信息時代檔案管理工作面臨的問題及措施

李丹

摘 要：隨著社會的進步和國民經(jīng)濟的發(fā)展，信息時代已經(jīng)逐步走入了我們的生活，現(xiàn)代計算機技術、通信技術以及互聯(lián)網(wǎng)技術等已經(jīng)被十分普遍的應用在了檔案管理等領域當中，這也給傳統(tǒng)形式的檔案管理工作形成了很大的沖擊。在這樣的大環(huán)境之下，檔案管理部門需要積極對檔案管理的新理念加以樹立，繼而更好的推動檔案管理工作的信息化建設，有效提升其網(wǎng)絡化、數(shù)據(jù)化以及系統(tǒng)化水平，讓檔案管理能夠更好的滿足目前信息社會高速發(fā)展的需求，促進檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。本文主要針對信息化時代檔案管理所面臨的問題以及相應的解決措施進行了簡要的探討。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）11（b）-0158-02

1 信息時代中檔案管理所面臨的問題

1.1 管理軟件問題

隨著現(xiàn)代計算機技術以及信息技術的發(fā)展，對檔案管理相關軟件的開發(fā)以及利用力度也在不斷的加大。雖然現(xiàn)有的管理軟件已經(jīng)能夠基本滿足相應的管理需求，不過就檔案管理工作信息化的發(fā)展態(tài)勢來說，還無法符合電子政務系統(tǒng)以及包公自動化所提出的要求。除此之外，大多數(shù)檔案管理部門所應用的計算機等辦公用品在型號和規(guī)格上不夠統(tǒng)一，所以在對檔案管理軟件加以開發(fā)和利用的過程當中經(jīng)常無法做到相互之間的良好協(xié)調(diào)，無法讓檔案信息呈現(xiàn)出應有的共享性，給檔案管理的信息化發(fā)展形成了阻礙。

1.2 規(guī)范化和標準化欠缺

檔案管理工作需要呈現(xiàn)出良好的規(guī)范化以及標準化特征，不過就目前的發(fā)展情況來說，其管理基礎性工作并沒有將這一特征表現(xiàn)出來。在對檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡加以建設的時候所呈現(xiàn)的形式和層次各有不同，信息管理工作在服務性、共享性等方面都無法呈現(xiàn)出較好的質(zhì)量，所以也就根本無從談及檔案信息資源的共享需求。因為各種因素的影響，讓系統(tǒng)軟件所呈現(xiàn)的可移植性比較差，一直也沒有形成一個較為統(tǒng)一的自動化標準，給檔案信息管理工作的信息化發(fā)展形成了阻礙。

1.3 保密性和安全性欠缺

在信息化時代當中，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)形式的手工作業(yè)逐漸轉(zhuǎn)化成為了電子檔案管理的方式。相比之下，電子檔案具有更強的可更改性，這也就給檔案的安全性以及完整性帶來了威脅。有些別有用心的人會利用網(wǎng)絡技術對檔案信息進行竊取或篡改，讓檔案信息面臨了被泄露或者破壞的風險。除此之外，因為電子檔案所具備的結(jié)構較為復雜，存儲的方式也比較多樣，如果遇到網(wǎng)絡攻擊、病毒等導致系統(tǒng)癱瘓，就非常可能會導致檔案信息遭受到損壞，甚至丟失，形成無法彌補的損失。

1.4 管理人員素質(zhì)問題

檔案管理工作人員是讓檔案管理工作實現(xiàn)信息化的關鍵。就我國目前各檔案管理機構來說，大多數(shù)檔案管理工作人員在傳統(tǒng)檔案管理知識的掌握上都比較優(yōu)秀，不過在信息化知識和素質(zhì)方面卻有較大的欠缺，特別是有些年紀較大的管理人員還沒有能夠適應現(xiàn)代網(wǎng)絡技術之下的工作環(huán)境，對計算機技術和網(wǎng)絡技術根本一無所知。行業(yè)內(nèi)缺乏既對現(xiàn)代計算機技術和網(wǎng)絡技術比較精通，同時還能夠良好掌握檔案管理工作相關專業(yè)知識和技能的綜合型人才。也就是說，檔案管理人員在綜合素質(zhì)方面普遍偏低，給檔案管理工作信息化的建設形成了嚴重的阻礙。

