淺談事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)對策

郭小娟

摘 要：目前，我國的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)正在如火如荼的開展當中，現(xiàn)已取得十分顯著的成效。但在實踐過程中，也難免會暴露出很多的缺陷問題，如管理人員素質(zhì)水平不達標、信息化建設(shè)與實際情況相背離、先進技術(shù)設(shè)備應(yīng)用率低等等，基于此，本文主要對事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)對策進行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；民政局；數(shù)字化技術(shù)

前言

信息化時代的到來，各行各業(yè)的生產(chǎn)、工作效率都得到了顯著提高，與此同時，也對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高要求。目前，在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中仍存在較多缺陷問題，抑制著工作效率和水平的提升，故急需采取針對性措施加以解決。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位在我國的國民經(jīng)濟持續(xù)增長、社會和諧穩(wěn)定發(fā)展方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，而落實好檔案管理的信息化建設(shè)工作，對于社會事業(yè)的平穩(wěn)快速發(fā)展意義重大，可充分滿足人民群眾實際的發(fā)展需求。檔案記載了時代和歷史的進步，是促進社會健康發(fā)展的重要手段和工具。新時期背景下，要求事業(yè)單位通過信息化、數(shù)字化等方式，推進該工作的信息化建設(shè)進程。但從當前實際現(xiàn)狀來看，我國的事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，逐漸暴露出很多缺陷和不足，進而也使得該工作開展面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。而一旦實現(xiàn)了檔案管理工作的信息化，便可大幅度提升檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性，與此同時，也降低了管理人員的工作壓力和難度，工作質(zhì)量和效率也會隨之提高。基于上述情況，在當前的信息化社會，我國的各事業(yè)單位應(yīng)抓住機遇，推動檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展，節(jié)約工作時間和人員，以此為事業(yè)單位的又好又快發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

首先，事業(yè)單位中的部分檔案與日常生活中常見的檔案存在較大差別，例如，民政局中的很多檔案均與個人隱私息息相關(guān)，對數(shù)據(jù)安全性和完整性要求較高。為此，事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)重點關(guān)注該問題。但縱觀當前實際的發(fā)展現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)個別事業(yè)單位在實踐工作中，極易忽視上述提到的安全問題，進而對資料數(shù)據(jù)的完整性和安全性造成了極大威脅。究其根本，主要是因為單位的資料審查程序不夠完善和嚴格，進而也給犯罪分子留下了可乘之機，該問題應(yīng)引起事業(yè)單位的高度重視。其次，在當前的社會主義市場經(jīng)濟背景下，人們的職業(yè)選擇相對自由，越來越多的人均更加傾向于企業(yè)單位，甚至對事業(yè)單位存在一定的偏見，認為其工作模式較為單板和單一。在此情況下，也導(dǎo)致了事業(yè)單位招人難的問題，尤其是類似于檔案管理這種枯燥、乏味的工作，愿意嘗試的人更是少之又少，更不要說剛剛踏入社會的大學(xué)生。在很多事業(yè)單位中，剛加入的新人在任職一段時間后，很快便發(fā)現(xiàn)自己不適合這份工作，進而導(dǎo)致人員更換問題頻發(fā)，而這也將直接對檔案管理工工作秩序造成嚴重影響。最后，近年來，很多單位均開始推行“無紙化辦公”，但在此過程中卻出現(xiàn)很多問題，如信息化平臺的建設(shè)無法與文件形式和專業(yè)軟件相互匹配，該問題的出現(xiàn)直接導(dǎo)致工作效率難以穩(wěn)步提升。另外，管理人員在讀取文件的過程中，由于自身操作不規(guī)范，故直接導(dǎo)致文件丟失的問題，影響了管理工作質(zhì)量和效率的提升[2]。

3 提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)效率的有效途徑

3.1 完善管理工作制度

在我國當前的國情之下，相比于其他單位，事業(yè)單位具有一定的特殊性，其內(nèi)部的檔案管理部門其實是屬于一個邊緣化的機構(gòu)。我國的相關(guān)法律法規(guī)對事業(yè)單位的檔案管理工作做出了清晰、明確的規(guī)定，因此，事業(yè)單位在開展信息化建設(shè)工作的過程中，不管是任何程序均應(yīng)嚴格遵循國家法律法規(guī)來進行，從而真正做到有法可依，有章可循。基于上述情況，我國的各事業(yè)單位更應(yīng)該結(jié)合自身實際的發(fā)展狀況，制定出科學(xué)、合理的檔案管理工作制度，以此為信息化建設(shè)提供良好環(huán)境和便利條件。

