加大城建檔案收集力度 保證進(jìn)館檔案質(zhì)量

陳紅

（云南昭通市城建檔案館，云南昭通 657000）

近年來,隨著昭通城市建設(shè)的飛速發(fā)展，城建檔案的作用越來越明顯地體現(xiàn)出來，在這種形勢下，要更好地為城市建設(shè)服務(wù)，就迫使我們城建檔案工作者要不斷收集門類齊全、種類眾多的城建檔案。保證進(jìn)館質(zhì)量，豐富館藏已成為我城建檔案工作者所面臨的課題。為此，筆者根據(jù)昭通城建檔案工作的實(shí)際談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

1 我市城建檔案接收工作和進(jìn)館質(zhì)量存在的問題

隨著城市化進(jìn)程的加快和城市現(xiàn)代化水平的提高，城建檔案將顯得越來越重要。工程竣工檔案的接收工作和進(jìn)館質(zhì)量卻存在著以下幾個(gè)方面的問題。

1.1 宣傳力度不夠，對(duì)城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

由于工作中宣傳的內(nèi)容不生動(dòng)、形式較單一，使得一些建設(shè)單位存在重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象，也就是只重視工程建設(shè)，輕視檔案的建立，只重視施工過程中的工程進(jìn)度，輕視文件資料的管理，從根本上沒把檔案管理提到正常工作范圍，沒有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制，沒有專職的檔案人員。

1.2 對(duì)城建檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠，檔案人員素質(zhì)有待提高

工程建設(shè)過程，是一個(gè)內(nèi)涵十分豐富的社會(huì)活動(dòng)，這就決定了建設(shè)工程檔案具有復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性。目前對(duì)建設(shè)單位、施工單位的工程檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠，指導(dǎo)不深入，業(yè)務(wù)跟蹤服務(wù)不到位，給竣工檔案的收集工作帶來一定的難度。

1.3 執(zhí)法不嚴(yán)，依法治檔力度不夠，進(jìn)館檔案受到限制

目前我們有很多執(zhí)法依據(jù)，如《中華人民共和國檔案法》《工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《城市建設(shè)檔案管理歸定》等，然而實(shí)際工作中對(duì)違反檔案法規(guī)的行為要么查處不力，要么不承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，以致影響了檔案法律法規(guī)的權(quán)威和尊嚴(yán)，進(jìn)館檔案的種類、數(shù)量也受限制。

1.4 從檔案接收的質(zhì)量來看，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有待加強(qiáng)

我們?cè)诠ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)，很多單位上報(bào)的文字檔案對(duì)施工過程中記錄的各項(xiàng)內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確，有的還存在漏項(xiàng)、缺項(xiàng)、簽章手續(xù)不全，一些上報(bào)的原始材料，還存在復(fù)印件代替原件、使用圓珠筆進(jìn)行多份復(fù)寫、紙張質(zhì)量不符合要求、上報(bào)的材料污損嚴(yán)重、裝訂的次序顛倒；建設(shè)工程竣工圖編制不規(guī)范，圖面不清，變更內(nèi)容不準(zhǔn)確；聲像檔案（照片、錄音帶、錄像帶）很多沒有詳細(xì)的文字說明，拍攝的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等項(xiàng)目未填寫。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，勢必導(dǎo)致建設(shè)工程檔案不能真實(shí)反映整個(gè)建設(shè)過程，喪失了工程檔案的重要依據(jù)和憑證作用，使得進(jìn)館檔案的質(zhì)量受到影響。

2 針對(duì)以上存在的問題，我們采取的措施

2.1 加強(qiáng)城建檔案宣傳，增強(qiáng)城建檔案意識(shí)

我們要大力宣傳 《中華人民共和國檔案法》《工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《云南省城建檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，通過上街宣傳、散發(fā)材料，知識(shí)競賽，訂閱報(bào)刊、雜志、舉行圖文展板等多種形式，宣傳什么是城建檔案以及城建檔案在城市建設(shè)中的作用，提高廣大建設(shè)工作者和市民的城建檔案意識(shí)，使他們能了解和支持城建檔案工作。我館曾舉辦兩次攝影比賽和一次影展，從中收集到了許多歷史的、珍貴的照片，也通過電視臺(tái)播放了《云南省城建檔案管理規(guī)定》，取得了較好的效果。2006年9月，云南省第八屆少數(shù)民族運(yùn)動(dòng)會(huì)在我市舉行，按市政府指示，由我館主辦“2006昭通名特商品交易會(huì)”城建專題展廳，以文字、圖片、規(guī)劃設(shè)計(jì)模型等展示“十五”期間城建工作取得的成績，展望“十一五”規(guī)劃前景，為今后北部新區(qū)的開發(fā)及招商引資工作奠定了基礎(chǔ)。

