大數據時代網絡協同辦公的思與行

□文/重慶市云陽教師進修學院 盧兆明 曾月光

信息技術飛速發展催生了大數據時代的不期而至。當下，我們生活在大數據的包裹之中，每個人既是大數據的享用者，也是大數據的生產者。僅以教師培訓為例，一次歷時幾天的短期培訓生成的數據就包括文字（如方案、簡報、總結）、圖片（如學員活動照片）、音頻（如班隊活動音樂）、視頻（如課堂實錄）多種形式，而且容量多達數十甚至上百G。人類每天的生產、生活、學習、工作產生的數據大得驚人，我們進入了名副其實的大數據時代。顯然，傳統手寫筆記的方式在海量信息面前顯得捉襟見肘。大數據促使人們必須用新的手段解決海量信息的存儲、分享和交流的問題。于是，人類進入了自動化辦公時代。

回顧自動化辦公時代歷經了兩次飛躍：一是辦公信息載體從原始紙質介質方式向電子比特方式的飛躍。二是收發文件從傳統的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。其中，第二次飛躍的實質就是網絡環境下的協同辦公。“為知筆記”就是一款很好的網絡協同辦公工具，它既能解決各種形式海量數據云端存儲的問題，也能解決大數據隨意分享、快速交流的問題。云陽教師進修學院管理團隊在培訓項目管理中反復實踐，借助“為知筆記”平臺建立“個人筆記”和“團隊筆記”，在工作中實時進行團隊協作交流，實現了培訓項目管理的集成化、模塊化、標準化和無紙化，著實提高了培訓管理的效率。

一、“集成化”作業

利用“為知筆記”的同步功能，讓處于終端前臺的個人作業及時與“為知筆記”的云端同步。系統的“消息中心”同時會把最新信息通知給加入“團隊筆記”的其他成員，只要是“團隊筆記”中的成員或領導均能方便查閱成員作業，且可以隨時修改并與云端同步。這樣，既增強了團隊成員間的工作透明度，又能隨時了解個人的工作進度。“為知筆記”這一功能把分散辦公轉變成了網上集中辦公，開啟了集成化作業，拉近了同事間的距離和提高了工作效率。

如在云陽教師進修學院開展的“‘國培計劃’——鄉村幼兒園教師送教下鄉”培訓項目中，實現了“為知筆記”對培訓項目在網絡環境下的集成化作業管理。由于該培訓項目來得太突然，上級主管部門又要求按時完成送培任務，培訓主管將“國培計劃”管理辦法、項目申報書、送教場所實況等資料放在“為知筆記”的“團隊筆記”相應項目欄目中，如圖1。項目管理團隊各成員利用個人終端系統進行集中研讀，并高效完成培訓實施方案，集中研討送教下鄉存在的具體問題與解決預案，確保了送教培訓的順利實施。

圖1 團隊筆記中的培訓項目

二、“模塊化”管理

模塊化管理主要體現在工作任務的模塊化與工作項目的模塊化。在工作任務模塊化的管理中，管理團隊各成員以個體身份加入團體，項目主管可將團隊任務分割，并把任務模塊分發到各成員，方便實現工作任務的模塊化；在工作項目模塊化的管理中，用“為知筆記”的文件夾功能，可將大項目分解成多個子項目模塊，管理團隊成員針對子項目各個擊破，從而實現工作項目的模塊化，也實現了網絡環境下的管理任務化繁為簡。

工作任務模塊化管理的案例：云陽教師進修學院開展的薄改工程小學語文聯片送教培訓，培訓場地簡陋，設施設備落后，組織管理難度極大。管理團隊自帶投影系統驅車前往送培地點，還要提前安排好管理者、培訓者、參訓者的食宿，以及協調好送培機構與各受培單位之間的關系。培訓主管將工作劃分為培訓聯絡、設備保障、后勤保障、過程管理、專家接待等任務模塊，并把各模塊的具體任務上傳到“為知筆記”的相應項目下。各個任務模塊管理者在“團隊筆記”指引下開展工作，并將各時段的工作完成情況在“團隊筆記”中實時更新，一來方便項目主管了解工作進展，及時設計后期工作方案；二來方便團隊成員相互關注，及時調整自己的工作方式與進度。網絡環境下的任務模塊化管理讓整個培訓組織精細透明，緊張有序。

