學生檔案電子化管理探討

林 琳

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

紙質的學生檔案是學生個人信息的集成體，也是學生檔案管理工作的主體，由于學生檔案是反映學生個人成長經歷的重要依據，所以在學生檔案材料的形成、收集、歸檔過程中，都表現為“物質”流轉的形式，以至于在信息技術飛速發展的今天，牛皮紙里的檔案就變得“不合時宜”，對學生檔案的管理現狀提出了挑戰，檔案管理人員在傳統的管理經驗和形式的基礎上，實施學生檔案的電子化管理，建立高效快捷的學生檔案信息管理模式，發揮學生檔案的作用，實現價值。

一、學生檔案電子化的涵義

學生檔案電子化就是將學生檔案經過數字轉換將學生檔案內容記錄在計算機能夠閱讀的介質上，可以概括為：學生檔案+電子，是學生檔案管理部門有效利用現代信息和通訊技術，運用信息服務設施，對檔案利用者提供自動化的信息服務。學生檔案電子化最重要的內涵是建構一個跨越時間、地點的全天候的學生檔案信息服務體系，建立學生檔案管理部門與利用者之間的互動機制，通過電子化改變傳統的管理模式，使學生檔案的管理業務計算機化、網絡化，從而提高工作的效率。目前，學生檔案都是紙質載體形式的實體，不能被計算機識別，只有通過先進的信息技術，將物質形式的檔案轉化為數字形式的檔案，才能實現計算機對學生檔案的有效管理。

二、學生檔案電子化的先進性

（一）學生檔案電子化是時代發展趨勢

計算機網絡技術、數據庫和多媒體技術的發展，使檔案信息化建設形成了以數據為基礎，以網絡建設為中心的態勢，成為檔案管理的“寵兒”[1]。學生檔案伴隨互聯網技術和計算機技術的產生，形成一種新型的檔案信息形態。伴隨著信息管理的逐步完善，學生檔案管理勢必迎來重大的變革，這種變革關系著學生檔案的管理逐漸走向電子化,而學生檔案電子化管理的形態也順應了時代發展的需求。相比傳統的管理方式，學生檔案的電子化就顯示出強大的進步性，一方面在客觀上為先進的管理技術的產生和利用提供了基礎和空間，另一方面學生檔案電子化管理的內在動力推動了先進技術的應用，是電子化管理進步性的集中表現，是取代學生檔案傳統化管理的依據。

（二）學生檔案電子化可以傳承信息的記憶

學生檔案區別于其他檔案的最大特點就是根據學生畢業工作調配或新工作單位錄用等狀況，將其轉遞到用人單位或人才中心，這就形成了學生檔案的轉遞工作。檔案的轉遞是隨著學生的去向而流轉的，一般情況下，學生檔案不會滯留于學校檔案管理部門。這種“物流”的動態形式，表明了隨著畢業生的離校，學生檔案的管理權也將發生改變。檔案管理部門，對學生檔案進行數字信息的轉換，以數碼形式存儲于計算機等可識別的介質中，留存檔案管理部門。學生電子檔案與紙質檔案的區別在與記錄方式和載體形式的不同，但兩者在支撐學生檔案管理業務活動方面的功能是一樣的，檔案管理部門通過學生檔案的電子化實現傳承學生信息記憶管理的目標。

（三）學生檔案電子化管理的可行性探究

學生檔案以其獨具的與大學生活各種活動的伴生關系，以及所載信息的原始、真實的特殊性質，給學生檔案電子化管理蒙上了神秘的面紗，學生檔案電子化體現了現代檔案管理中的先進作用，同時，在管理中也存在一定的風險，因此，學生檔案的電子化管理必須區別于其他檔案，其可行性值得探討。

1.學生檔案電子化在現代檔案管理中的作用

(1)學生檔案電子化管理可以提高工作效率

與傳統的管理方式相比，學生檔案的電子化管理在學生檔案的收集、保管和利用等方面顯現出其內在的優勢。信息技術的飛速發展，使學生檔案不再以單一的紙質形式存在，而是形成以計算機、光盤等介質為信息載體的電子文件。不少地區和省份，通過招生管理系統完成了學生高考報名、體檢、錄取等工作，形成一系列的高中時期的電子檔案，可以通過網絡傳輸等形式完成收集工作。在檔案管理內部，檔案管理人員將學生檔案進行數字化加工，建立學生檔案數據庫，并進行整理、編目，形成反映學生檔案特征的目錄數據庫，存貯于不同的載體中，不但易于保存，還能方便查找，節約了人力、財力，降低了工作成本，提高了工作效率。