2 檔案管理所面臨問題的解決措施

在信息化時代之下，對檔案管理工作質(zhì)量的提升的方法主要包括以下幾種（圖1為檔案管理的具體流程）。

2.1 加強信息化建設

在信息化時代的背景之下，實施檔案管理信息化最為主要的目標在于讓檔案資源實現(xiàn)有效的共享，使得檔案所具備的價值發(fā)揮到最大化。而為了讓這個目標實現(xiàn)，最為重要的就是加強對檔案資源所實施的信息化建設。第一，需要結(jié)合信息技術對檔案信息形成自動化管理的模式，讓檔案和文件等都能夠達成一體化管理，繼而實現(xiàn)對檔案信息更為高速的檢索和應用。在面對具備不同載體的文件和檔案的時候，例如文字、圖像等事實數(shù)字化存儲，繼而結(jié)合多媒體技術以及計算機技術等對信息資源加以合成處理，構成一種圖文并茂的新型資源，讓檔案信息資源在表現(xiàn)形式上更加的多樣化。第二，利用計算機網(wǎng)絡讓檔案信息實現(xiàn)無時間和地域障礙的傳輸和交流，讓信息資源形成高度共享的優(yōu)質(zhì)模式。利用這樣的方式，不但能夠讓檔案信息視線海量存儲，同時還可以有效防止檔案老化以及人為破壞等問題的出現(xiàn)。

2.2 數(shù)據(jù)庫的構建

在信息時代當中，檔案所呈現(xiàn)的形式都是以數(shù)字作為主體，也就是數(shù)據(jù)信息，現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡也就成了對這些數(shù)據(jù)加以傳輸?shù)钠脚_和基礎，給檔案信息的高速傳遞帶來了可能性。而對于這些數(shù)字化信息的存儲就需要對數(shù)據(jù)庫加以構建，為檔案管理工作更加有序的開展提供保障。對于數(shù)據(jù)庫的設置不僅需要符合目前的網(wǎng)絡傳輸標準，同時還應該滿足于現(xiàn)代人的網(wǎng)絡閱讀習慣，貼合計算機對于數(shù)據(jù)信息在讀取方面的要求。除此之外，在對數(shù)據(jù)庫加以構建的時候一定要對檔案今后的發(fā)展情況做出考慮，對應用軟件的選擇需要具備前瞻性，繼而更好的滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。而在數(shù)據(jù)庫構建完成以后，需要針對其做出良好的維護和管理，從而確保數(shù)據(jù)信息所具備的安全性以及完整性。

2.3 安全保障體系構建

在信息化時代當中，對檔案實施信息化建設的速度在逐步加快，而隨之而來的是其安全問題，而為了給檔案信息所具備的安全性提供保障，需要設置與之相應的安全保障體系。應該主要包括兩個方面的內(nèi)容：檔案信息的存儲安全以及使用安全。在現(xiàn)信息化技術不斷發(fā)展的過程當中，讓信息競爭顯得更加激烈，這也給檔案安全構成了一定的威脅。而且在檔案信息的網(wǎng)絡化建設當中，對于信息技術的應用還不夠完善，讓系統(tǒng)所具備的安全性較弱。針對這一問題，需要積極提升檔案信息安全以及網(wǎng)絡安全意識，為有效防止一些非法用戶侵入檔案系統(tǒng)，需要利用相應的技術手段以及管理措施對系統(tǒng)加以完善，提升針對用戶身份認證的強度。與此同時，加大針對網(wǎng)絡系統(tǒng)所實施的監(jiān)督和控制，對殺毒軟件進行實施更新，盡量讓內(nèi)網(wǎng)跟外網(wǎng)之間隔離開來，還要對數(shù)據(jù)庫進行定期備份，從而為檔案信息的安全性提供保障。

2.4 人才培養(yǎng)的加強

對著檔案管理工作信息化發(fā)展態(tài)勢的不斷加強，給檔案管理人員也提出了較之以往更高的要求，不緊要對以往的管理知識形成良好的掌握，還要對現(xiàn)代信息技術具有較深的了解，切實提升自己對檔案信息加以開發(fā)等方面的能力，繼而真正讓檔案成為社會的重要財富，給現(xiàn)代社會的建設提供良好的服務。作為一名檔案管理工作人員，除了具備良好的事業(yè)心之外，還應該具有較強的責任感以及政治鑒別能力。檔案管理部門要積極加強對工作人員的培訓工作，繼而讓他們的專業(yè)知識儲備以及技能得到良好的提升，讓他們能夠在工作實踐當中更好的解決所遇到的問題，推動檔案管理工作的信息化發(fā)展。

3 結(jié)語

總而言之，隨著信息化時代的到來，檔案管理工作必須要適應時代的潮流，積極對現(xiàn)代計算機技術、通信技術以及互聯(lián)網(wǎng)技術加以良好的應用，讓檔案管理工作實現(xiàn)高度的信息化，為社會建設和發(fā)展形成助力。相關從業(yè)人員應該積極探索，對國內(nèi)外的先進管理經(jīng)驗加以借鑒，繼而與自己的工作實際相結(jié)合，在提升自我價值的同時，為檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)化做出自己的貢獻，為國民經(jīng)濟長期保持健康的發(fā)展注入源源不斷的動力。

參考文獻

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