基于某公司運(yùn)用電子信息優(yōu)化現(xiàn)金管理的分析報(bào)告

廣州嶺南國(guó)際企業(yè)集團(tuán)有限公司 徐其蓉

隨著某集團(tuán)信息化建設(shè)逐步推進(jìn)，先后啟用了拜特資金系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、中央財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)，提升了集團(tuán)電子信息化水平。而直屬企業(yè)某公司通過(guò)組織力量，成功研發(fā)上線了易起行智慧旅游管理平臺(tái)、微商城、手機(jī)APP等一批信息化管理系統(tǒng)。同時(shí)，也開通了網(wǎng)上銀行、報(bào)賬易、微信、支付寶等一批現(xiàn)代化創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)資金結(jié)算工具，資金電子信息化程度越來(lái)越高。但是，現(xiàn)金管理模式仍通過(guò)“現(xiàn)金”科目進(jìn)行結(jié)算，屬于現(xiàn)金結(jié)算范疇的收付款業(yè)務(wù)，即現(xiàn)金收取后送存銀行，銀行支取現(xiàn)金后進(jìn)行發(fā)放，每日庫(kù)存盤點(diǎn)并進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)等全部是人工操作，工作量較大。通過(guò)對(duì)目前某公司現(xiàn)金管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，結(jié)合旅游業(yè)務(wù)特性，堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，借鑒同業(yè)現(xiàn)金管理經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化現(xiàn)金管理流程，提升品牌競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)股東利潤(rùn)最大化。

1 目前某公司現(xiàn)金管理現(xiàn)狀

現(xiàn)金是企業(yè)流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，企業(yè)現(xiàn)金的概念有狹義和廣義之分。狹義的現(xiàn)金是指企業(yè)的庫(kù)存現(xiàn)金，即是現(xiàn)鈔。一般會(huì)計(jì)上所說(shuō)的現(xiàn)金通常是指狹義的現(xiàn)金，包括庫(kù)存人民幣和外幣。目前某公司月末庫(kù)存現(xiàn)金高，報(bào)銷流程長(zhǎng)，現(xiàn)金支付集中、涉及現(xiàn)金報(bào)銷的項(xiàng)目多，但某公司總部沒(méi)有外幣現(xiàn)金庫(kù)存。

1.1 現(xiàn)金流項(xiàng)目眾多

某公司行業(yè)特性導(dǎo)致使用現(xiàn)金業(yè)務(wù)項(xiàng)目眾多。現(xiàn)金收入來(lái)源主要有游客現(xiàn)金繳納旅游款收入、租車收入、借支余款退回等。現(xiàn)金支出來(lái)源主要有領(lǐng)隊(duì)和導(dǎo)游帶團(tuán)現(xiàn)付借支、勞務(wù)費(fèi)、零星采購(gòu)借支、辦理簽證、交通費(fèi)、差旅費(fèi)、誤餐及導(dǎo)游補(bǔ)貼、路橋費(fèi)、臨時(shí)加油費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)及備用金等。

1.2 辦理現(xiàn)金報(bào)銷流程長(zhǎng)

目前某公司本部負(fù)責(zé)現(xiàn)金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員有7名，其中1樓導(dǎo)游報(bào)賬中心5名，專職服務(wù)公司領(lǐng)隊(duì)導(dǎo)游日常現(xiàn)金報(bào)賬業(yè)務(wù)；5樓財(cái)務(wù)總部2名，服務(wù)除導(dǎo)游報(bào)賬中心之外的公司現(xiàn)金報(bào)賬業(yè)務(wù)。每周現(xiàn)金需求額度大，一般要2次提現(xiàn)，且提前2天向銀行(不包括當(dāng)天)預(yù)約，且必須2人同行專車辦理提現(xiàn)業(yè)務(wù)。為了應(yīng)對(duì)頻繁的借支現(xiàn)金及報(bào)銷，在財(cái)務(wù)總部5樓及1樓導(dǎo)游報(bào)賬中心，分別采取了按報(bào)銷額度分流和提前預(yù)約叫號(hào)辦法。每當(dāng)旅游旺季，1樓導(dǎo)游領(lǐng)隊(duì)報(bào)賬中心不得不采取加班報(bào)銷措施，滿足公司業(yè)務(wù)需求。

