高校檔案資源的開發與利用

楊 軍

（山西財經大學檔案館，山西太原 030006）

1 高校進行檔案資源開發與利用的重要性

我國自1977年全面恢復高等教育考試以來，教育體制幾經改革，不斷深入，高校檔案資源的管理和開發也越來越顯現出不可或缺的重要作用。尤其是傳統的高校檔案資源開發、利用的漏洞不斷顯現出來，難以再適應新時代的發展要求，也難以趕上當今社會的發展步伐。高校的檔案資源開發、利用管理工作的改革是必然的，當今高校多以科研型和教學型進行劃分，但無論高校傾向何種發展道路，都會以高校在發展進程中形成的檔案資源為借鑒、為導向，檔案館通過對館藏檔案資源的合理開發，能有效提高高校領導決策的正確率，實現檔案資源的利用價值。此外，學校以教師和學生的發展為中心，妥善保管全部教學過程檔案，同時加以利用、開發，定會為教師進行教學改革，創新人才培養模式，學生明確培養目標等提供有價值的參考。因此，加強高校檔案資源的開發、利用工作有其獨特的重要意義。

2 高校檔案資源工作存在的問題

我們看到，目前高校檔案資源工作處在較傳統的初期階段，存在技術性、邊緣化、專業人才缺乏、資金短缺等一系列問題，這些客觀問題的存在影響到檔案資源工作效用的發揮。

首先，對高校檔案資源的管理客觀上存在技術性問題。很多高校檔案管理沒有隨著信息化、電子化的發展而發展，仍處在傳統的管理方式下，高校檔案資源形式上以紙質材料為主，其存儲和管理更為傳統，多依靠工作人員的經驗進行，不僅儲存占用空間大，而且進行檢索、提取、開發、利用更是不方便，利用效率低下。很多紙質檔案處在長年封存狀態，從海量的紙質檔案信息中提取、歸納有用信息，仿若大海撈針，根本發揮不出資源應有的作用。紙質檔案檢索和開發的能力在大數據時代的電子檔案管理面前顯得蒼白無力，高校檔案資源工作想要走出困境，得到發展就不能固步自封，必須尋求創新，緊跟時代的潮流。

其次，傳統的高校檔案資源工作開展存在邊緣化問題。傳統的高校檔案資源管理工作被很多人認為是簡單的資料存儲工作，是附屬工作，檔案資源工作的重要性及其特殊意義得不到普遍的認可，高校領導和一些人員對檔案工作的固化觀念會影響檔案資源工作的創新和發展，使其只能處在邊緣化的境地。

第三，由于以往高校更多地把精力和目光投入到學校的科研和教學上，投入到它們產生的成果、效能上，往往忽視了高校檔案資源產生的重大效益，使得高校檔案資源開發、利用工作處在的不受重視的窘境，也使高校檔案工作的人才引入受到影響。檔案資源工作人員一般在高校得不到重視，工作條件、晉升通道也不及其他高校員工，導致更高層次的檔案資源開發和利用人才不僅不易引進，還在不斷的流失。現實中高校檔案資源工作人員評定職稱不易是多年存在的問題，這些實際問題難以解決，必然會使他們失去工作熱情，轉崗或過得過且過的生活，長期下去，難以實現檔案資源管理工作的創新，就更不用說檔案資源信息的再開發再創造和充分利用了。因此，高校檔案資源開發和利用工作中，人才資源的合理安排和積極引進也是改善現今檔案資源管理工作的必要條件和動力源泉。

第四，傳統的檔案資源開發工作較為分散，對于高校檔案而言是記錄多，分析少，且分析片面，不能完全體現出檔案資源的真正價值，此外， 檔案資源開發利用研究工作較多地集中在研究領域人員即研究檔案學相關學科的學者或學生身上，而實際從事檔案管理的工作人員則涉獵不多、不深。他們忙于應付日常瑣碎的常規工作，很難再有精力進行深入學習探討，勢必形成懂科研的不熟悉檔案實際操作應用，懂檔案管理的又不擅長搞科研的局面，最終結果是研究成果與實際工作脫節。

最后，現今高校檔案資源開發工作缺乏資金支持。沒有資金，引不來新進的管理技術，引不來專業的軟件，更引不來優秀的人才，此外，檔案館的升級改造，前期對檔案資源進行基礎性工作都需要資金支持。因此，轉變高校對檔案資源建設刻板觀念，致力于尋求高校資金的支持，也是順利進行檔案資源工作的一個必要條件。

