論強化檔案管理的重要性

李英蕾

摘 要：檔案管理對于國家政府機關特別是基礎建設相關職能部門作用尤為重要，檔案是對于工程基礎內容、原始數據的真實記錄，強化檔案建設和管理有利于建立豐富和完善的數據和知識寶庫的同時提供完善的經驗和管理基礎，檔案管理系統尤為重要。本文重點在于簡述檔案管理的重要性，希望能夠為相關部門提供理論支持。

關鍵調：強化 檔案管理 重要性

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）11（c）-0186-02

歷史證明檔案管理發揮著積極和重要的作用，是項目相關內容和全過程的原始和真實的記錄，是寶貴的信息數據資源。檔案的形式不局限于文字、圖紙、圖表和聲像信息等內容，包含廣泛的各種載體的文件材料，是認識和把握整個事件和項目發展規律的鑰匙，使瞬間轉變為永恒，檔案管理發揮著重要和獨特的價值和作用。

1 強化檔案管理的重要性

隨著經濟建設和城市建設的飛速發展，政府相關職能部門對于項目的管理和控制需要逐漸提升，涉及的項目內容更加豐富多彩，涉及的文字檔案內容更加多樣，其中關于項目建設前期的批文，施工和管理過程中的詳細記錄，竣工的驗收資料，管理及維護的資料等等相關內容。這些文檔的意義十分重要，詳盡的檔案記錄和管理能夠真實和全面的反應項目各環節的詳細情況，明確責任，對項目工程質量進行檢定和評定，工程施工過程中對檔案的管理和維護，對于各環節細節的把握控制都具有十分重要的實用價值。強化檔案管理職能能夠加強城市規劃、建設和項目管理活動中將對國家和社會實用價值的內容進行有效保存，是豐富的知識寶庫，是各項工作原始的、真實的記錄，對于工作的高效開展具有重要的意義。

2 強化檔案管理工作的重點

2.1 深入現場、強化服務工作

一個項目的現代化水平很大程度上需要從項目管理中得到體現，因此相關職能部門的項目管理和基礎設施建設是對經濟多功能建設的前提條件，檔案管理是項目建設和發展進步的重要記錄和體現，是項目規劃和管理中系列工作的有效依據，對于項目檔案的服務和管理工作異常重要。檔案管理需要深入現場、深入基層工作中，才能掌握真實的第一手資料，檔案資料的內容不僅局限于項目的業務指導、現場的跟蹤和服務，檔案的接收工作等等，對已經進行項目檔案登記和管理的，尤其是重要影響和深遠意義的偉大項目工程，更需要認真負責地進行檔案管理和登記，做到清查、摸底、分析和研究等各項工作，在深入現場了解和指導的同時，需要各個職能單位和部門達成各方面的一致，對于編制檔案的真實性等進行重點關注，強化各環節的有效性。

2.2 重視管理工作、提高管理水平

在項目檔案中涉及多方面的工作內容，貫穿工程的全過程，因此對于項目檔案的管理人員必須全程跟蹤和服務項目全過程，尤其是項目建設初期，必須遵循項目建設和檔案的基本規律，檔案管理人員應盡早跟進項目基礎建設中，對檔案工作進行統籌規劃和盡早收集，對于水利集團相關項目而言普遍存在檔案管理缺失的現象，致使工程或者項目完成后驗收環節，才慌亂中完成檔案的整理，這就使得施工單位很難進行管理，加大檔案管理的難度。同時對于基層施工單位而言沒有設立專職的檔案管理人員崗位，相關技術資料分散于各基層部門，工程技術部門、項目管理部、合同管理部等部分，一旦工程后期人員相繼撤離，對于后期跟進的維護人員而言很難繼續跟進項目進度。同時在檔案管理中普遍存在相關資料簽字等手續不完備的情況，需要相關施工單位負責人或監理人員簽字確定，人員很難配合時間，拖延相關檔案的管理。

根據實際項目檔案管理中的實際情況，應在項目建設中加強檔案的管理工作，提高檔案管理人員的整體素質，無論是專職還是兼職的檔案管理人員都需要增加職能培訓，了解和理解各環節工作中形成哪些類型的文件材料，分離出有保存價值的檔案進行歸檔，并按照相關的規范要求進行歸檔、綜合素質的管理人員直接影響著檔案管理的水平，這就要求管理人員參加定期的專業理論學習，不僅需要懂技術、會管理、業務精通并取得相應的管理資質，持證上崗，還要跟進各種文件的準備和標準流程的講解和培訓工作。

2.3 強化檔案管理標準

檔案的管理必須保障其內容的完整性和規范性，需要對檔案的管理工作進行統一的管理，避免分工工作，有效避免文件的丟失和混淆，確保同一類文件能有高效地進行總結和歸納。檔案管理記錄著項目建設和維護的全過程，是項目技術手段的積累和經驗的歸納總結。檔案工作是項目總結類文件的存在，作為項目建設和管理的依據和基礎，記錄著項目發展的過程和趨勢，對于工程材料的記錄有利于后期相關部門的維修、維護和擴建，通過檔案的完善管理進一步提升項目的經濟效益。

檔案作為項目的原始資料對于項目的抗災、防護和災后重建等職能具有不可替代的作用，高效的檔案管理可以有效減少相關部門的工作量，提高項目工作效率，同時其對于每個技術和施工環節細節的記錄，有利于施工技術的傳承。

2.4 利用先進設備和資源

隨著計算機技術的深入和廣泛使用，建立部門之間的檔案檢索系統可以有效提高各部門和單位之間的檔案管理水平，同時提高檔案管理工作的協調能力，有利于部門間的檔案利用，提高相關工作效率。根據檔案的類型和性質，對于檔案進行歸類，收集和整理項目各相關部門的檔案資料、內部文件等，并按照文件的記錄形式和形成部門、類別、重要性進行科學合理的分類和編號，并且重視文件記錄和檔案記錄的模板，按照檔案文件的來源和性質進行分類，采用自然形成的編號進行高效管理。

2.5 各部門之間協調合作

強化檔案管理涉及到不同領域的職能部門，相關內容不僅局限于建設、設計、施工、監理等項目的各個環節和職能部門。作為檔案管理的負責方和最終歸檔的職能部門，必須合理處理和善于協調理順各職能部門之間的關系，爭取保持良好的相互協作學習。

項目管理中存在的隱蔽工程需要借助于建筑和監理部門進行嚴格把關，同時在檔案管理中重點關注物資質量、建筑工地相關的材料實驗報告等重要內容，進行歸檔方便后續的項目管控。如果出現施工方案變更，必須由建設方和設計方共同確認并簽字備案方能入檔，否則不予執行。所以工程竣工驗收備案和工程方案管理是結合起來進行的，委托各級城建檔案管理機構進行管理。

3 結語

檔案是項目發展的真實數據記錄，在項目管理中起到舉足輕重的作用，所以必須強化檔案管理工作，在檔案記錄和管理方面保持認真負責和一絲不茍的態度。另一方面檔案管理是一項工作量相對較大的工作，需要部門間相互協作完成，同時需要制定相應的檔案記錄和管理調理，確保檔案的齊全、完整、系統、準確，在項目建設中發揮更多的貢獻。

參考文獻

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