論提高辦公室文件檔案管理工作質量的有效對策

龍海艦

（保山市地方公路管理處辦公室，云南保山 678000）

在企事業單位日常運行過程中，辦公室的作用和地位愈發突出，其作為組織的重要組成部分，在組織發展道路上發揮著重要的價值。其中，文件檔案管理是辦公室的一項重要工作，在新時期，要注重提高辦公室文件檔案管理科學化水平，連接結構化與非結構化信息，對提高檔案管理成效起到了很好的作用。

1 提高辦公室文件檔案管理工作質量的重要性

文件檔案管理是企事業單位辦公室管理工作的重要組成部分，主要是日常工作過程中形成的技術數據、影像資料、財務基礎建設等各個部門的數據資料管理。隨著信息技術的發展，辦公室文件檔案管理不但要注重信息資源的共享，還要注重其合理利用。在檔案管理過程中，提高辦公室文件檔案管理工作質量，運用現代信息系統能夠實現實體檔案向數字化存儲的轉變，實現了管理方式的規范化發展，提高了辦公室文件檔案管理的工作效率。因此，明確辦公室文件檔案的特點，認清文件檔案管理工作的重要性，提出有針對性的措施來規范檔案管理工作，為企事業單位持續發展提供智力支撐。

2 提高辦公室文件檔案管理工作質量的有效對策

2.1 更新檔案管理理念，與時俱進

21世紀，由于信息技術的應用以及網絡的普及，辦公室工作方式發生了很大變化，辦公室信息的傳遞、展示也變得多元而豐富，工作理念和工作方式的變化必然影響到了辦公室檔案管理工作。然而，很多檔案管理人員的思想意識還停留在傳統的紙質檔案的整理上，保守著“文牘主義”，這對信息的收集和管理是很不利的。所以，當代的檔案管理人員，必須注意到時代的變化，及時更新思想，與時俱進，除了紙面信息，還要注意互聯網上多種渠道的信息的收集和整理、管理，將報刊等傳統媒介上的信息，和現代的論壇、qq群、微信公眾號、微博公眾號、網頁電子文檔等等需要收集和保留的與企事業單位相關的重要內容做好收集整理歸檔存儲等工作，促進辦公室檔案管理全面、科學、完備、實用。

2.2 加大辦公室文件檔案管理的投入力度

要提高公室文件檔案管理工作質量，就要加大各方面的投入力度。其中，物質的投入是重要的前提和基礎。檔案整理需要有專業的攝像機、計算機以及打印機、掃描儀等，這些現代化的管理設備是必備的設施，當然還有滅火器、去濕器、濕度測試儀器、消毒殺蟲設備等。比如，文件檔案中包含的會有照片檔案，照片檔案保存的要求要比紙質檔案的要求更高，這是由照片檔案的載體所決定的。在保存照片檔案的時候，要注意防火、防水和防潮，還要防日光以及紫外線等，檔案室的溫度要嚴格控制在25℃以下，濕度大約控制在30%～50%之間。對于那些照片檔案比較多的組織要配置相應溫恒濕柜，因為如果把檔案照片跟其他檔案混合放在一起，沒有達到相應的溫度和濕度要求，就可能會使一些照片變黃或者褪色，出現難以彌補的損失。從這點可以看出，要提高文件檔案管理成效就要加大資金投入力度，這是工作開展的基礎和保障。

