提高檔案安全管理工作水平的淺思考

路 璐

（山東省濟寧市駕駛員職業(yè)認證所，山東 濟寧 272000）

1 檔案安全管理工作的重要性

1.1 安全管理工作的時代需求

信息技術(shù)的發(fā)展和普及，為檔案的管理和利用提供了更加廣闊的平臺，但信息技術(shù)的滲透和普及也給檔案管理工作帶來了安全壓力，提出了更高的要求。一直以來，我國檔案管理工作相對于其他行業(yè)和部門始終處于半封閉的狀態(tài)，工作手段落后，工作技術(shù)伐陳，安全管理更談不上創(chuàng)新，這對我國檔案工作的健康發(fā)展造成了一定的制約。新時代，新發(fā)展，檔案管理工作者必須緊跟時代發(fā)展前沿，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分利用現(xiàn)代技術(shù)提高檔案的安全管理工作水平。居安思危，防患未然，不斷學習充沛安全管理素養(yǎng)和技能，為檔案的安全提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的工作。

1.2 安全管理工作的內(nèi)涵

檔案安全管理工作的內(nèi)涵包括檔案安全管理職責、檔案實體安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫房安全管理等。主要工作就是對存放檔案的實體做到避免受到自然、人為的災害，同時杜絕泄密事件的發(fā)生，并使其始終處于安全狀態(tài)的管理工作。當前電子檔案的涌現(xiàn)和信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案安全管理工作形勢出現(xiàn)了新的變化，工作中既要預防傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的損壞，還要預防電子檔案的存儲、泄密風險。

1.3 安全是檔案管理工作的前提

安全是檔案工作的“壓艙石”，發(fā)展和繁榮檔案工作，突出檔案的安全是檔案工作的重要內(nèi)容，它為檔案加強與其他領域的聯(lián)系，為其他工作的發(fā)展提供參考和信息依據(jù)起到了重要的基礎作用。因此在檔案工作中，檔案管理工作者需要用發(fā)展的眼光，更加重視檔案的安全性，萬無一失地做好檔案管理工作。

2 當前檔案安全工作存在的問題

當前檔案安全工作中主要存在的問題為：

（1）重視程度不足。檔案工作在當前一些企事業(yè)單位，無論是工作管理還是從業(yè)人員管理一直未成為單位日常工作的重要組成部分。同時，檔案工作者也不認為本身和從事的工作是多么的重要，更不要談安全管理。普遍存在著思想不重視，檔案風險防范意識差，安全應急能力不足，保密意識不強，使得許多具體的安全管理工作距離規(guī)范要求和時代發(fā)展存在一定差距。

（2）硬件的安全基礎薄弱。因為工作的重視程度不足，導致單位不能對檔案安全設施設備投入足夠的資金。硬件上還不能完全達到分門別類滿足不同檔案屬性的安全管理要求。如，紙質(zhì)檔案和電子類檔案兩種，面臨不同的安全管理風險，需要不同的安全需求。紙質(zhì)檔案主要包括存放場所的安全隱患，特別是“八防”的需求。而電子類檔案面臨的安全管理威脅主要包括計算機本身的存儲設備的加密處理、強化對計算機病毒、黑客攻擊的防范措施等。

（3）安全管理存在制度和模式缺陷。根據(jù)了解到的情況，大部門單位管理模式不規(guī)范，沒有設置專門的檔案安全管理工作部門，普遍掛靠單位辦公室或某個部門負責，指定責任人兼管的模式。管理制度也沒有與時俱進，適應實際，有的相互抄襲導致“面目雷同”；有的制度不健全，缺少《檔案庫房管理制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等必要的管理制度；有的制度工作規(guī)定不明確，如崗位職責不具體明確、安全管理責任人不明確、工作監(jiān)督內(nèi)容不全面等等，導致管理制度使用效果差。

（4）安全管理人員工作素養(yǎng)不高。主要表現(xiàn)在檔案安全管理知識掌握的不夠全面，在涉及諸如安全設備管理，安全系統(tǒng)維護、使用，信息化技術(shù)安全保障等方面，專業(yè)知識和深度不夠。尤其在突發(fā)事件演習時，重要檔案資料的有效搶救保護和處置方面更是顯得捉襟見肘。同時工作素質(zhì)有待提高，日常工作積極性不高，安全防范意識差，得過且過，不能全身心投入檔案的日常檢查、維護，有的檔案資料損壞或丟失了也沒有及時發(fā)現(xiàn)。

