檔案數字化管理與社會誠信檔案管理的建議

劉波

摘 要：在檔案信息化管理過程中，應構建檔案信息資源體系，實現檔案信息的資源共享；由實體檔案信息轉變為虛擬檔案信息；加強內控完善網絡，提高檔案管理信息安全水平；引進人才，利用高科技手段提升檔案管理的科技內涵。在社會誠信檔案管理中，應加強誠信道德宣傳教育，塑造良好的誠信氛圍；完善誠信檔案管理機構，整合誠信檔案信息資源；重視誠信檔案管理法規制度建設，實現依法管理；加強社會監督，建立與完善獎懲機制。

關鍵詞：檔案管理 社會誠信檔案 數字化管理

中圖分類號：G420 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）11（c）-0239-02

中國已進入“互聯網+”時代。在檔案管理過程中，應逐漸脫離傳統的工作思維和工作模式，實現檔案數據管理的升級和轉型。即借助“互聯網+”強大的推動力，根據各自單位不同的性質、需要和工作范疇，優化線上檔案數據管理，盡可能根據不同需要給予個性化服務，進一步突出檔案數據管理工作的作用，促進檔案數字化管理模式的發展。同時，社會誠信檔案管理是推動構建和諧社會的重要基礎，然而我國社會誠信檔案管理體系仍不健全，需要進一步完善與發展。為此，筆者闡述檔案數字化管理與社會誠信檔案管理建議如下。

1 檔案數字化管理的建議

1.1 構建檔案信息資源體系，實現檔案信息的資源共享

在互聯網環境中，為了增強檔案信息資源的開發、利用效果，必須建立一個能使檔案信息資源互通、互聯的檔案信息資源體系，這有利于實現檔案信息資源的可持續發展。首先，按照行業將檔案信息資源進行分類，綜合、整理、開發各個行業的檔案信息資源，構建行業性的檔案信息資源體系，分別為本行業提供服務。其次，以各級檔案管理部門為中心，建立區域性的檔案信息資源綜合管理體系，不斷整合本區域檔案信息資源并統一利用，實現區域性檔案信息資源共享。最后，綜合運用各種現代化的信息處理、管理技術，構建檔案信息數據庫，科學、合理、有效地開發和利用檔案信息，同時通過互聯網互相聯通各地檔案信息數據庫，全面實現檔案信息的資源共享，降低檔案管理人員的勞動強度和檔案管理工作的運行費用，使檔案信息的開發、利用實現質的飛躍。

1.2 實體檔案信息轉變為虛擬檔案信息

在互聯網背景下，檔案應實行信息化管理，采集和管理信息資源均應通過無紙化操作來完成，不能采用傳統的紙質檔案管理。對于原本采用紙質材料進行記錄、保存的實體信息，應通過現代化的數據采集技術轉換成虛擬化的信息。

在信息分類管理上，不再使用傳統的書架，而是使用計算機軟件和數據庫系統等先進的現代化手段分類保管檔案信息。

在顯示和發布檔案信息資源時，應由傳統的實體資料查閱方式轉向通過互聯網發布虛擬信息，并利用互聯網來實現在線檢索、查閱與傳輸檔案信息，實現檔案信息網絡化。

1.3 加強內控完善網絡，提高檔案管理信息安全水平

檔案管理信息安全涉及硬件、軟件、信息、人員、物理環境、人文環境等多個方面，安全保密是做好檔案信息管理工作的關鍵，必須從信息保密、運行環境、規章制度等方面不斷加強管理。

一是維護網上檔案信息的保密性，加強內部管理體制的建設。開放性是網絡的固有特性，這一特性與檔案文件的保密特性相背離。安全專家分析歷史上電子入侵案例后得出大多數入侵手段非常一般的結論，因為內部管理松懈幫了黑客的大忙，再厲害的黑客要實施攻擊，必須在現有信息系統上找到突破口，而這些漏洞往往來源于內部人員失誤和管理疏忽。對黑客來講，如果沒有落腳點是難以入侵信息系統的。

二是關注計算機病毒的新變化，保證安全高效的信息化環境。當檔案管理信息系統擴展到局域網甚至互聯網時，計算機病毒成為不可回避的危害，而且新型病毒具有許多網絡時代的新特征。檔案工作者應當時刻注意新的技術變化，制定針對性策略，并從管理制度、技術監督、后備保護、應急措施等多方面綜合防范。