1.3 會(huì)計(jì)核算及現(xiàn)金保管復(fù)雜

每天出納手工登記現(xiàn)金收支明細(xì)賬，大部分與會(huì)計(jì)記現(xiàn)金賬時(shí)間無(wú)法同步，當(dāng)天賬無(wú)法及時(shí)核對(duì)相符，但月底可勾稽核對(duì)一致。某公司5樓出納每天保管庫(kù)存現(xiàn)金，需在5點(diǎn)前盤點(diǎn)打包，以備合作銀行安保人員上門收存到銀行保險(xiǎn)柜，待第二天9點(diǎn)送回公司。而1樓導(dǎo)游報(bào)賬中心每天庫(kù)存現(xiàn)金一般保管在公司1樓保險(xiǎn)柜中，有4個(gè)保險(xiǎn)柜，專人專柜負(fù)責(zé)各自現(xiàn)金保管。

1.4 現(xiàn)金使用量大，庫(kù)存現(xiàn)金高

經(jīng)過(guò)梳理，在2013—2016年期間，某公司用于支付日常業(yè)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)金額度為5億元(占總報(bào)銷現(xiàn)金金額的77%)，月均提取現(xiàn)金額度約1100萬(wàn)元。另外，還通過(guò)多家銀行“報(bào)賬易”系統(tǒng)支付金額約1.50億元(占總報(bào)銷現(xiàn)金金額的23%)。由于現(xiàn)金使用的便利性，員工報(bào)銷領(lǐng)款習(xí)慣上仍是通過(guò)領(lǐng)取現(xiàn)金方式，不得不常備大額庫(kù)存現(xiàn)金。某公司月均庫(kù)存現(xiàn)金余額約300萬(wàn)元，這部分庫(kù)存冗余現(xiàn)金始終保存在公司保險(xiǎn)柜中，無(wú)法產(chǎn)生資金增值效益，也存在管理風(fēng)險(xiǎn)。

1.5 周邊游現(xiàn)金使用頻率較高

省外游導(dǎo)游領(lǐng)隊(duì)涉及現(xiàn)付也通過(guò)地接社進(jìn)行往來(lái)結(jié)算。省內(nèi)周邊游現(xiàn)付項(xiàng)目比較多(主要有路橋費(fèi)、加油費(fèi)、餐費(fèi)、住宿、景區(qū)景點(diǎn)門票等)，團(tuán)量大，一般以2～3天游為主，團(tuán)費(fèi)相對(duì)較低。由于尚未實(shí)現(xiàn)省內(nèi)全區(qū)域供應(yīng)商簽單掛賬，有些項(xiàng)目仍需要當(dāng)場(chǎng)現(xiàn)金結(jié)賬。導(dǎo)游領(lǐng)隊(duì)單團(tuán)現(xiàn)金借支額度從幾百到上千元不等，一般不超過(guò)2萬(wàn)元。同時(shí)，公司要求導(dǎo)游在回團(tuán)后5～7個(gè)工作日?qǐng)?bào)賬完畢，由于導(dǎo)游業(yè)務(wù)特性，一般導(dǎo)游會(huì)集中報(bào)銷現(xiàn)付及補(bǔ)貼情形。

2 某公司優(yōu)化庫(kù)存現(xiàn)金管理可行性分析

2.1 從實(shí)現(xiàn)股東利潤(rùn)最大化角度分析

股東利潤(rùn)最大化是資本市場(chǎng)所必須追求的，2016年某公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)顯示，投資理財(cái)收益約占利潤(rùn)總額的18%。從利潤(rùn)結(jié)構(gòu)來(lái)看，利用沉淀資金投資理財(cái)產(chǎn)生的收益，這是公司不可忽視的重要利潤(rùn)來(lái)源。

