物資采購結算實時與同步

歐陽慧娟

（中國航發湖南動力機械研究所，湖南 株洲 412002）

多年以來，供應部信息化水平較為落后，這在一定程度上影響了供應部的工作效率，對物資采購某些工作環節缺乏必要的監督和管控：計劃員開出入庫票后，物資是否及時入庫；物資入庫后，采購員是否及時辦理付款和結算；供應部物資臺賬是否與財務部存貨臺賬在同一時點的結存數據相符。上述問題造成了下列情況的發生：

（1）供應部與財務部在采購結算以及存貨核算方面缺乏必要的銜接，造成財務部存貨科目的會計數據無法真實地反映供應部采購以及倉儲業務的真實情況，影響了研究所的財務分析和財務決策工作的進行，同時也影響上級機關對研究所相關工作的評價。

（2）供應部無法獲得及時準確的采購結算數據，無法對采購人員的采購支付與結算實施有效的管理。由于無法及時獲得已報賬數據和未報賬數據，供應部采購員的報賬情況不能清晰地掌握，采購人員長期不結算報賬，使得經營管理和統計的數據不準確，導致一些廠商的賬款多年未結付，對誠信經營也帶來不利的影響。

通過管理創新課題項目的實施，完善物資采購結算和資金支付的流程。提升物資采購的管理水平，強化相關人員的責任意識和效率意識，提高工作質量。

1 實施途徑和主要辦法

供應部應完善制度與流程，明確責任，將每個采購任務從下達采購計劃一直到報賬完成的全過程的責任落實到人，對整個物資供應管理流程實施管理和監控。充分運用物資管理信息系統等現代化管理手段，財務任務做到數據化、規范化、標準化。為使供應部的管理更加精細化，采取了如下途徑：

（1）加強基礎管理。按照內控制度及風險管理的要求，認真查找管理工作中存在的缺陷與問題，分析問題存在的原因，制定切實可行的改進計劃，并按計劃認真整改，促進部門管理水平的提升，提高部門的工作質量和效率。

（2）與財務部討論協商，建立科學合理的業務流程和工作界面。多次與財務部趙愛專題討論會議，就物資采購解散和資金支付的流程以及部門之間的工作界面進行研討，建立起科學合理的工作流程和界面。配合財務部解決存貨科目的會計數據與倉庫物資臺賬不相符的問題：根據財務要求查找相關的出入庫票據，進行相關的賬務處理，核定暫估入庫數據。加強對暫估入庫的采購業務的監控，落實到相關的責任人，督促盡快報賬。

（3）逐步提升管理手段，完善采購管理工作。為完善物資供應管理工作，組織了多次采購管理自查工作，對歷年來所有采購項目從需求計劃的下達、招標競價流程、合同簽訂、物資驗收保管發放、報賬等整個流程進行檢查，對于發現的問題及時進行了整改完善。對于預付賬款進行了清查，責任落實到人，規定了處置期限。

（4）加強人員流動、完善內控機制。將一些能力較強的年青同志安排到主要業務工作崗位中，在實踐中提高能力，同時通過組織業務能力較強的員工介紹自己的工作經驗和方法，組織各類培訓活動來提高員工的業務素質。通過一段時間的運行來看，在提高年輕員工積極性、培養員工綜合性管理能力、各崗位人員形成有效互補等方面取得了良好的效果，辦事效率、執行力等方面均得到了提升，對廉潔風險的防控也起到了積極的作用。

（5）不斷完善績效考核機制。管理工作績效考核是完善管理，提高員工工作積極性的有效手段，把每個班組、每個崗位的工作都細化、優化、量化，及時填報，認真審核，盡量把每項工作都做到流程化、標準化，采購員的及時報賬情況，出入庫票的沖紅情況均納入部門的績效考核項目中，對及時報賬、準確申報暫估入庫等數據的采購人員予以獎勵。

2 取得的成績

①制度建設成績顯著，對于物資供應工作的各個流程都制定了相關管理制度并在執行中不斷得到完善；②主動服務用戶的意識得到增強，計劃員、核價員和采購員都提高了服務意識，激發了員工主動服務科研、服務用戶的積極性和創造性；③采購員的報賬效率得到顯著提升，暫估入庫數據得到了精準的控制，采購工作得以很好的量化；④管理信息系統的運用日趨成熟，自物資管理信息系統全面投入運行以來，各項管理日趨規范，數據統計的準確性，各項工作的可追溯性都得到了增強，業務人員對軟件的應用也日趨熟練，為有效做好物資供應管理工作鍛煉了隊伍，培養了人才，更提供了數據依據。