1.4 引進人才，利用高科技手段提升檔案管理的科技內涵

互聯網時代給檔案管理帶來了全新的挑戰。這要求檔案管理工作者勇于擔當，樂于挑戰。要在平凡的檔案管理崗位上做出不平凡的業績，為單位快速健康發展盡自己最大的努力。一方面各單位要積極引進與培養檔案管理人才，真正人盡其才，才盡其用；另一方面要充分利用大數據平臺，通過運用現代技術方法，加強管理和運用檔案信息，高效地完成檔案管理工作，為領導決策提供科學、準確的數據。同時，針對本單位在不同時期、不同階段對檔案的各種需求，都能做到“召之即來，來之能用，科學準確，規范有序?！?/p>

總之，互聯網信息技術是檔案管理的必然選擇，基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統則是互聯網信息技術與傳統檔案管理的完美結合。未來的數字檔案管理發展方向應該是各種載體形式并存，尤其應注重數字化館藏建設。

2 社會誠信檔案管理的建議

2.1 加強誠信道德宣傳教育，塑造良好的誠信氛圍

要加強誠信道德宣傳教育，增強全社會人員的誠實守信觀念。首先，政府部門應在全社會營造整體的誠實守信氛圍，重視新聞媒體的輿論導向。可通過報紙、雜志、電視、網絡等新舊媒體的大力引導，在全社會倡導社會誠信，批判不誠信的觀念和行為，增強全社會成員的誠實守信觀念；應建立城市守信的道德模范，以誠信模范為道德標桿，促進誠信道德建設，促進誠信社會發展。誠信環境的建設離不開政府引導，也離不開各單位的大力支持和全社會成員的共同努力。

2.2 完善誠信檔案管理機構，整合誠信檔案信息資源

首先，應建立專門的社會誠信管理機構。在借鑒國外成功經驗基礎上，結合我國國情，根據不同對象建立專門的社會誠信檔案管理機構。可建立第三方誠信管理機構，構建獨立征信系統，打造一個社會誠信檔案信息數據庫，在全國不同省份、不同城市成立分機構，構建良好的政策法律環境；其次，應科學整合社會誠信檔案信息。“信息不對稱”現象是造成社會誠信危機的重要因素之一，政府應進一步培養社會誠信檔案信息服務組織機構，充分利用現代網絡有效整合誠信檔案信息。同時，要建立高效的誠信信息公布與查詢平臺，對全社會成員開放，方便查詢和了解他人的誠信值。

2.3 重視誠信檔案管理法規制度建設，實現依法管理

政府應及時頒布實施與社會誠信檔案相關的政策制度，用以規范各行各業的行為；應進一步加強和完善系統內部的誠信檔案管理制度，進一步健全與完善社會誠信檔案管理法規制度；應根據實際情況，制定誠信失信的獎懲措施、市場準入條件等，積極引導第三方征信機構，督促第三方征信機構建立完善的社會誠信評分細則以及誠信檔案管理措施，進一步調動社會參與誠信檔案法規建設的積極性，在社會誠信檔案管理體系中充分體現個人誠信檔案的重要性，引導人們誠實守信，抵制失信行為。

2.4 加強社會監督，建立與完善獎懲機制

高效、透明的監督機制可推動和促進社會誠信檔案管理體系的有序發展。有關誠信檔案管理部門都應按照實際情況和各自的職能要求，合理分工、團結協作，實行有效的監管管理。第三方征信機構應單獨設立監管部門，指定專人監督引導日常的誠信檔案管理工作，努力落實監管責任。政府應進一步調動社會監督輿論，拓展社會監督渠道，依法有效監督社會誠信檔案服務機構，堅決抵制濫用誠信檔案信息的違法行為，推動誠信檔案管理的良性發展。

應構建完善的獎懲機制。在社會誠信檔案管理體系中，建立合理獎勵誠信行為、嚴厲懲罰失信行為的獎懲機制，能迅速減少失信行為。政府應重視建立獎懲機制，嚴厲處罰嚴重失信的行為，推動建立與完善獎懲機制。

參考文獻

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