2.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工程檔案管理人員素質(zhì)

要使工程竣工檔案順利進(jìn)館，就得加強(qiáng)對(duì)建設(shè)單位、施工單位的工程檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)堅(jiān)持以“貫徹城建檔案法規(guī)為主導(dǎo)，學(xué)習(xí)檔案知識(shí)為基礎(chǔ)，規(guī)范操作技能為重點(diǎn)，全面提高素質(zhì)為根本”的辦學(xué)指導(dǎo)思想。培訓(xùn)內(nèi)容可以是《城建檔案管理法規(guī)》《城建檔案工作概論》《驗(yàn)收備案工作對(duì)檔案資料的要求》《檔案鑒定與收集的基本要求》等課程。通過培訓(xùn)，提高他們的檔案意識(shí)，了解建設(shè)工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設(shè)工程檔案分類及整理方法等，明確各自在收集整理檔案過程中所肩負(fù)的重任。2007年9月6日至7日，我館就成功地舉辦了一期工程建設(shè)檔案管理培訓(xùn)班，有近百人參加培訓(xùn)，他們是各縣區(qū)建設(shè)局城建檔案管理人員，從事房地產(chǎn)開發(fā)、工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的檔案管理人員，建設(shè)單位負(fù)責(zé)工程檔案管理的人員。通過這次培訓(xùn)，進(jìn)一步提高了工程建設(shè)檔案工作者的業(yè)務(wù)水平，規(guī)范了工程建設(shè)檔案的收集整理和歸檔工作，為昭通各縣區(qū)城建檔案的健康發(fā)展奠定了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。

2.3 加大執(zhí)法力度，確保工程檔案順利進(jìn)館

1998年實(shí)行了多年的城建檔案保證金被取消，工程檔案保證金的取消，意味著城建檔案工作由經(jīng)濟(jì)手段轉(zhuǎn)為依法治檔。《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第17條規(guī)定：建設(shè)單位在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，未向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案的，處以1萬元以上10萬元以下的罰款。2001年7月4日修改的建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》以及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中明確規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案。以上規(guī)定為城建檔案管理機(jī)關(guān)對(duì)不及時(shí)移交檔案的建設(shè)單位進(jìn)行行政處罰提供了法律依據(jù)，不及時(shí)移交檔案是違法行為，應(yīng)受到罰款的行政處罰。所以，我們要運(yùn)用法律武器，依法治檔,加大檔案的收集力度，豐富我們的館藏。

2.4 加大城建檔案收集力度的同時(shí)，嚴(yán)把進(jìn)館檔案質(zhì)量關(guān)

我們加大了城建檔案收集力度，豐富了館藏，還得把好進(jìn)館檔案質(zhì)量關(guān)。這就要求我們按工程進(jìn)度，深入到施工現(xiàn)場，與建設(shè)單位檔案人員一起對(duì)照《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，從案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，案卷的分類編號(hào)和檢索工具的編制等方面進(jìn)行詳細(xì)指導(dǎo)，明確進(jìn)館檔案的質(zhì)量要求和移交檔案應(yīng)注意的事項(xiàng)，要求他們工程檔案要原件歸檔；文件內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確；工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，要字跡清楚，圖樣清晰；竣工圖要規(guī)范，做到文、圖、物相符；照片檔案的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容要完善。從源頭上保證了竣工檔案報(bào)送的質(zhì)量，確保檔案的完整性和成套性。對(duì)質(zhì)量不高的或不符合質(zhì)量要求的檔案案卷，我們要進(jìn)行專門指導(dǎo)，按要求及時(shí)整改，從而保證了進(jìn)館檔案的質(zhì)量。

總之，為適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的需要，充分發(fā)揮城建檔案的作用，城建檔案部門必須加強(qiáng)建設(shè)工程竣工檔案管理，保證建設(shè)工程竣工檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。因此，我們?cè)谪S富館藏的同時(shí)，一定要保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量，使案卷中存在的問題都解決在進(jìn)館之前。只有這樣，才能便于今后檔案的管理工作，才能更好地為城市的規(guī)劃、建設(shè)提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]尚曉麗.對(duì)檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理的若干思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017(11)：99-100.

[2]王云鵬.工程檔案的信息化建設(shè)[J].信息安全與技術(shù),2015(3):115-116.

[3]高宇靜.檔案信息化建設(shè)與檔案管理淺思[J].人力資源管理,2015(3):59-61.

[4]陳晉.檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].中外企業(yè)家,2014(12):88-89.