2.2 從現(xiàn)金持有成本角度分析

2.2.1 機(jī)會(huì)成本

現(xiàn)金作為企業(yè)的一項(xiàng)資金占用，是有代價(jià)的，這種代價(jià)就是它的資金成本。旅行社是持有現(xiàn)金比較充裕的行業(yè)。在目前市場(chǎng)環(huán)境下，銀行活期存款利息只有0.35%，而專項(xiàng)投資資金(如購(gòu)買國(guó)債、控股公司內(nèi)部資金歸集拆借、投資理財(cái)?shù)?的平均投資收益率在3.8%以上。如此巨大的利率差，說(shuō)明企業(yè)庫(kù)存現(xiàn)金存在較大的機(jī)會(huì)成本。

2.2.2 管理成本

企業(yè)日常持有大量現(xiàn)金, 會(huì)發(fā)生現(xiàn)金管理費(fèi)用和現(xiàn)金流失的風(fēng)險(xiǎn), 這些就構(gòu)成了現(xiàn)金的管理成本。隨著某公司營(yíng)收規(guī)模將逐年遞增，日常運(yùn)營(yíng)提取現(xiàn)金額度不斷增加，將儲(chǔ)備充裕現(xiàn)金滿足業(yè)務(wù)需求，管理環(huán)節(jié)增多，管理成本隨之上升。

2.2.3 短缺成本

現(xiàn)金短缺成本表現(xiàn)為企業(yè)因缺乏必要的現(xiàn)金，不能應(yīng)付日常業(yè)務(wù)開支所需, 而使企業(yè)蒙受損失或付出代價(jià)。在某公司表現(xiàn)為提取的現(xiàn)金額度，不能及時(shí)滿足日常業(yè)務(wù)及經(jīng)營(yíng)費(fèi)用支出而造成的損失，這種情形可通過(guò)優(yōu)化現(xiàn)金支付方式得到解決。

2.3 外部合作銀行的配套設(shè)施情況分析

某公司逐步推廣使用了多家銀行的“報(bào)賬易”系統(tǒng)，現(xiàn)金電子化水平得到提高。目前某公司全員擁有兩家發(fā)卡行的銀行卡。其中，中國(guó)銀行提供上門送取大額現(xiàn)金安保服務(wù)；另外一家浦東發(fā)展銀行在公司1樓安裝了銀行柜員機(jī)，一定程度上方便員工提取現(xiàn)金。

3 某公司優(yōu)化庫(kù)存現(xiàn)金管理目標(biāo)及應(yīng)對(duì)措施

通過(guò)梳理某公司眾多現(xiàn)金流項(xiàng)目，找到出現(xiàn)降低庫(kù)存現(xiàn)金管理過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)，通過(guò)電子化信息手段，進(jìn)一步優(yōu)化庫(kù)存現(xiàn)金管理作業(yè)流程。

3.1 對(duì)外部單位及個(gè)人付款

通過(guò)客戶正式書面銀行賬戶通知書，全部通過(guò)銀行劃轉(zhuǎn)支付或支票方式到對(duì)方單位賬戶、個(gè)人指定銀行卡上。如果存在委托個(gè)人收款的情形，需出具正式書面委托書。在日常對(duì)外現(xiàn)金支付環(huán)節(jié)，還可以鼓勵(lì)帶動(dòng)省內(nèi)周邊游導(dǎo)游領(lǐng)隊(duì)，盡量使用現(xiàn)代化電子支付工具(比如微信掃碼支付等)，避免攜帶大量現(xiàn)金發(fā)生意外風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 內(nèi)部日常現(xiàn)金報(bào)銷付款

