企業檔案鑒定銷毀工作難點與對策

檔案的鑒定銷毀工作是企業檔案管理工作的一個重要環節。但檔案鑒定銷毀成了企業檔案工作中的“老大難”，對企業推進檔案信息化進程造成障礙。

1 企業檔案鑒定銷毀難的原因

1.1 企業對鑒定銷毀工作的不重視，怕擔責任。對于歸檔保存的檔案來說，大部分檔案最終要被銷毀。檔案具有不可再生性，企業面臨的檔案庫存矛盾再大，困難再多，與鑒定失誤相比，責任要小得多，這種求穩保守的思想直接影響檔案鑒定工作的開展。

1.2 國有企業缺乏效益觀念，不計成本。保管檔案需要多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等保管費用。隨著檔案數量的不斷增長，檔案庫容日趨飽和，檔案數量的無限增長與有限的保存能力之間產生矛盾，檔案鑒定銷毀工作應從長遠考慮，從效益出發。

1.3 新舊標準不統一，產生遺留問題。如會計檔案，財政部、國家檔案局1984年頒發的《會計檔案管理辦法》規定，會計憑證的保管期限為15年，其中，“涉及外事和對私改造的”會計憑證和賬簿要永久保存。1998年，修訂后的《會計檔案管理辦法》出臺，將會計憑證的保管期限統一規定為“15年”。在管理辦法修訂前的十多年中，大部分與國外有業務往來的企業對會計檔案保管期限的劃分標準尤其是對“涉及外事”普遍感到難以把握。有的單位從建廠設備、生產技術到所用原料都是從國外購買，產品也大部分銷往國外，認為本企業的會計檔案基本上都“涉外”，索性將會計檔案的保存期限統統定為“永久”；有的企業認為十幾年之后，會計檔案的利用率大大降低，無永遠保存必要，即使部分檔案歸檔時定的保管期限較短，還有銷毀前的鑒定這一程序來補救，就不加區別地將會計憑證的保管期限全部定為“15年”。前者將會計檔案全部永久保存，省略了“銷毀”這一工作環節，檔案數量只增不減；后者因為會計檔案歸檔時的鑒定簡單粗糙，對保存到期的檔案進行細致的鑒別，工作量太大，也造成了銷毀工作年復一年延遲。

1.4 缺乏科學的檔案價值評價體系，可操作性不強。在國家檔案行政管理部門制定的各類檔案管理辦法中，涉及檔案鑒定銷毀工作這一內容時，只籠統地規定“根據檔案的保管期限”、“按規定程序報批”，等等，在工作實踐中，往往感到現行標準缺乏可操作性。如，《會計檔案管理辦法》中明確規定了會計檔案的保管期限，但在執行中，如只按照保管期限進行檔案的鑒定與銷毀，而不考慮會計檔案可能涉及的債權債務、稅務等問題，勢必造成誤鑒。檔案鑒定工作需根據各單位的實際情況、保管檔案的成本等外在因素綜合考慮，要有一系列的綜合評價體系進行評估和測定。

1.5 檔案鑒定銷毀工作缺乏監管，無制度約束。在我國現行檔案管理法律規章中，沒有關于過期檔案不開展鑒定銷毀應追究責任的條文，致使檔案鑒定工作一直無法納入檔案管理的計劃之中。

2 企業檔案鑒定銷毀難的對策

2.1 成立專業機構，監督指導鑒定銷毀工作。由檔案行政管理機關、企業檔案部門以及業務部門組成檔案鑒定銷毀機構，專業從事鑒定銷毀工作，定期對企業過期檔案鑒定銷毀工作進行監督指導。把檔案的鑒定銷毀工作納入企業內控制度，每年按內控流程定期開展對過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中，明確規定各環節人員的工作職責和應承擔的權利和義務，通過程序的合理性、科學性，盡可能地減少人為因素對檔案鑒定銷毀工作產生的風險。

2.2 制定切實可行的歸檔范圍及保管期限，減少鑒定工作量。在制定歸檔范圍時，要廣泛征求意見，明確哪些文件不必歸檔，防止有文必檔。在科研檔案管理中，過去，集團檔案室一直保存著二級單位獲得集團先進的科研檔案，而此部分檔案在二級單位的檔案部門已有保存，不再列入集團公司的歸檔范圍。因此，制定切實可行的歸檔范圍及保管期限，以減少檔案的鑒定工作量。

2.3 對不同類型的檔案，采用不同的鑒定、處置方法。一是文書檔案的鑒定銷毀工作由檔案部門統一負責，業務部門責任人及兼職檔案人員共同參與，對銷毀清單逐一審查，經鑒定無誤后，簽字確認，按規定程序銷毀。二是會計檔案的鑒定銷毀工作由財務部門主責，財務總監、財務人員和檔案人員共同參與，按照《會計檔案管理辦法》的規定，同時，強調會計檔案涉及的債權、債務及稅務問題必須清理完畢，經鑒定無誤后，簽字確認，按照規定程序銷毀。三是基建檔案。近幾年來，企業兼并、重組改制工作不斷深入，當基建項目產權發生變化時，基建檔案也隨著資產所有權的改變，移交產權所屬單位。

（作者單位：中國平煤神馬集團 來稿日期：2012-04-12）