商鋪租賃及費用管理系統的規劃

文／吳畏

一、商業地產的時代屬性

1.1 研究背景

十八大以來，我國的經濟由高速發展轉變為高質量發展，房住不炒的思路改變使得開發商對于商業用地的自持比例大幅度提高。新零售新物種叢出不窮!由于土地性質的局限性倒逼開發商轉型。中國的城市化率到2016年底時為57.45%,預計到2020年達到60%。根據國際經驗，當城市化率達到70%前,城市化水平都會快速發展。這樣就導致大量的城市老城區和農村集體土地被政府收購，但部分城市相比發達國家的城市化率還是比較低，發展的時間也相對較短，一些行業的發展還處于初步發展階段，規模也比較小，所以仍然具有很廣的發展空間，這樣的發展空間對于商業地產的需求也是城市化進程中必然的路徑,截至2017年10月國內固定資產投資完成額已經達到51.78萬億元。

大量商業地產進入存量市場中，傳統的數據結構已經不能滿足市場對垂直數據的需求了，只有具備商鋪租賃及費用管理大數據整合能力的系統才能滿足市場對商業數據的需求。特別是在開發模塊和經濟模式方面，大量商業資產的招商、租賃和管理必須要依托于大數據的構建，開發商和投資商基于網絡平臺可以檢索到精準的垂直信息，可以基于平臺中的業態進行商業生態組合，可以建立基礎模型,得到預期收益數據。

1.2 屬性

近年來隨著供給側改革的不斷調整，商業地產行業想要獲得長足的發展，就只有提供更加符合新經濟的產品，這樣才能進一步滿足市場和新興業態的實際需求。商業地產作為經濟發展的物質保證，一直是促進國民經濟快速發展的基礎因素，選擇和租賃優質的商業地產會保證一個企業的高速發展。招商租賃管理系統是當下商業地產行業激烈競爭的產物，是獲取數據、保持和增加商業活力的一種技術創新，也是一種新型的管理方式。

我國商業地產現階段的特點總體上可以概括為“起步晚，發展快”這六個字，國內商業地產的發展是從2000年開始的，2003年以后進入了商業地產的第一個快速發展時期，2005年更是進入了商業地產發展的第一個高峰期，2012年以后，商業地產快速發展產生的一些隱患逐漸凸顯，商業地產進入了需求穩步發展的理性時期。

目前來說，國內外的商業地產招商租賃管理系統根據它們的特點可以分為三大類，分別是運營類型的系統、分析類型的系統和協作類型的系統。運營類系統只負責對各個前臺與后臺部門的管理；分析類系統是對于數據收集和分析統計方面比較注重，例如對于商家信息的收集，這點對于大型商業地產的招商往往有著非常重要的作用；協作類系統是把客戶反饋信息融合進來，通過多種方式獲得信息，進行統一的分析，所以總的來說協作類集合了運營類和分析類的特點，是對于商業地產招商租賃系統的管理水平的提高。但系統都處于低存儲狀態無法匯集到云端進行大數據分析，因此開發一種新的基于數據云的商鋪租賃及費用管理系統已經是一件迫在眉睫的事情了。同時本規劃系統還計劃基于數據云平臺向用戶提供各種數據的實時高效便捷的分級查詢、修改、增加、刪除、更新等管理，這一系列功能在保護隱私權的前提下可以大幅度降低管理成本,給投資商帶來超預期收益。

二、系統需求分析

2.1 系統總體需求分析

商鋪租賃及費用管理系統總功能用例圖如圖2-1所示。

如圖2-1所示，系統主要分為五大模塊，分別是商戶管理模塊、商鋪管理模塊、租賃管理模塊、費用管理模塊和通知管理模塊。商戶管理模塊又分為基本信息管理子模塊、登錄管理子模塊和授權管理子模塊；商鋪管理模塊包括商鋪信息維護子模塊、商鋪銷售管理子模塊和商鋪搜索子模塊和商鋪類型子模塊；租賃管理模塊包括租賃人員管理子模塊、租賃統計子模塊、合同管理子模塊和歷史記錄子模塊；費用管理模塊分為收入管理子模塊、支出管理子模塊、費用設置子模塊、費用明細子模塊和費用匯總子模塊；通知管理模塊包括欠費通知子模塊、臨時費通知子模塊和到期通知子模塊。

圖2-1 系統總體功能用例圖

在系統中，除了管理人員之外，本系統的主要用戶群有兩類，一個是商業資產的開發商，另一個就是商業資產的租賃者，也就是投資商，所以本系統的需求分析主要是對于兩大客戶進行的。