針對(duì)一般事務(wù)性費(fèi)用報(bào)銷，比如交通費(fèi)、差旅費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)及業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，均可以委托合作銀行劃轉(zhuǎn)到公司統(tǒng)一指定員工個(gè)人銀行存款賬戶，節(jié)省現(xiàn)金使用量，原則上這部分業(yè)務(wù)出納不再使用現(xiàn)金報(bào)銷。針對(duì)一般事務(wù)性費(fèi)用報(bào)銷可以采取每周2～3次固定支付時(shí)間，如遇到緊急事務(wù)性用款可以隨時(shí)辦理轉(zhuǎn)賬支付或現(xiàn)金支付。

3.3 內(nèi)部業(yè)務(wù)性現(xiàn)金借支

一般旅游團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)必須使用現(xiàn)金的借支(主要指簽證借支、領(lǐng)隊(duì)及導(dǎo)游借支等)。其中在銀行每天柜員機(jī)提取現(xiàn)金額度內(nèi)(每天提現(xiàn)限額2萬(wàn)元)的團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)借支，根據(jù)優(yōu)化后的現(xiàn)金作業(yè)流程，由公司銀行直接劃轉(zhuǎn)到個(gè)人指定賬戶上自行提取。如果超過(guò)2萬(wàn)元團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)借支，則提前預(yù)約統(tǒng)一辦理提現(xiàn)業(yè)務(wù)。

3.4 營(yíng)業(yè)門店收款

從便捷服務(wù)客戶角度出發(fā)，如果收到現(xiàn)金團(tuán)款，按公司規(guī)定門店當(dāng)天必須送存指定銀行賬戶。公司通過(guò)鼓勵(lì)客戶采取便捷安全支付方式(包括銀行轉(zhuǎn)賬、信用卡、支付寶及微信支付等)，提高工作效率。

4 對(duì)加快優(yōu)化某旅行社現(xiàn)金管理工作的建議

4.1 優(yōu)化現(xiàn)金管理作業(yè)流程，合理測(cè)算日常現(xiàn)金持有總量

通過(guò)優(yōu)化日常現(xiàn)金支付方式，針對(duì)一般性事務(wù)性現(xiàn)金報(bào)銷，改變過(guò)去銀行提現(xiàn)支付方式，直接通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，減少每周提現(xiàn)頻率及庫(kù)存現(xiàn)金額度。建議某公司組織測(cè)算合理現(xiàn)金庫(kù)存量，逐步減少庫(kù)存現(xiàn)金額度。比如將月末庫(kù)存現(xiàn)金額度從300萬(wàn)元降低至100萬(wàn)元，減少約2/3現(xiàn)金庫(kù)存量。增加的銀行存款可用于其他方面以增加企業(yè)財(cái)富，提高現(xiàn)金利用效率，增強(qiáng)公司的盈利能力。

4.2 創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)與積極引導(dǎo)，將降本減費(fèi)工作落到實(shí)處

緊扣創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)年度工作主題，針對(duì)一般事務(wù)性現(xiàn)金報(bào)銷可采取銀行轉(zhuǎn)賬批量支付方式。一方面可減少會(huì)計(jì)與出納登記現(xiàn)金日記賬工作量，降低人工收鈔、點(diǎn)鈔、找零、存儲(chǔ)現(xiàn)金方面的工作，進(jìn)一步提高工作效率；另一方面通過(guò)優(yōu)化現(xiàn)金領(lǐng)款作業(yè)流程，進(jìn)一步降低用人成本。目前某公司財(cái)務(wù)總部從事現(xiàn)金業(yè)務(wù)崗有7人，按照2016年9級(jí)平均工資為標(biāo)準(zhǔn)測(cè)算，每?jī)?yōu)化或轉(zhuǎn)崗1人，可節(jié)約用人成本費(fèi)用約11.3萬(wàn)元/年/人(不包括社保、公積金等)，如果按照廣州2015年社會(huì)平均工資6764元為標(biāo)準(zhǔn)測(cè)算(不包括社保、公積金等)，也可節(jié)約用人成本費(fèi)用約8.8萬(wàn)元/年/人。建議某公司考慮按當(dāng)年降低用人成本費(fèi)用總額，提取適當(dāng)比例，用于獎(jiǎng)勵(lì)配合優(yōu)化現(xiàn)金作業(yè)的業(yè)務(wù)部門。在業(yè)務(wù)允許的范圍內(nèi)，鼓勵(lì)業(yè)務(wù)部門降低提現(xiàn)報(bào)銷額度，盡量通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付方式。

