攻城掠地 招商先行
——淺析辦公用品招商會議營銷

文/楊夢瑤

隨著辦公用品市場的發展與擴大，一些中小型企業想要獲得生存的空間，就必須要尋找到一個戰略發展的渠道。招商就是目前品牌戰略發展的主要形式之一，針對品牌所做出的推廣，以及市場占有率等方面工作，都逐漸成為招商乃至打通銷售渠道的眾多目標之一。

想要招商成功，想要成功吸納資金回籠，那么就需要具備一份出色的招商策劃。招商策劃決定招商預期效果。正所謂，士卒未動，糧草先行，想要真正達到招商目的，關鍵是招商策劃的具體方案。否則，策劃也不過是花架子，表面空有文章，無法真正落實下來。

但是招商活動背后意義何在?“招商”二字在近幾年來，在企業發展中非常常見，不但大型國企企業需要實行招商路徑，即使是中小型企業也不甘落后。就連新興的o2o電商以及互聯網都打算向這一方面發展。

雖然“招商”二字經常看得見，但是真正想要了解其內在價值的人，并不多。如何讓招商更顯有意義，那么決定整個招商活動中的招商策劃，絕對是說一不二。那么本文中筆者就招商會的策劃和大家做個分享：

（一）招商會策劃——前期籌備

招商會策劃——前期籌備對于招商會的成敗起著至關重要的作用。這也是一個非常復雜的營銷過程。一年中大大小小的招商會無數場，但利用招商會成功招到商簽到單的卻屈指可數。成功的招商會策劃是集體公關，宣傳，造勢為一體的綜合學科，細節決定成敗，招商會前期有時可能只是打電話邀約客戶時一句不經意的話就可能造成參會人數減少一半，所以成功的招商會策劃是每個環節緊密相扣的。為此招商會策劃的前期籌備就顯得尤其重要的，好的開始是成功的關鍵。

一、招商會運籌期

1、招商廣告的發布

2、會場的選定及布置

3、會前費用預算（需要各個部門配合完成）

4、接聽電話的技巧

5、資料的發送、來賓確認及接站確認

二、招商會準備期

1、資料的準備

2、人員分組與協調

3、會前動員會及各小組工作流程演練

4、工作人員提前進駐會場

三、招商會運作期

1、會務組的工作流程

2、登記組的工作流程

3、接待組的工作流程

4、會場組的工作流程

5、后勤組的工作流程（需要配合完成）

6、業務組的工作流程

7、管理組的工作流程

8、主持人的工作流程

9、授課人的工作流程

10、公司留守人員的注意事項

11、用餐時注意事項

12、員工如何合理休息

13、突發事件及客戶投訴的處置

四、招商會促進期

1、招商會結束來賓的撤離與返程安排

2、會務組撤離注意事項（需要配合完成）

3、后勤組結算和注意事項（需要配合完成）

4、業務組后期追款注意事項（需要配合完成）

5、會后總結

6、宣傳資料編輯與制作

五、招商會運籌期

1、廣告發布

招商廣告的發布距招商會召開時間也不能太近。一般定在招商會前半月左右發布。

A、發布時間：發布時間不能與會議時間相距太久。要做到商家在看到廣告后我們能有充分的時間把資料寄去并電話進行解釋、邀約和其有充分的準備時間參與招商會議。如區域招商會可適當將發布時間提前到10天之內。

B、發布內容：突出優勢和重點。有限的空間說清楚有限的訴求，何年何月何地參與什么樣的一個項目，來參與有何好處就足夠了。

C、發布形式：一般以平面/半通欄/黑白稿形式發布。可選擇通欄或彩稿形式發布。

D、發布媒體選擇：以商家偏好媒體為主。如區域招商會應選擇當地發行量較大的行業媒體，例如《文體用品與科技》諸如此類，或者網絡垂直媒體等等。

E、發布注意事項：內容一定要反復核對，版面設計要獨具一格有沖擊力。咨詢電話必不可少。

2、會場的選定及布置

會場選擇規范：

A、交通便利：便利的交通能讓參會者容易找到給舉辦方減少麻煩，同時一般認為交通便利的地方也是比較中心人氣旺的地點，對后期招商會的成功舉辦有著相當重要的意義。

B、當地比較知名：會場不一定要有特別高的檔次。因為商家越來越明白羊毛出在羊身上的道理，過渡的檔次會使他發生疑惑：這樣鋪張的公司能真正的兌現他服務許諾嗎？但也不能太過于低檔讓參會者舉辦方的實力。中等偏高即好。

C、最好是三位一休的場所比較好，集開會，住宿，就餐于一體。根據不同的會議規模選擇不同的會議地點。會場要求整體環境舒適，溫度適宜，不壓抑，無噪音，光線充分，能滿足預期人員的座席，音響效果良好，具有數碼投影儀與幕布，白板，立式講臺，飲水機，產品展示柜等。場地的選擇在色彩方面應該選擇比較高端的，到時設計包裝時才能完美交融。也能體現會議的高度。

D、會場的安排：為了增加會場內的氣氛。如條件允許的情況下，會場外圍沿街可以用彩旗寫上會議的主題與口號沿街插上，會場外圍可以掛上條幅和升空氣球。入會場前可以寫上一條歡迎橫幅，進入會場大廳要有簽到主題背景板簽到處，區域招商會或小型會議為了減少人員分流可將登記處布置在會務組，有本次會議的主題導引牌、會務組導引牌、會場導引牌、會場至衛生間的導引牌、飲水區導引牌、吸煙區導引牌等。