2.3 加強檔案管理制度建設，提高管理規范性

辦公室檔案室是企事業單位的重要資產，加強檔案管理的規范性，實現檔案管理、使用的便捷程度十分重要。為了提高管理水平，建立健全良好的制度很必要。企事業單位應為辦公室檔案的管理部分、管理機構建立良好的日常管理制度，并監督其良好的實行，比如對檔案室內的檔案的陳列、歸檔、保存、調用、歸還等建立規范，監督執行，使檔案管理部門、機構高效有序運行；應為檔案管理部門、機構內部的各項有形的、無形的資產建立一定的使用、管理、養護制度，為辦公室檔案管理工作提供良好的物質基礎和環境保障；應為辦公室檔案的管理人員建立相關管理制度，將管理人員的任用、選拔、考核、培訓、進修等納入制度規范之中，加強監督和系統管理，提高檔案管理人員工作的規范性，也激勵其不斷進步，積極創新，以嚴謹、負責的工作態度全心投入到檔案管理工作中，促進辦公室檔案管理工作質量的有效提升。

2.4 加強信息化建設，實現管理軟件兼容

隨著信息時代的到來，信息化作業是辦公室文件檔案現代化管理的必然趨勢，也是提高管理工作質量的重要舉措。信息化管理是文件檔案的形成過程，而檔案又是信息化管理的成果。在辦公室文件檔案信息化管理過程中，出現了多種管理軟件。但是站在檔案管理工作的角度來說，新型的檔案管理軟件實現了管理內容的信息化，但是還存在一些不足之處。因此，辦公室文件檔案現代化管理要跟辦公自動化融合為一體，把歸檔工作納入檔案信息化系統中去，進行統一管理，避免形成環節與歸檔環節之間產生脫節行為。根據系統縱深化發展的需求，注重平臺化與智能化的發展。因此，要加強信息化建設就要注重軟件的兼容性。比如，在進行文件檔案資料分類存儲時，辦公室人員可利用信息管理系統、CAD/CAM系統、資源管理系統以及ERP系統等對管理軟件進行編程，并對文字類檔案和圖像類檔案進行自動識別，并儲存到相應檔案信息庫中，從而提高軟件的兼容性。

2.5 提高辦公室文件檔案管理職員的專業素養

作為辦公室文件檔案管理工作的實施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質對檔案工作的質量產生直接的影響。在現階段，要求檔案管理人員具備專業基礎知識和信息化素質，能夠運用辦公自動化軟件處理檔案資料。對于辦公室文件檔案業務主管領導來說，要注重專業人才的培養，只有不斷強化內部人員的綜合素質與知識結構，才能讓他們為檔案工作的開展服務。一方面，對新進人員進行專業基礎知識培訓。對于新入職的工作人員在上崗之前就要開展培訓工作，具體內容包括崗位的工作職責，具體工作流程，操作方式等。掌握各個門類檔案和各種載體檔案的管理方法、各個工作環節之間的聯系，提高培訓的針對性。另一方面，對在職人員進行再教育。可以聘請一些檔案管理方面的專家學者來傳授經驗，也可以組織人員參加檔案管理培訓班，制定措施通過多種途徑來提升他們的綜合素質，能夠用專業的業務知識改變傳統的文件檔案管理模式。

3 結語

綜上所述，作為企事業單位基礎管理的一部分，辦公室文件檔案管理逐步被提上日程，運用有效手段提高辦公室文件檔案工作質量，實現檔案價值不只是為了適應本單位檔案建設要求，也是為了適應國家文化建設方針的要求，進而為組織持續發展打下堅實的基礎，企事業單位應充分地認識到檔案管理的重要性，積極轉變觀念，與時俱進，加強制度建設，提高信息化水平，加強投入，提升人才素質，采用各手段促進辦公室檔案管理質量的提升和進步，促進企事業單位的長遠發展。

[1]張斌.新經濟時代的企業檔案管理[M].北京:中國檔案出版社,2015.

[2]嚴勁芬.淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].辦公室業務,2017(5):127.

[3]陳媚.當前教育信息化條件下的高校教學檔案管理探討[J].檔案與建設,2016（12）:79-80.

[4]黃銀蓮.淺談辦公室文書檔案管理的改革發展與創新[J].辦公室業務,2018(3):183-184.

[5]李丹.淺談如何做好文書檔案管理工作[J].南方企業家,2018(1):18.