地產公司作為商業地產的提供者，對系統有著以下需求：

（1）地產公司首先能夠登錄系統，擁有一定的權限，其次作為客戶的一部分，地產公司需要登記自己的一些基本信息。

（2）地產公司能夠登記自己的商業地產信息，并對自己的信息進行實時更新，而且，地產公司也能夠以客戶的角度去查看別的地產公司的商業地產信息。

（3）地產公司把房產提交出去,對于租賃過程中涉及到的合同、租賃任務、以及每套商業地產歷史的租賃記錄都要有詳細的記載，方便查詢。

（4）對于合同期內的地產，如果快要到期了，系統自動更新提醒，這樣地產公司可以根據現在的市場數據對未來的規劃進行設計。

投資商作為商業地產的租賃方，對系統有著以下需求：

（1）投資方可以在系統中注冊，登記自己的基本信息，擁有查找房產信息的權限。

（2）投資方可以及時查看商業地產信息，對于即時更新數據能夠第一時間反映。

（3）租賃過程中提供的租賃合同、物業合同以及對于平臺的委托合同要能夠詳細的記載合同信息，必須具有極高的法律保證。

（4）到期能夠給與投資商自設提醒時段，可以與手機關聯，直接以短信的形式通知。

（5）當投資商遇到問題的時候，對于商業資產的反饋信息，能夠反饋給系統平臺和地產公司，能夠讓商業地產在平臺的監督下，合法的進行租賃轉換手續。

2.2 系統各功能模塊的需求分析

2.2.1 商戶管理功能分析

商戶管理模塊作為系統的基礎模塊，不僅記錄著投資商的信息，而且記錄著地產公司的信息，這些信息包括用戶實際名稱、用戶IP地址、用戶信用等級等等，這些信息能夠反映商業地產的歷史交易實際情況，反映投資商的實際信用，這樣的信息能夠在后期的了解中促進租賃合同的達成。

圖2-2 商戶管理模塊功能的用例圖

如圖2-2所示，商戶管理模塊作為系統的基礎模塊，記錄著商業地產的擁有者和使用者信息，基本信息管理模塊是記錄擁有者和使用者的基本信息，例如姓名、聯系方式、身份證號等；登錄管理模塊主要設置系統的登錄流程，系統的登錄角色大體上有兩種即管理員和用戶，用戶又可以分成地產公司和投資商；授權管理，是對于登錄到系統中用戶給予一定的操作權限，例如管理者，根據其級別的高低，給予從上到下的對于系統中各種信息的維護權限，而用戶，像地產公司，它可以維護自己的地產信息，同時也可以作為投資商查看別的地產公司的數據，而投資商因為其需要租賃商業地產，它只可以查看不同的商業地產數據，并通過系統平臺與地產公司進行商議，并在系統上進行最終的合同制定。

2.2.2 商鋪管理功能分析

商鋪管理模塊作為商鋪租賃及費用管理系統中的又一大基礎模塊，記錄著地產公司登記到系統中的所有商業地產的數據。商鋪管理模塊包括商鋪信息維護、商鋪銷售管理、商鋪搜索和商鋪類型，商鋪搜索包括基礎搜索和模糊搜索。

商鋪管理模塊功能的用例圖如圖2-3所示。

圖2-3 商鋪管理模塊功能的用例圖

系統的招商租賃核心就是商鋪管理模塊中的對象——商鋪。商鋪模塊中首先需要的就是能夠登記商鋪信息，對于商鋪的存在狀態變動后能夠進行實時的維護，增加、刪除、修改等操作能夠執行；其次，還未出售商鋪的如果需要出售，就需要指定商鋪的銷售流程；對于投資商來說，他們能夠搜索商鋪，可以通過系統提供的一些劃分進行基本搜索，如果商戶需要知道商鋪的狀態就可以進行模糊搜索，總體來說模糊搜索比較快捷，比基礎搜索迅速得多；同時對于商鋪的類型要進行管理，細分商鋪大小、房型、位置、價格包括歷史業態等信息。

圖2-4 商鋪管理模塊內部聯系圖

如圖2-4所示，商鋪類型記錄商鋪的基礎信息，屬于核心功能，商鋪信息維護、商鋪銷售管理和商鋪搜索功能都是圍繞著商鋪類型展開的。商鋪信息維護毋庸置疑就是對于商鋪信息進行修改，商鋪銷售管理就是設置銷售流程等信息，只有批準銷售的商鋪才會在商鋪搜索中被搜索到，所以商鋪搜索不僅要依賴商鋪信息，還需要商鋪銷售管理的信息。

2.2.3 租賃管理功能分析

租賃管理模塊作為連接投資商和地產公司的核心模塊，它起到不可或缺的作用，這是協調投資商和地產公司的模塊。租賃管理模塊包括租賃人員管理、租賃統計、合同管理和歷史記錄，其中的合同管理又分為租賃合同管理、物業合同管理和委托合同管理。

