高校檔案管理信息化建設的思考和探討

吳亞平

（長江大學工程技術學院，湖北荊州 434020）

高校檔案管理的信息化主要是利用信息技術，對高校檔案的收集、儲存、分享等進行信息化的管理，這也是當前高校檔案管理工作的重要趨勢，有助于提高高校檔案管理的水平，因此對高校檔案管理信息化建設的探討也具有十分現實的意義。

1 高校檔案管理信息化建設的意義

（1）有助于推動高校各項事業的發展。當前高校檔案在管理工作中跟信息化檔案管理的要求還存在一定的差距，信息化技術等不斷發展，給高校的各項事業都帶來了一定的變化，高校管理部門的工作方式也發生了重要的轉變。而檔案管理工作是高校諸多工作的基礎性工作，高校檔案管理的信息化建設，不但能提高高校檔案管理的效率和質量，同時也能夠更好地推動高校檔案管理工作為高校其他各項事業服務。

（2）有利于和檔案世界的信息化建設接軌。當前檔案管理的信息化已成為重要的趨勢，而我國高校檔案管理的信息化建設能夠更好地接軌世界檔案管理的潮流，進而不斷地提高高校的信息化水平，提高高校的整體信息化實力。

（3）更好地推動信息化社會的發展。隨著信息技術的不斷發展，推動了社會諸多行業的信息化建設，信息化時代已然到來，高校檔案管理信息化的建設不但能夠更好地推動高校教育工作的開展，對信息化社會的建設也具有十分積極的意義。

2 高校檔案管理信息化建設存在的問題

（1）對高校檔案管理信息化建設缺乏認識。當前部分高校在檔案管理工作中存在對高校檔案管理信息化建設認識不足的現象，這跟高校長期以來的傳統檔案管理思想有較大的關系，沒有認識到檔案管理工作對高校發展的積極意義，同時對高校檔案管理信息化建設的認識不足，導致在日常高校檔案管理工作中信息化建設不足，影響高校檔案管理信息化建設的進一步發展。

（2）高校檔案管理信息化建設的基礎設施薄弱。高校檔案管理信息化建設需要基礎設施的支持，這里的基礎設施包括軟件部分和硬件部分，硬件部分的基礎設施包括計算機、校園局域網、信息檔案處理系統等設施，而軟件部分更多是指具有信息化知識和技能的檔案管理人才。但是就當前很多高校的檔案管理現狀來看，硬件設施方面高校檔案管理工作的計算機等相關硬件設施配置不足，此外還有部分高校缺乏具備信息化技術的檔案管理人才，雖然一部分高校的硬件設施很好，但是缺乏檔案管理的信息化人才，造成硬件設施浪費的現象，這些現象的存在也反映出當前高校檔案管理工作中存在的不足。

（3）高校檔案館藏的數字化建設緩慢。高校檔案管理信息化建設的重要內容就是將高校的紙質檔案進行數字化保存和處理，但是由于當前高校檔案館藏數量較大，紙質檔案的數字化工作需要耗費大量的人力物力，周期也比較長，很多高校在高校檔案館藏的數字化方面投入不足，也造成高校檔案館藏的數字化進程緩慢。

（4）高校檔案管理信息化建設缺乏標準。當前高校檔案管理的信息化建設，大多數是高校根據自己的需求進行的檔案信息化建設，因此建設周期比較長，系統存在不完善的地方，這跟當前高校檔案管理信息化建設缺乏標準有很大的關系，不利于推動高校檔案管理信息化建設的完善。

3 高校檔案管理信息化建設的策略

（1）提高高校檔案管理信息化建設的認識。高校檔案管理信息化建設過程中，提高高校對檔案管理信息化建設的認識是非常重要的，首先要認識到高校檔案管理信息化對高校工作帶來的積極意義，對高校管理信息化建設的促進作用。其次要對高校檔案管理信息化建設本身有足夠的認識，對信息化在高校檔案管理工作中的應用原理和流程有準確的了解和把握。另外要重視公共服務型高校檔案管理信息化體系的建設，高校檔案管理信息化建設是為了師生更好的服務，因此要重視檔案管理的質量和效率。

（2）加大資金投入和技術投入。高校檔案管理的信息化建設需要較大的資金投入，在硬件設施的完善上，需要花費較多的資金，因此高校要加大資金投入，完善高校檔案管理信息化所需的硬件設施，檔案數據儲存服務器、圖文掃描設備、數碼相機等硬件設施應當完善。此外還要進一步完善檔案管理的信息化系統，近年來隨著信息技術的不斷發展，云計算、大數據等高科技手段的發展給高校檔案管理信息化建設提供了技術支持。云計算的技術可以應用于高校檔案管理信息化的儲存工作中，可以對大量的數據進行分析計算和儲存，而云盤作為一種新概念的儲存方式，具有十分明顯的特點，價格相對較低，虛擬化特征明顯，儲存能力非常強，并且十分靈活。

（3）推動高校檔案館藏數字化建設。高校檔案館藏建設是高校檔案管理信息化建設的基礎工作，高校應當提高對檔案館倉數字化的認識，轉變檔案管理的理念，積極的推動高校檔案館藏數字化建設，充分利用現代信息技術，改變傳統的檔案管理和查詢方式，進而為高校師生更好的服務。在高校檔案館藏數字化進程中，一方面要重視檔案資料的擴大和完善，另一方面要不斷地加強人力物力的投入，進而有效地推動高校檔案館藏數字化的建設和發展。

（4）重視高校檔案管理信息化人才。在信息化時代發展下的高校檔案管理工作具有許多現代化的操作，對于相關工作管理人員的計算機信息操作技術有著較高的要求。但是，在眾多高校檔案管理工作人員當中，既擁有專業的檔案管理知識同時又能熟練操作計算機網絡的人才屈指可數，這也意味著，高校檔案管理人員的專業素質有待進一步加強，提升相關工作人員的計算機信息技術掌握和實踐操作能力。時代進步的不斷推動，信息技術的應用和發展符合時代發展的主要潮流，因此，我們要想更好地適應互聯網時代的發展要求，對于相關專業的人才的培養具有十分關鍵的作用。在高校檔案管理工作信息化建設的推進過程中，高校檔案管理人員的檔案管理專業知識已經有所具備，重要的是加強對他們計算機信息操作知識的培養，不斷提高高校檔案管理人才的培訓力度，定期開展技術培訓工作，提高高校檔案管理工作人員的檔案信息化管理能力和服務意識。

4 結語

隨著信息化技術的不斷發展，高校檔案管理的信息化建設已經成為重要的發展趨勢，而當前高校檔案管理的信息化建設過程中，依然存在對高校檔案管理信息化建設缺乏認識、高校檔案管理信息化建設的基礎設施薄弱、高校檔案館藏的數字化建設緩慢、高校檔案管理信息化建設缺乏標準等問題，通過提高高校檔案管理信息化建設的認識、加大資金投入和技術投入、推動高校檔案館藏數字化建設、重視高校檔案管理信息化人才等措施，可以有效促進高校檔案管理信息化建設，進而更好地為高校師生服務。

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