3 加強高校檔案資源開發與利用的思路

3.1 充分利用現代技術攻克檔案資源管理技術難題

針對高校檔案資源開發和利用工作仍然以紙質檔案為基礎的現實情況，將電子檔案引入檔案資源管理工作是改革的一個突破口。電子檔案的發展依靠現代技術支撐，需要線上數據庫系統的建立與線下紙質檔案的完整對接。當然，電子檔案的引入并不意味著紙質檔案的消失，而是二者同時存在，取長補短，相輔相成，共同進行高校檔案資源管理工作。紙質檔案和電子檔案對高校檔案資源開發和利用工作的開展缺一不可，電子檔案具備檢索效率高，存儲量大，開發性強的優勢，但也存在較大的安全隱患，電子檔案倘若出現網絡故障或者軟件運行不暢的情況將更易出現安全事故。而紙質檔案能夠彌補電子檔案虛擬性強，不夠穩定的特點，為高校檔案資源留下不可替代的備份數據。現如今紙質檔案仍占主流的狀況，要求我們高校要加強對電子檔案的收集管理，使紙質檔案與電子檔案相互配合，減輕檔案資源工作人員工作負擔，集中精力進行高校檔案資源開發和利用工作，提高效率，促進高校檔案資源工作的快步運行。

3.2 將高校檔案資源建設工作放在突出重要的位置上

高校檔案資源建設邊緣化是普遍現象。檔案資源工作要想得到創新發展，必須明確檔案資源工作的重要性及其獨特意義。傳統的檔案資源工作把工作重心放在檔案的妥善保管和有限的利用上，缺乏積極開發利用的意識，使檔案資源工作難以真正實現其核心價值，因此，檔案資源工作人員只有從思想上徹底轉變，才能使這項工作煥發生機和活力。同時，高校領導也應提高對檔案資源工作的重視程度，若不能明確檔案資源的重要性及其對高校未來發展趨勢的重要意義，將導致檔案資源工作改革難以真正實現。

3.3 最大程度發揮高校檔案人員的主觀能動性

人的主觀能動性是各項工作順利開展的重要條件。高校檔案資源工作具有較強的專業性，需要檔案專業人員的參與和策劃，為檔案資源工作注入源源不斷的動力，活躍檔案資源工作氛圍。推動檔案專業人員進行傳統管理方式的變革，需要對以往人才管理機制進行變革，即變單一、機械為靈活、多樣且富有人性化，從而最大程度地發揮人的主觀能動性。需要建立起一套完整的人才獎勵機制，鼓勵檔案資源工作人員積極創造，勇于創新，從創造性工作中得到實惠。主動摒棄以往簡單重復勞動，開動腦力變被動工作為主動工作，創新工作。還要使其更容易在工作中獲得成就感和幸福感，從而避免高校檔案資源工作人才的流失，同時注重對專門研究人才的不斷補充，緩解高校檔案工作用人荒，素質低下的危機。

3.4 加快人才引進和培養力度

人才是各項工作順利進行的保障。高校在現有檔案工作人員總體不足、專業化水平偏低的情況下，可以采取多種措施引進專門人才。如采取招聘、聘用方式選拔高水平人才；適當提高待遇吸引人才；放寬進入“門檻”挽留人才等辦法，用優越的條件和一同做事業的決心吸引更高級人才的加入。當然，對現有檔案工作人員的培訓提高要同期進行。面對新鮮事物，新的挑戰，要鼓勵員工不畏困難，主動、積極地適應大環境的變化，“走出去”，學習同行先進的檔案資源建設經驗；“請進來”，邀請相關專業領域專家學者講學，從理論上提高對工作的認識，從實踐中檢驗所學，從創新中體驗成功，促進工作人員積極工作的動力。

除此以外，高校檔案資源工作缺乏資金的支撐也難以順利運轉，要爭取高校領導的大力支持，為檔案館（室）建設以及新技術的引入創造有利條件。

綜上所述，在大數據時代，高校檔案各項工作也要緊緊跟上時代的步伐，讓檔案資源得到充分利用和開發，讓它的價值真正體現出來，為高校的未來發展，乃至教育事業發展提供更為重要的借鑒意義。