租賃管理模塊功能的用例圖如圖2-5所示。

圖2-5 租賃管理模塊功能的用例圖

在租賃管理模塊中，租賃人員管理子模塊是對在商鋪租賃及費用管理系統中租賃了商鋪的投資商和租賃出去商鋪的地產公司的信息統計；租賃統計子模塊是對于已租商鋪的統計，記錄了哪個商鋪是由哪個投資商租賃的；合同管理子模塊主要是分為三份，租賃合同就是投資商和地產公司之間簽訂的關于商鋪的租賃協議，物業合同是指例如商鋪的水電費、衛生費等物業管理方面的協議，最后的委托合同是商業地產管理平臺和地產公司的一種協議，規定系統平臺的責任和收益；歷史記錄投資商租賃過的商鋪以及地產公司對于投資商的評價，同時也記錄著商鋪被哪些投資商租賃過以及投資商對于商鋪及其地產公司的評價。

在租賃人員管理、租賃統計、合同管理和歷史記錄四個功能中，合同管理是最核心的也是最基礎的，合同管理是一種規范，規范著租賃雙方以及系統平臺的收益與責任，這樣合同的存在才使得三方能夠照章辦事，不會發生違約情況。

如2-6所示，合同作為其余部分的基礎，租賃記錄是在租賃過程中產生的實際記錄信息，租賃統計就是對租賃記錄進行統計的一個功能，統計后的數據伴隨著租賃記錄一起傳送給歷史記錄這樣就形成了租賃記錄的歷史信息，租賃人員就是在租賃記錄中獲取的數據，從而方便進行管理，最終的租賃人員管理信息也記錄到歷史記錄中。

2.2.4 費用管理功能分析

圖2-6 租賃管理模塊內部關系圖

費用管理模塊在系統中是非常重要的一個模塊，因為地產公司租賃房屋是為了獲利，招商租賃系統平臺的創建也是為了獲利，所以費用管理在整個系統的過程中就會顯得尤為重要，設計好這部分，地產公司才會提供更多的商業地產數據，同時招商租賃系統平臺也會獲得更多的收益。

費用管理模塊包括收入管理、支出管理、費用設置、費用匯總和費用明細五個功能模塊，具體的用例圖如2-7所示：

圖2-7 費用管理模塊功能的用例圖

如2-7所示，收入管理是對于商鋪在租賃過程中給地產公司帶來的收入的管理模塊；支出管理是地產公司在招商租賃過程中需要付出的物業費用、委托費用等相關費用的管理模塊；費用設置規定了系統中存在哪些費用，費用計算方式；費用的明細，可以讓地產公司明確總體費用的來龍去脈，讓收入與支出的費用自動列表，讓管理人員可以輕松進行統計；費用匯總是對于系統中產生的費用的一種匯總記錄，分為支出匯總和收入匯總。

如2-8所示，在費用管理模塊中，費用記錄是對于每筆費用產生的記載，而費用的產生又依賴于費用設置功能，只有存在于費用設置中的費用才會產生費用記錄，通過對于費用記錄的讀取，產生費用的匯總、費用的明細、費用的收入和支出。

2.2.5 通知管理功能分析

圖2-8 費用管理模塊聯系圖

通知管理模塊是系統中不可或缺的一部分，對于系統本身來說是系統功能客戶體驗交互的重要環節，公告功能可以幫助投資商和地產公司獲取更多的數據。

通知管理模塊包括欠費通知、臨時費通知和到期通知三個功能，具體的用例圖如2-9所示：

圖2-9 通知管理模塊用例圖

在通知管理模塊中，當預支付的費用不足，產生欠費，系統就會通知地產公司去繳費，超過一定時效的商鋪會被下線；臨時費通知，是對于系統中產生的臨時費用，例如系統中增加了新的功能，會增加地產公司的收入費用，或者是投資商與地產公司之間添加了臨時的費用，這些都算是臨時費用，系統就會通知費用的支付方；到期通知一般都是針對投資商的，投資商租用商鋪，會有一定的租借時間，一旦接近租賃時間，就會提醒投資商，重新簽訂租賃協議。

2.3 愿景

作為規劃的核心需求，本文對商鋪租賃及費用管理系統中各個模塊的需求進行了詳細的調研和分析，整體把握了系統在應用過程中所在地位，并且將系統詳細劃分為商戶管理模塊、商鋪管理模塊、租賃管理模塊、費用管理模塊和通知管理模塊及其下屬功能，并進行詳細的分析。希望能夠作為中國房地產業的從業者為行業帶來一些思考。