(2)學生檔案電子化的復用性

通過數字化的信息形式儲存于計算機或光盤等介質中的電子檔案，無論在計算機屏幕上顯示，還是打印在紙張上，都不會使它的信息受到損失和改變，在利用活動中不會破壞電子檔案信息的完整性和清晰度。重復利用對存儲電子檔案的載體（光盤）會產生一定的影響，但相對紙質載體的檔案實體，影響程度要小得多。利用者對電子檔案的利用過程可以隨著人的思維活動進行即興搜索，隨時調閱。特別是學生檔案信息與載體之間的可分離性，賦予了重復利用檔案的無窮無盡性。

(3)學生檔案電子化可提供優質服務

學生檔案電子化可以為利用者提供簡單快捷的檔案服務。學生檔案電子化來源于學生檔案，是學生檔案信息的存儲載體，對于載體有一定的獨立性，是一種動態；流，向著利用者的需要方向運動，具有特定的傳遞方向。與傳統的檔案管理相比較，打破了傳統利用在地域和時間的限制，只需要在計算機上打開電子檔案的貯存文件夾，通過顯示屏的直觀效應，借助所需軟件功能輸入關鍵詞，即可檢索到所需的檔案信息，由于電子檔案的動態特性，在很大程度上能夠滿足利用者多樣化的需求，優化了服務質量。

2.學生檔案電子化管理的風險性

(1)學生個人信息公開化的風險

電子檔案利用的特點是具有良好的共享性。學生檔案電子化后，一旦進入網絡，就可以在所有與網絡連接的計算機上查閱，不受地域和時間的限制。但是，學生電子檔案，意味著學生信息的公開化，而學生檔案所承載的個人信息，是自身人格權中的一項重要權利，檔案管理部門具有學生隱私權保護的責任[2]。在傳統的管理模式中，檔案的保管有固定的空間，檔案的查閱有特定的場所，是學生信息的控制方，無論是檔案資料的收集、保管還是利用，都是由信息控制人支配，對學生個人隱私給予保護。在信息技術逐日普及的今天，學生檔案電子化管理增加了檔案信息管理的難度，具有一定的風險性。

(2)計算機系統缺陷形成的風險

學生檔案電子化管理借助計算機系統功能，使學生信息的存儲存在很大的風險。在應用計算機管理的初期，檔案信息的存儲環境相對簡單，保護條件惡劣，存在檔案數據丟失的風險；隨著計算機系統功能的增多，所隱含的缺陷也為各種非法活動提供了機會，利用檔案系統自身存在的漏洞，繞過安全防護進行非法操作，導致檔案信息的泄露、破壞；在計算機系統建設過程中，保密意識薄弱，安全意識不強，對計算機系統里的檔案信息造成了極大威脅；計算機病毒對計算機系統的侵害，計算機操作人員、系統管理人員的知識陳舊、技術水平低下帶來的失誤都會造成學生信息的安全隱患。

(3)檔案信息傳輸過程的風險

學生檔案的電子信息安全涉及多種信息學科技術的應用，其中信息傳輸過程的不安全因素所造成信息安全隱患是不可避免的。學生檔案包含個人的隱私，更容易成為竊取的目標。學生檔案電子信息的接收、移交、利用等工作在一定情況下是借助網絡傳輸完成的，而傳送過程如果沒有經過加密等技術處理，很容易被不法分子竊取，造成數據流失、信息泄密的后果，甚至會侵害到個人利益[3]。隨著檔案利用者對電子檔案需求的凸顯，網絡安全問題對檔案信息的安全構成了極大的威脅。

