淺談教育信息化背景下中職學校電子檔案的管理

張 欣

（福建商貿學校，福建福州 350007）

2017年8月教育部發布的《關于進一步推進職業教育信息化發展的指導意見》明確指出，到2020年，90%以上的職業院校建成不低于《職業院校數字校園建設規范》要求的數字校園，加快管理服務平臺建設與應用。[1]在國家全面推進職業教育信息化發展的要求下，中職學校檔案管理必須要及時跟緊步伐，打破傳統管理模式，全面推進與完善檔案管理信息化。

1 中職學校電子檔案管理的現狀分析

為加強管理信息化，提高工作效率，很多中職學校已使用OA辦公系統。以我校為例，現使用的OA辦公系統是集行政、教學、科研、學生、財務、后勤以及檔案管理于一體的辦公平臺，通過該平臺的應用很大程度上提高學校管理效能。但由于檔案的特殊性，在實現檔案信息化過程中仍然存在一些問題。

1.1 電子檔案的安全性得不到有效保障。首先，在中職校中，檔案管理系統多依附在OA學校辦公管理系統之中，隨著技術的不斷進步更新，則OA學校辦公管理系統也將不斷升級、改版。一旦系統維護人員操作不當，很有可能出現電子檔案遺失的情況；其次，用戶安全意識不高。例如個別老師短時間離開座位，登錄的OA賬號沒有及時注銷，一旦電腦被他人使用，則有泄密風險；再次，依托于計算機網絡的電子文檔管理系統有很大的不穩定因素，例如計算機硬盤損壞，計算機遭受黑客攻擊和病毒威脅等，一旦檔案管理人員的計算機出現任何一項問題，將帶來不可挽回的損失。

1.2 現有檔案管理系統功能比較薄弱。首先，各門類電子檔案得不到有效管理。在中職學校中，檔案管理人員所接收的資料是集圖、文、聲像于一體的不同種類不同介質的檔案材料，這些不同種類的檔案在實現信息化過程中管理和存儲方面往往會形成雜亂無章的局面，既不便于整合也不便于查詢，如何將不同介質不同種類的檔案有序歸整在電子檔案管理平臺中，這是當前中職學校電子檔案管理面臨的一個問題；其次，電子檔案的處理時效性問題。文件在閱辦處理過程中，由于實行“誰負責，誰接收”原則，收文部門將電子文檔發送到各個責任部門的負責人后，承辦人在處理文件中，經常出現一份文件延緩閱知或處理后忘記及時轉交檔案管理人員，導致文件掛在某處無法及時歸檔，而檔案管理人員對正在進行中的文件情況又無從知曉，在編號、整理查閱時造成不便。

1.3 檔案管理人員業務水平有待提升。現有檔案管理人員對黨務行政類比較熟悉，對其他門類檔案的管理往往也是一知半解，甚至是無所了解，無法有效的對其他門類檔案進行規范管理。

1.4 電子檔案的權威性遭遇挑戰。現階段無紙化辦已被廣泛應用于各類企事業單位中，無紙化辦公的應用，形成了大量的電子檔案。與紙質檔案比，這類電子檔案雖然在使用過程中提高了工作效率，但目前電子公章的使用卻未能達到“一文一章”，即很多單位的電子來文在落款處都未見公章，這在文件利用上存在很大弊端。例如，一些單位通知學校相關人員參與培訓的事務性電子來文，在文中提及培訓的的費用本應作為學校報銷的憑證，而因其文末并未見簽章，在報銷過程中難以作為有力憑證。只能后續聯系來文單位再次傳真帶有公章的原文或者掃描件。這就大大減緩了工作效率。

2 中職學校電子檔案管理發展對策

為了有效解決電子檔案在管理中存在的問題，確保電子檔案的安全、科學、規范、并能有效的提供利用，結合檔案管理工作實際，筆者認為可以通過采取以下方法解決：

2.1 建章立制，規范管理

2.1.1 建立健全現有的檔案管理歸檔制度。中職校應參照國家有關文件制定出本校的《電子文件歸檔管理辦法》，并根據該辦法提請信息集成系統的編制人員在對系統的設計和運行過程中加入一整套科學、合理、嚴密的電子檔案管理程序。

2.1.2 加強對電子文檔工作的管理，使檔案管理走向科學化、規范化軌道。首先，從每一個環節填補電子文檔信息安全漏洞，在電子檔案管理平臺中設定重要文件在生成后進行自動備份到專門加密的獨立文檔中的功能，并且在系統升級改版時要保證與各類形式的電子檔案能夠兼容；其次，設置OA學校辦公管理系統在使用過程中若原頁面或鼠標在規定時間內沒有變化或移動，則自動注銷賬號的功能，防止因用戶離開時文檔信息被他人看到；再次，全面實施信息安全等級保護制度，制定方案，建立多層次網絡與信息安全技術防護體系，構建可信、可控、可查的網絡與信息安全技術防護環境，提高網絡與信息安全應急處置能力。[2]最大限度的減少黑客和病毒侵入計算機從而破壞電子文件的風險。

2.2 勤練內功，提升檔案管理技能

現有的電子檔案管理要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學知識理論并且要懂得運用現代信息技術，具備較高的計算機和網絡應用能力。因此，首先檔案管理人員要注重自學和參加專業培訓，提升自身的業務能力與素質；其次，要在全校范圍內進行教職工信息技術的培訓，聘請具有檔案信息化管理專業知識的人才到學校中進行專業培訓，讓所有的教職工都能對相關的電子文檔進行處理并能夠清晰的認識到檔案工作的重要性，提高其檔案意識，加強其信息化知識水平。

2.3 順應時勢，推進檔案管理系統的升級換代

為了能更好的解決電子檔案的處理時效性問題，首先，檔案管理人員要對不同種類的檔案進行分類標引和有效管理，根據學校的自身情況構建不同種類的存儲模塊，并聯系程序開發人員能夠根據自己的設定進行檔案管理系統的升級，使得不同種類的檔案能夠有條理的管理起來，方便查找利用；其次，增設電子檔案管理系統中“監督提醒”功能，開放檔案工作人員對文檔流程的實時監控權限，如果文件沒有及時閱辦或者已閱辦的文件在固定時間內沒有轉交下一步，則系統不斷發出提醒信號，避免文檔被遺忘長期掛起影響歸檔。

2.4 創設條件，樹立電子檔案的法律地位

為了能更好解決電子檔案的權威性問題，首先，根據《中華人民共和國電子簽章條例》第二章第六條規定，滿足下列條件的電子簽章具有與其他形式的簽名、簽字或蓋章同樣的效力：一是可以確認使用人身份；二是能夠證實該電子簽章由使用人獨有；三是簽署后的電子簽章和數據電文不可篡改。[3]在電子文檔大量流通使用的形勢下，首先各部門要加大電子簽章普及使用力度，保障其電子文檔具有法律效力；其次，雖然紙質檔案與電子檔案相比在查找、保管上有一些不足之處，但是作為原始文檔卻更具權威性。因此檔案管理人員應堅持重要檔案的“雙套制”保管，即紙質存檔一套，電子檔存檔一套，各上級來文單位尤其是沒有使用電子簽章的單位，一定要同時將紙質文檔下發到各個執行單位，以便保障其文檔的權威性，方便下發部門的使用。

中職學校檔案管理信息化建設是中職院校實現“數字化”校園的重要組成部分。中職院校唯有跟緊科學技術的發展方向，創新檔案管理方式，充實檔案信息資源，提升檔案管理信息化水平，才能更好的滿足廣大師生的日益增長的精神文化生活需要和學校創先爭優的需要！