3 提高檔案安全管理工作的對策

檔案安全管理工作水平的提高必須從制度體系、保障體系等方面入手，根據(jù)時代發(fā)展的要求，建立適應單位實際的檔案安全管理工作新格局。

（1）進一步強化管理，堅持集中統(tǒng)一領導，分級負責。各單位要明確主管領導、主管部門和具體責任人，加強對本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督檢查、技能培訓等，并且要定期或不定期組織開展專項工作檢查，推動建立分工明確、協(xié)調(diào)有序的檔案工作機制。堅持集中統(tǒng)一管理本單位檔案。各單位要設置與工作任務相適應的檔案管理工作部門，加強檔案工作業(yè)務管理，指導本單位其他部門做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作，特別是電子文件的歸檔工作。并對不同載體形式的檔案實行集中統(tǒng)一存放、管理，安全保管檔案資料。

（2）進一步健全安全管理制度。檔案的安全管理制度的建立要遵循安全第一、預防為主、防治結(jié)合、保證安全的原則，立足于強化和提高從業(yè)人員的安全意識、防范意識和責任意識。主要是根據(jù)單位的工作實際，依據(jù)《檔案法》、《檔案工作制度》以及有關(guān)保密制度等，建立健全《檔案保管保密制度》、《檔案管理人員崗位職責》、《檔案庫房管理制度》等管理制度和責任追究制度，使檔案安全管理工作有章可循、責任到人、措施到位，檔案資料的收集、整理、歸檔、保存等規(guī)范有序。

（3）進一步加強硬件設施建設。檔案存放的硬件設施是做好安全管理工作的基礎，單位要不斷加大資金投入，建設更好的硬件設施，夯實檔案安全管理的硬件基礎。要建設高標準的庫房，并完善自動監(jiān)控報警、火災自動報警、溫度自動監(jiān)控等設備設施，達到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫、防光、防霉等“八防”的要求，并做到定期檢測維護，保證設備設施的安全可靠。要緊跟時代發(fā)展的步伐，增添計算機、掃描儀等現(xiàn)代信息設備，利用科技手段，提高檔案管理工作的信息化水平。

（4）進一步提高檔案的信息安全管理水平。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息安全是新時代檔案安全管理工作必須著重考慮和加強的一項工作。首先單位的計算機檔案信息管理工作要保證做到專人專機，計算機設立系統(tǒng)防火墻、訪問密碼，安裝必要的防病毒軟件，定期進行數(shù)據(jù)備份，并與外網(wǎng)做到物理隔絕。要組織技術(shù)人員不定期對使用的計算機進行安全檢查，保證計算機始終處于安全狀態(tài)，防止硬件損壞和泄密事件的發(fā)生。另外，保存的電子檔案資料，要制作紙質(zhì)文件進行安全備份，確保存儲安全。

（5）建立完善安全應急預案。為提高防范突發(fā)事件的應急能力，各單位要依據(jù)工作實際，按照“預防為主、檔案優(yōu)先、響應及時”的原則制定檔案管理應急預案。主要內(nèi)容包括組織保障、適應范圍、保障措施、處置程序、善后處置等，保證在各種突發(fā)事件發(fā)生時，都能做到應對有方，保障有力，檔案安全。每年依據(jù)應急預案不定期組織應急演練，根據(jù)演練的結(jié)果，不斷完善和豐富應急預案的內(nèi)容，提高應急防范效果。

4 結(jié)語

檔案的安全管理工作是一項管理性和服務性相結(jié)合的工作，做好這項工作，不僅要有完善的措施，合格的硬件，更要求從業(yè)者始終保持較高的思想素質(zhì)。并且，現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，給檔案的安全管理工作提出了更高的要求，數(shù)字化的管理模式最終會取代檔案的傳統(tǒng)管理模式，不斷研究檔案安全管理工作，及時提出有效的安全管理手段，對提高檔案安全管理工作水平，具有重要的現(xiàn)實意義。