3.2 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)教育和培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)內(nèi)容可包括，檔案管理制度、理論、技巧、注意事項等等，通過該方式，提升人員的專業(yè)水平和工作能力，使其逐漸掌握各種先進的信息技術(shù)。另外，還應(yīng)強化對人員的管理，制定出明確、合理的人員分工制度，以此確保檔案管理工作能夠有條不紊的順利推進。與此同時，由于事業(yè)單位檔案管理工作的離職率較高，故還應(yīng)落實好交接管理工作，以免對工作秩序造成不利影響，若單位的經(jīng)濟條件允許，還可適當?shù)奶岣呷藛T的工資待遇，以此吸引更多的應(yīng)屆大學(xué)生加入其中，為工作團增添新鮮血液。

3.3 加大先進設(shè)備和技術(shù)的投入力度

先進的技術(shù)和設(shè)備，是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要支撐和保障。不管是硬件還是軟件建設(shè)，均應(yīng)充分結(jié)合單位的發(fā)展實情來進行，并以此為基礎(chǔ)，制定出科學(xué)合理的管理方案。落實好權(quán)限設(shè)置，對先進設(shè)備的開發(fā)與利用進行合理規(guī)劃，最大限度的提升設(shè)備使用的兼容性。另外，基于上述提到的信息資料安全問題，單位還應(yīng)強化安全管理制度，如對于很多機密資料，應(yīng)要求管理人員禁止在外網(wǎng)環(huán)境下操作和讀取，以免信息被盜取和破壞，在此可充分借助各種先進技術(shù)的優(yōu)勢，提升管理工作質(zhì)量和效率，確保檔案的完整性和真實性。

另外，數(shù)字化也是檔案管理和保存的重要方式，在此過程中，事業(yè)單位應(yīng)借助各種先進技術(shù)和手段，將物質(zhì)化資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字化資源，最大限度的發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢。同時，還可建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，以此單位員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在此也可將數(shù)字化技術(shù)和原有的檔案管理辦法進行結(jié)合，實現(xiàn)兩者的優(yōu)勢互補，共同促進工作效率的提升。

3.4 積極引進信息化建設(shè)專業(yè)人才

事業(yè)單位若想全面推行檔案管理工作的信息化建設(shè)，還應(yīng)積極引入專業(yè)的信息化人才，以此實現(xiàn)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，與此同時，也更加有助于信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建，進一步提升該建設(shè)工作的安全性、簡便性和高效性。在信息化平臺建設(shè)過程中，應(yīng)完善的落實好測試工作，在確保其無任何失誤和漏洞之后才能開始正式使用。通過專業(yè)信息化建設(shè)人才的引入，可確保整個操作流程的合理性和規(guī)范性，達到改善和優(yōu)化工作效果的目的，更加有利于信息化檔案管理平臺自身優(yōu)勢和作用的充分發(fā)揮[3]。

3.5 完善監(jiān)督機制

通過對內(nèi)部監(jiān)督機制加以完善，可達到規(guī)范信息化建設(shè)行為的目的，同時也確保了各項操作均在合法的范圍之內(nèi)。合理的監(jiān)督制度還可大幅度提升檔案管理人員的工作積極性和熱情，激發(fā)其創(chuàng)新意識，使其在工作中不斷的糾正自己的錯誤行為，優(yōu)化工作流程，從而進一步確保檔案信息的完整性和安全性。另外，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還應(yīng)將外部監(jiān)督和內(nèi)部監(jiān)督進行有效結(jié)合，使兩者相互影響、相互補充，完美配合，及時的發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)過程中存在的不足和缺陷，并在第一時間加以矯正，如此更加有助于創(chuàng)建出一個安全、便捷、高效的檔案管理信息化平臺，并以此促進工作效率的提高，從而真正實現(xiàn)“無紙化辦公”。

結(jié)束語

綜上所述，本文主要對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性和現(xiàn)狀進行了分析，并提出幾點有效建議與措施。總之，面對當前信息化建設(shè)過程中存在的實際問題，事業(yè)單位應(yīng)不斷創(chuàng)新管理辦法，積極創(chuàng)建信息化管理平臺，提升人員的綜合素質(zhì)，以此為檔案管理工作質(zhì)量和效率得提升提供保障。

參考文獻

[1]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014，05：127-128.

[2]周晨.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)——以動物衛(wèi)生監(jiān)督部門為例[J].農(nóng)村經(jīng)濟與科技，2016，2703：167-168.

[3]謝星巧.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施及社會意義[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016，09：85.