醫(yī)院電子檔案的整理與保護(hù)

電子檔案忠實(shí)地記錄著醫(yī)院發(fā)展歷程，是醫(yī)院發(fā)展最寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案信息資源的整理和保護(hù)，能提高醫(yī)院檔案管理水平，提升醫(yī)院職能部門(mén)的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

1 電子檔案的整理

電子檔案，簡(jiǎn)單地講，就是有保存價(jià)值的電子文件。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是人們?cè)谔幚硪话闶聞?wù)或交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的文書(shū)性電子文件；另一種是人們?cè)谏a(chǎn)或科研活動(dòng)中產(chǎn)生的技術(shù)性電子文件，如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）等生成的電子文件。

1.1 聲像檔案的整理。聲像檔案資料生動(dòng)記錄醫(yī)院的發(fā)展，是醫(yī)院電子檔案管理的重要組成部分。

1.1.1 照片檔案的整理。首先，醫(yī)院日常拍攝的照片應(yīng)及時(shí)整理移交，收集的照片像素?cái)?shù)需在500萬(wàn)以上，掃描照片的線數(shù)不低于600dpi。在分辨率不變的前提下，轉(zhuǎn)換成“TIFF”、“JPEG”格式。其次，在整理時(shí)，應(yīng)遵循“有利于保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用”的整理原則。依此原則，醫(yī)院照片的整理按其內(nèi)容大致可分為：院內(nèi)外活動(dòng)、會(huì)議、專(zhuān)科專(zhuān)家、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)考核等類(lèi)別，再一一對(duì)其建立相應(yīng)的電子文件夾分類(lèi)存儲(chǔ)以便日后查找。每月底，需從收集的各類(lèi)活動(dòng)照片中精選出一張并洗出，按類(lèi)別，分別以時(shí)間的先后順序進(jìn)行編號(hào)后歸入檔案相冊(cè)中，并注明時(shí)間、地點(diǎn)等基本信息，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合同步的整理。年終時(shí)，將日常整理分類(lèi)好的電子照片刻錄成DVD光盤(pán)，標(biāo)明年份備份保存。

1.1.2 錄像檔案的整理。醫(yī)院各項(xiàng)重大活動(dòng)、重要會(huì)議以及特殊病例手術(shù)內(nèi)容的記錄，很大一部分是由錄像來(lái)完成的。錄像資料的整理，一是要做到錄像資料傳輸?shù)募皶r(shí)性，每次錄制活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)把內(nèi)容傳入計(jì)算機(jī)，以免信息丟失。二是要做好錄像的剪輯工作。利用便捷的“Ulead VideoStudio”或?qū)I(yè)的“premiere pro”影像編輯軟件通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行剪輯制作。根據(jù)需要?jiǎng)h減信息，并對(duì)段落視頻進(jìn)行技術(shù)上的銜接，使錄像畫(huà)面內(nèi)容及語(yǔ)句保持流暢完整。三是標(biāo)明活動(dòng)信息。將已制作好的視頻刻入光盤(pán)并注明錄制時(shí)間及活動(dòng)內(nèi)容。四是要做好編目工作。將光盤(pán)按內(nèi)容分類(lèi)存放于光盤(pán)檔案夾中收藏。不同內(nèi)容的視頻分別按時(shí)間的先后順序編序，再依次按序號(hào)將活動(dòng)時(shí)間及內(nèi)容輸入電腦，編成電子目錄，便于日后查找和利用。

1.2 技術(shù)性電子文件。技術(shù)性電子文件在整理收集時(shí)，應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性及設(shè)計(jì)版本的限制性。通常情況下，高版本的設(shè)計(jì)軟件可以打開(kāi)低版本的設(shè)計(jì)軟件，反之，則不行。對(duì)此，在制作時(shí)，應(yīng)考慮到版本的兼容問(wèn)題，選擇適用范圍廣的版本制作。常用的技術(shù)性電子文件有“CorelDraw”、“Photoshop”等。整理此類(lèi)電子文件資料時(shí)，需將制作中使用到的原圖片、字體及文字內(nèi)容同制作原件一并存放于文件夾中進(jìn)行刻錄并注明時(shí)間、圖像內(nèi)容等信息。

2 電子檔案的保護(hù)

2.1 軟磁盤(pán)的保護(hù)

2.1.1 規(guī)范使用。為避免刻傷軟盤(pán)，應(yīng)使用軟鉛筆書(shū)寫(xiě)標(biāo)記；貼標(biāo)簽注意不能擋住磁頭窗或中心孔及索引孔；要避免在軟盤(pán)面上留下指紋，存放時(shí)需直立放置。

2.1.2 保管環(huán)境。軟磁盤(pán)需在無(wú)塵、避光、溫濕度適中的環(huán)境下存放。遠(yuǎn)離有腐蝕性氣體、有機(jī)溶劑以及帶有強(qiáng)磁場(chǎng)的地方。

2.1.3 加強(qiáng)病毒檢測(cè)。確保磁盤(pán)在無(wú)病毒的情況下并長(zhǎng)久置于保護(hù)的狀態(tài)下存放。

2.2 光盤(pán)的保護(hù)

2.2.1 規(guī)范排放。可直立放置光盤(pán)以防光盤(pán)翹曲，疊放不可超過(guò)10張。

2.2.2 清潔。當(dāng)光盤(pán)表面出現(xiàn)水汽凝結(jié)時(shí)，在使用前，應(yīng)取干凈柔軟的棉布將光盤(pán)表面輕輕擦拭，切勿使用含化學(xué)成分的溶劑，以免腐蝕光盤(pán)內(nèi)部的精度。

2.2.3 溫、濕度控制。過(guò)高的溫度會(huì)使光盤(pán)變形、氧化或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。一般控制溫度在14℃~24℃，相對(duì)濕度在40%～65%為宜，避光保存。

2.2.4 防磁。要注意遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，以免造成信號(hào)失落，破壞記錄信息，影響讀出效果。

2.3 電子檔案信息保護(hù)。基于電子檔案本身易修改、易刪除、易復(fù)制、易損壞等特點(diǎn)，電子檔案存檔前應(yīng)進(jìn)行多份拷貝，放置到信息相關(guān)部門(mén)進(jìn)行異地保存。還可利用對(duì)電子文件操作者的身份識(shí)別、訪問(wèn)權(quán)限控制等方式防止非法侵入，防止信息泄露。

（作者單位：河南省中醫(yī)院 來(lái)稿日期：2012-04-11）