基于辦公自動化環境下的醫院檔案管理探討

趙越

摘 要：隨著國家科技實力的提高，很多領域在發展過程中都有了明顯的突破。近年來，醫療領域的發展水平也有了明顯的提升，尤其在醫院檔案管理方面更是取得了不小的進步。由于傳統的檔案管理方式已經不能滿足現代社會發展的需要，在加上辦公自動化全面普及，如果醫療領域不緊跟時代步伐，對檔案管理方式和工作理念進行更新變革，那么不僅會為檔案管理工作的開展增加難度，還會在一定程度上阻礙醫療領域的發展。本篇文章就辦公自動化環境下醫院檔案管理方面的內容進行簡單的論述，并提出些許觀點，希望能對相關人士的研究有所幫助。

關鍵詞：辦公自動化；醫院；檔案；管理

檔案管理工作是各醫院運作過程中重要的部分，也是醫院平穩發展的必要條件。在近幾年的發展中，很多醫院為了提高檔案管理效率和質量，不僅會對管理工作中存在的不足之處進行及時的改進與完善，加強檔案管理隊伍的建設，同時還會合理的利用辦公自動化環境來簡化檔案管理流程，減輕檔案管理人員的工作壓力，以此來提高醫院檔案管理整體的水平。但是一些醫院在辦公自動化環境下開展檔案管理工作的時候，還是會由于一些因素的影響而出現問題，如工作人員專業水平欠缺或辦公設備出現故障等。所以需要醫院對檔案管理體系和注意事項進行進一步的完善。

1 辦公自動化環境下醫院檔案管理中存在的問題

1.1 電子檔案的保密性和安全性不強

由于辦公自動化環境下的檔案管理工作在開展過程中，主要依靠網絡技術來進行檔案的搜集、整理以及存儲工作，所以電子檔案的保密性和安全性會在一定程度上受到威脅。在保密性方面，由于網絡技術的發展與進步，很多不法分子通過網絡來盜取檔案信息或機密文件，從而來獲取經濟利潤或危害社會發展。所以醫院電子檔案的保密性會隨著網絡技術水平的提高而逐漸下降。如果檔案管理部門不加強電子檔案保密性的重視，或通過先進的保密技術對電子檔案加以管理，那么就會嚴重威脅醫院整體的發展。在安全性方面，由于現階段很多醫院在進行檔案管理工作的時候，都會將患者的檔案信息或資料以數據的形式存放在計算機或電子存儲設備中，這樣既方便檔案的查找，又方便檔案的管理。但是計算機或電子存儲設備會由于一些突發情況的影響，而導致其中的檔案信息收到損壞和丟失。如果相關管理人員沒有對檔案信息進行備份，那么就會給檔案管理工作的開展造成嚴重的阻礙，同時還會在一定程度上損害到患者的個人利益，降低醫院整體形象。

1.2 檔案管理人員綜合素質較差

由于辦公自動化環境下的檔案管理工作需要相關工作人員能夠掌握先進的管理技術、管理原則和管理理念等，同時還要對信息技術和電子技術等有一定的了解，這樣才能為檔案管理工作的開展奠定良好基礎。但是醫院檔案管理中會存在一些老員工，他們仍然保持傳統的管理方式。另外，一些員工還不能夠充分的掌握現代電子檔案管理方式，需要對其進行相應的培訓和指導。但是一些醫院不注重對檔案管理人員的培訓，所以間接的影響了檔案管理工作的開展。

1.3 醫院檔案管理不規范

醫院檔案管理的辦公自動化雖然給員工工作帶來了諸多便利之處，但同時也衍生出很多問題。這些問題的產生很大程度上是由于檔案管理缺乏規范、系統的管理標準。例如，隨著辦公自動化的發展，很多員工對重要的檔案信息進行了電子存檔，但是卻忽略了紙質原稿的保存。再如，在用打印機打印材料，傳真機傳輸與接收材料過程中，忽視原底稿，將復印件作為底稿存檔的現象很常見。也就是說，辦公自動化后，醫院電子化檔案管理實施方面缺乏健全、統一的標準，不利于檔案管理效率的提升。

