件要求，切實解決好如下問題：1.明確立卷歸檔的重點，合理分工立卷，準確區分資料和文件，如很多文件資料在形式、內容等方面有所相似，這就需要針對具體的問題進行綜合分析，防止檔案管理的信息冗余及重復讀，促進檔案利用率的提升。2.對文件立卷歸檔的時效性進行準確把握，做好現行文件任務后方可歸檔或立卷，以免出現檔案的無序管理。3.由于檔案材料是否完整收集關系到檔案的價值，而案卷的裝訂質量與立卷方法對檔案管理效果具有重要影響，所以要妥善處理好案卷裝訂質量及立卷方法等問題，實現檔案的規范化和標準化管理。

第四，深化檔案改革及管理方式。新形勢下，事業單位面臨較大的工作壓力，在檢查、治理和管理的過程中會使用以往的檢查數據，借助現代化檔案管理的方式，對以往數據進行及時調取，促進監管效率的提升。由于檔案材料類型豐富多樣，單位人員在管理環節要維護檔案資料，通過數字化掃描的方式來備份重要檔案資料，做到妥善保管，節省工作時間，提高工作效率，推動檔案的信息化建設。

第五，依法治檔，明確職責。事業單位應該依法治檔，構建系統科學的檔案管理工作制度，保障檔案管理工作按照制度化、程序化、規范化的軌道運行。值得注意的是，完善的機制和健全的機構是落實檔案管理工作的基礎，事業單位只有在內部成立綜合檔案室，合理確定檔案人員、檔案室主任、檔案分管領導，對其職責加以明確，根據內設機構的具體情況配備人員，形成系統的檔案管理網絡，才能滿足檔案室工作實際需求。

三、結語

綜上所述，檔案管理作為事業單位管理工作的重要內容，在實際工作中還存在諸多問題，如重視不足、礎業務和法律規范意識薄弱、檔案資源開發利用與管理設施有待加強、專業素質低且隊伍不穩定等，影響檔案管理工作的順利實施。因此事業單位要從實際情況出發，提高認識，加強宣傳和檔案信息資源的開發，遵循“以我為主”的立卷歸檔原則，深化檔案改革及管理方式，依法治檔，明確職責，從而提高檔案管理的效能，實現檔案的現代化、科學化、標準化、規范化管理。

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（作者單位：山東省威海市道路運輸管理處）