3.學生檔案電子化管理的應用

學生檔案區別于其他類別檔案的特點是檔隨人走。學生檔案電子化管理可以傳承學生信息記憶，發揮檔案的“存史”功能，同時，電子檔案管理與利用又存在一定的風險性。學生檔案管理人員，不能因為電子檔案的先進性而一味追求檔案的電子化管理，也不能因為電子檔案管理的風險性而保持傳統的管理模式，不敢向電子化管理邁進，要通過行之有效的手段，使學生檔案的電子化管理得以很好的應用。

(1)建立組織機構監督電子文件的管理

學生檔案隨畢業生離校之后，加強學生電子檔案的管理。組建電子檔案管理工作小組，下設辦公室，由學生檔案管理部門兼任，主要履行功能：其一，巡查學生電子檔案的保管情況，統籌、協調、指導學生電子檔案的管理工作；其二，監督檢查電子檔案異地備份情況；其三，電子檔案提供利用盡可能采取“非在線提供利用”方式，不通過網絡在計算機上通過光盤、移動硬盤直接向利用者提供學生電子檔案進行閱讀，也可以向利用者提供電子檔案拷貝，但要控制權限，應視不同的利用對象和利用對象的不同需要而定；“在線提供利用”必須建立局域網且有比較完善的電子檔案管理系統，對電子檔案信息內容進行加密處理，并定期或不定期的檢查秘鑰的更換情況。

(2)保證學生電子檔案的質量

學生電子檔案促成其管理方式的重大變革，尤其是學生畢業離校，紙質檔案跟隨學生轉離學校，學生檔案的管理形成無紙化管理的態勢，學生檔案電子化更多的是取決于紙質檔案質量因素的支撐程度。一般情況下，電子檔案質量依賴于紙質檔案的質量，提高紙質檔案的質量必須做好檔案材料形成過程的前期控制，所有參與教師、學生本人在檔案材料的填寫、審核、蓋章等環節中，都實行質量管理，嚴格按照有關標準和要求完成。學生信息的填寫，注重字跡色素成分對字跡耐久性的影響程度，要保證檔案材料的清晰度。檔案管理部門監督檢查檔案材料形成的重點環節，保證接收檔案的質量，為學生檔案電子化奠定基礎。

(3)確保學生電子檔案信息的安全

檔案管理部門是保護學生個人信息的責任者，學生檔案電子化是實體檔案的延伸，是在計算機環境下完成的，要保護檔案信息資源及其計算機軟硬件和網絡系統不受各種有害因素的破壞，確保學生信息的保密性和完整性。學生信息可采取單機存儲，或使用光盤等介質進行異地存儲，減少人為或自然等不安全的因素對檔案信息的損害。通過拷貝加密和網絡保護等技術手段，保護檔案信息的安全。檔案信息安全保護不但要采取相應的技術手段，還需要通過更為規范的學生電子檔案管理和更為完善的法律法規來實現檔案信息的安全防護。

(4)完善的管理體制，維護運行安全

建立完整的管理體制，降低電子檔案的管理風險。電子檔案將牛皮紙里的檔案變成了學生檔案信息進行存儲和利用，在管理方面可依據傳統檔案的保護方法，針對電子化發展態勢將管理措施進行延伸和改造。電子檔案經過分類、整理后，存儲介質采用光盤，可以脫機管理、異地存放。在檔案利用方面，特定專用計算機進行檔案信息的瀏覽，慎重網絡傳輸利用，在電子檔案的接收和移交過程中，采用物理歸檔的方式，避免盲目、隨意地網絡傳輸。對于能夠作為公共資源公開查詢的檔案信息，可在校園網內作為信息資源共享。這樣既可以保護學生的個人隱私，又可以規避學生檔案信息在傳輸過程的風險。同時，投入一定的資金，配備先進的硬件設備，給予系統更新支持，減小計算機系統缺陷形成的風險，保證管理機制有效的運行。

總之，學生檔案以其獨具的與學生成長的伴生關系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質，占據不可替代的地位。使用電子化管理檔案信息，是社會進步的必然結果，實現學生檔案管理的電子化，要充分兼顧學生檔案的特點，深入分析與電子化相關的各方面情況及發展趨勢，尋求解決途徑，使學生檔案的管理既順應時代的發展，也在一定程度上保持學生檔案的固有特點，將先進的信息技術融入到自身的管理工作中，更好地適應社會的發展。