4.3 先試先行與規(guī)范運(yùn)營(yíng)，條件成熟時(shí)加快推廣實(shí)施

結(jié)合某公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)實(shí)際，重點(diǎn)梳理現(xiàn)金使用關(guān)鍵環(huán)節(jié)，積極論證可行性方案，制定優(yōu)化庫(kù)存現(xiàn)金管理操作流程，修訂現(xiàn)金管理制度，明確崗位職責(zé)。同時(shí)，采取定期與不定期檢查的手段進(jìn)行監(jiān)督檢查。某公司財(cái)務(wù)總部要加快推動(dòng)優(yōu)化5樓一般事務(wù)性費(fèi)用現(xiàn)金報(bào)銷流程。建議從后勤服務(wù)部門開展優(yōu)化現(xiàn)金庫(kù)存管理試點(diǎn)工作，先試先行，試點(diǎn)周期可以適當(dāng)縮短，但要溝通宣傳到位。雖然在推動(dòng)優(yōu)化導(dǎo)游現(xiàn)金報(bào)賬及借支工作存在一定難度，但也要不斷總結(jié)試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，待條件成熟時(shí)，在某公司總部及省內(nèi)分支機(jī)構(gòu)全面推廣降低庫(kù)存現(xiàn)金管理工作。

4.4 借鑒母公司及同業(yè)經(jīng)驗(yàn)，提升公司電子化現(xiàn)金管理水平

某公司財(cái)務(wù)部去年與某上市公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行了工作交流。從某上市公司了解到，該公司費(fèi)用報(bào)銷管理實(shí)施無(wú)現(xiàn)金管理，所有員工均不得借支，零星費(fèi)用支出由個(gè)人先墊支，后續(xù)進(jìn)行結(jié)算。通過(guò)線上費(fèi)用報(bào)銷模塊進(jìn)行申請(qǐng)及審批，再將紙質(zhì)申請(qǐng)及附件遞交財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對(duì)報(bào)銷。目前該公司的母公司通過(guò)OA辦公系統(tǒng)，實(shí)施了線上申請(qǐng)費(fèi)用及報(bào)銷審批，效果顯著。建議該公司可以結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，借鑒上市公司實(shí)施無(wú)現(xiàn)金管理經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)開發(fā)配套現(xiàn)金報(bào)銷管理系統(tǒng)，提升公司電子化現(xiàn)金管理水平。

4.5 降低現(xiàn)金管理風(fēng)險(xiǎn)，提升公司在旅游界競(jìng)爭(zhēng)力

通過(guò)實(shí)施優(yōu)化庫(kù)存現(xiàn)金管理工作，減少現(xiàn)金結(jié)算業(yè)務(wù)工作量，降低在收付過(guò)程中現(xiàn)金出現(xiàn)假鈔及差錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，也大大降低“庫(kù)存現(xiàn)金”額度及保管過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)，力爭(zhēng)做到出納少接觸現(xiàn)金，甚至不接觸現(xiàn)金，從根本上杜絕貪污挪用現(xiàn)金的情況出現(xiàn)。同時(shí)，某公司已并入某控股上市平臺(tái)，如果公司資金管理信息化水平再上一新臺(tái)階，一方面提升了公司服務(wù)素質(zhì)及公司形象；另一方面提高了企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，增強(qiáng)了公司在業(yè)界的競(jìng)爭(zhēng)能力。