2 提高辦公自動化環境下醫院檔案管理水平措施

2.1 加強網絡監管

在辦公自動化環境中，維護電子檔案管理的安全性，盡可能排除一切網絡安全隱患，提高電子檔案信息的客觀、真實性顯得尤為重要。這就要求，醫院要強化網絡安全系統建設，建立一個完整、系統、安全、可靠的信息化電子檔案網絡系統。具體來說，醫院可以通過加密網絡信息系統、使用防火墻、設置權限等方式減低網絡安全隱患，還檔案管理一個寧靜、真實的外在環境。例如，在檔案管理工作中，為了防止因人為惡意修改而造成重要文檔信息被破壞、丟失或盜用等，工作人員可以對重要文檔進行加密處理，或者進行權限設置，將不符合查詢與閱覽文檔的人排除在外，減少安全隱患。網絡監督的方式多種多樣，醫院要選擇適合自身的方式強化網絡監督。例如，可以對系統網頁進行設置，當不法分子訪問網頁時進行適度的攔截。

2.2 注重標準、規范管理

為提升醫院電子檔案管理效率，醫院檔案管理必須做到統一標準、規范管理。具體來說，可從以下三方面著手：第一，文書管理與電子檔案管理要做到統一標準。文書管理與檔案管理分屬于不同的管理部門，文書部門負責文檔前期工作，而檔案部門負責文檔接收、規整、管理等后期工作，但二者在管理上要規范體制，統一標準，這樣才能使二者相互配合，相互協調，共同服務于醫院管理工作開展。第二，制定規范、統一的檔案管理業務流程進行標準。辦公自動化環境中，醫院檔案管理必須要有嚴格、規范統一的管理流程與標準，以此來引導工作人員規范進行，提高電子檔案管理效率。第三，統一技術操作標準。電子檔案管理與紙質檔案管理不同，需要有統一的技術操作標準。

2.3 提升員工綜合素質

近年來，我國醫療衛生事業呈現出蓬勃發展的趨勢，與此同時，各式各樣的新技術、新內容正廣泛應用于醫院檔案管理中，這對檔案管理人員的綜合素質提出了嚴峻的挑戰。因此，針對當前檔案管理人員素質低的現象，醫院應強化對工作人員的培訓工作，循序漸進提升其綜合素質。具體來說，醫院應做到以下兩點：首先，把好檔案管理人才招聘關。人才招聘是醫院進行檔案人才管理的第一步，招聘人員要嚴格依照招聘流程，挑選理論扎實、經驗豐富、信息技術水平高的優秀人才充實檔案管理人才隊伍。在招聘中，要禁止“裙帶關系”，做到“任人唯賢”。其次，要強化對新人與老人的培訓。要對新人做入職前培訓，使其盡快上手，輕松投入工作。

3 結束語

如今，很多醫院在進行檔案管理工作的時候，都能充分的利用辦公自動化環境來提高檔案管理效率和水平。一些醫院還會對檔案管理方式和理念進行相應的調整，將更多的新技術、新設備應用到辦公業務中，以此來為醫院檔案管理工作的開展提供便利條件。但是仍然有一些醫院在進行檔案管理工作的過程中，不重視辦公自動化環境的利用，有些醫院仍然保持著傳統的檔案管理方式，既影響管理工作的開展，又阻礙醫院的可持續發展。所以在未來的發展中，各醫院應該善于利用辦公自動化方式來進行檔案管理工作，同時還要對檔案管理工作中存在的問題進行及時的處理，摒棄傳統老套的檔案管理方式。這樣才能在一定程度上提高醫院檔案管理效率和水平，讓辦公自動化發揮出真正的價值。

參考文獻

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