工作項目模塊化管理的案例：云陽教師進修學院開展的2017年新任教師培訓，存在學科門類多，培訓周期長，管理難度大等問題。培訓管理團隊借助“為知筆記”實現了工作項目模塊化的網上協同辦公。培訓分三個階段，全體學員經過通識科目集中培訓和應用實踐分散研修兩個階段后，第三階段是分學科開展技能培訓，培訓主管把語文、數學、英語、物理等學科資料均以項目模塊形式呈現在“為知筆記”中，各學科項目負責人也把相應學科培訓管理的過程資料分欄目對應存放于“團隊筆記”中，實現了團隊內管理公開透明，管理者之間能及時相互借鑒管理經驗，增強了管理實效。

三、“標準化”接口

在培訓管理中，任務標準化有助于實現管理者“即到即用”。培訓項目是動態的，項目管理者也可以是動態的，而管理制度是靜態的，任務模塊一旦確定，任務單元也是靜態的。“為知筆記”就能很好地建立起人和事之間的一個動態與另一個動態、一個動態與一個靜態、一個靜態與另一個靜態之間的聯系，從而實現模塊化管理下的標準化接口。所謂標準化接口，如同一臺飲水機，只要進水口標準統一，無論是“娃哈哈”“冰點水”，還是“龍井源”“天師泉”桶裝水，均能對接飲水。做培訓管理也是一樣，要把培訓管理任務細分，讓任務模塊相對固定，標準統一，就可以方便借用“為知筆記”進行網絡化協同辦公高效管理。培訓過程中，如果張三有事走了，由于任務模塊固定，標準統一，李四就可以立即接替工作，培訓管理就實現了管理者“即到即用”。

如云陽教師進修學院2017年組織開展的云陽縣首批中小學音樂、體育轉崗教師培訓，由于學員都不是本專業畢業的，為了提升他們最基本的教學技能，培訓周期長達三個月。其間，培訓班主任、項目負責人、后勤服務人員因外出學習或扶貧支教等原因被多次抽走，但是，一點也沒影響培訓工作進程與質量。替補進來的對應管理人員只需及時進入“為知筆記”的“團隊筆記”中，了解培訓項目進展，閱讀任務模塊標準，不需要進行面對面的工作交接，便能很快清楚自己的工作，立即進入崗位角色，高質量完成培訓管理任務。

四、“無紙化”辦公

據悉，近幾年來，我國全年造紙消耗木材1000多萬立方米，進口木漿100多萬噸，進口紙漿400多萬噸，不但消耗了大量的原材料，還給環保添堵。教師培訓機構要走在時代聲音的前列，要利用現代計算機技術、網絡技術，并融合新的管理思想，推進無紙化辦公進程。

在移動辦公中，“為知筆記”可實現家庭電腦、辦公電腦、手機等終端設備與平臺云端大數據無縫銜接，能做到信息完全同步，突破了時空限制。因此，管理工作者不需要將文稿打印后帶出辦公室修改。

在工作匯報中，“為知筆記”的“消息中心”會自動提示團隊成員發布的文件消息，點擊即可展示發布者撰寫的各類方案、過程資料、工作總結，以及相互之間溝通交流的內容，如圖2。因此，管理團隊成員交流時不需要傳閱紙質材料。

在任務警示中，“為知筆記”提供了活動的 “桌面便簽”，能方便添加“電子便簽”和隱藏“電子便簽”，以提示個人工作進度與當前工作重點。而以前的辦公桌上，常擺設有近期工作提醒便簽，有的甚至把紙質便簽滿滿地貼在顯示器下面，影響桌面美觀，暴露辦公機密。

如在云陽教師進修學院2017年年度工作總結撰寫中，充分借助“為知筆記”的協同辦公功能，管理團隊成員把各自一年來的工作進行總結，直接在“團隊筆記”中撰寫、存儲、同步，摒棄以往的紙質傳閱，培訓主管直接在“團隊筆記”中統稿修訂，既提高了工作效率，又節省了辦公耗材。

在信息化時代，“為知筆記”只是眾多輔助辦公平臺之一，平臺是開放的，人是靈動的，二者深度融合，完全可以創造性地開展工作，實現高效辦公。馬云說：“改變世界的不是技術，而是技術背后的夢想和責任。”新時代教師培訓管理者要勇擔區域示范引領的責任，深度挖掘技術背后的管理理念，不負歷史使命，為實現教師教育管理現代化而努力！◇

圖2 團隊筆記中的溝通交流