3、招商會策劃電話邀約前期培訓

A、電話邀約客戶是個講究技巧的活，不能打無準備的仗。一般我們前期會對接聽人員做個專業的培訓，如何開場，如何介紹此次招商會，如何拉高招商會的高度調客戶的味口，客戶抗拒點解答等等。

B、招商會策劃接聽電話的技巧：

有幾部電話打過來，招商電話接聽第一責任人是商務拓展部或者相同于整個職能的部門。內線再轉到分管市場副總和常務副總處。每一個接聽招商電話的人必需正式填寫招商電話接聽表，詳細填寫各個項目，由商務拓展部每天匯總一次。區域招商會也必需安排專人負責接聽招商電話。

C、招商會策劃前臺接聽電話的規范語言是：您好，這里是某某公司。就直接轉到商務部，對方如果詢問招商信息，如果幾個內線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：您好，他現在不在，能否留下你聯系方式，等他回來后我轉達給他讓他直接打電話給您”等等，千萬不可說他不在或者沒有人接聽就掛斷。

D、招商會策劃接聽電話要言出必踐，一旦答應經銷商或者咨詢者的事情。即使是沒有結果，也要通知一聲。比如說：下午查完后馬上給你回話，后來下午一忙就忘了過來兩天再想起來打電話過去，對方說不想做了。一個小小的失誤就有可能造成很大的損失，因為對方會想你連這點的許諾都做不到何況復雜的營銷服務許諾呢。還有，一定要留有余地。

E、招商會策劃接聽電話時要詳細記錄客戶的信息所在街道地址，從事行業，信息來源，有無時間參與招商會，是否需要寄資料，聯系電話（如有的客戶不愿留電話可說明電話是快件公司為了確認詳細地址用，否則快件公司不受理）一定要不卑不亢。

F、招商會策劃逾越自己范圍的事件不要輕易作出許諾，以便讓上級有回旋余地，但是自己職權范圍以內的事情要大膽拍板，防止給對方以羅嗦的印象，打款的階段等等。

G、招商會策劃接聽招商電話時。聽清楚對方要問什么，關心什么在對癥解答，不要搶話，語言要言簡意賅，突出重點和優勢。

H、如果遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者。首先不要頂撞，最多說你考慮考慮，電話里只能談個框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進行交流等等。一定要按時答復。

I、招商會策劃接聽電話時公司的談判機密不能泄漏。比如說別的商家合作的利潤點。應該盡自己所能來解答，接聽交代的事情不推委。解釋不清楚的就記下來，等得到準確答復后在回答給商家。

4、資料的傳真與郵寄發放，如有嘉賓需發請柬。

A、資料發放的種類：邀請函、招商書、招商政策、產品彩頁。

B、資料發放的方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。

C、資料發放的注意事項：邀請函的內容與設計可先與總部溝通；不能出現錯頁、漏頁、翻頁等現象；各種資料的復印裝訂要注意。嚴禁出現張冠李戴；信封的填寫與內容一致。請柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書寫；如有必要附請柬的貴賓以備聯系。每套資料都應附有商務拓展部的名片。

5、來賓確認及接站確認，確認方式分幾種情況：

A、為了方便來賓確認。電郵確認，信函確認，電話口頭確認。對其前來的意向一定要有個大概的認識。

B、無論是推薦還是通過其它信息來的客戶。只有明確后才方便進行有效的拓展與分組工作。尤其是信息來源一項一定要詢問清楚。

C、來賓動身前再進行一次電話溝通。并再次強調會場地址及乘車路線。招商會策劃——前期籌備十分重要，首先得保障參加招商會的人數，而招商會策劃——前期籌備就是解決客戶的來源問題，需慎重對待。

（二）招商會策劃——深化細節

招商會策劃進行到了這個步驟，已經到了最關鍵的時刻，連突帶破，已經到了對方的球門前，臨門一腳成為關鍵，招商會策劃就像踢足球，是個整體運動，得戰術，組織配合和執行都到位招商會策劃才有能成功。

其實招商會會議策劃的總指揮至關重要，而他的重要就體現在分工的科學把控和過程查漏補缺，而不是“指揮”，總指揮就是戰場上的將軍，把握著戰術的安排和貫徹落實的程度以及切實的變化決定了招商會會議策劃的成敗結果，所以每一個部門的分工就是場前戰術的意圖體現。

一、招商會策劃會務組的工作流程

1、確定會場后，會務組成員要熟悉會場環境及會場各部門主管，如：餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時需要。

2、招商會策劃會務組人員確定會務組房間后將會議物資全部放好并進行登記，分類并標注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機、相機、DV等設備的妥善保管，責任到人，否則容易出現大家都不知道的結果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會務組應24小時有人在崗。

3、了解會場所能提供的服務，如：接送車輛、叫醒報務、免費早餐、市內免費電話等。并與服務部門詳細說明如何配合。如：接送車輛何時、何地、如何接送客人，叫醒服務的時間，方式，語氣等。

4、來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，即使不是自己的業務范圍，不能直接說：你去找那個人吧，一定要說你等一下我幫你聯系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客戶提出的問題超標，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權處理。

5、招商會策劃掌握所有會議信息及人員聯系方式，備注上通過何種方式得知的消息，和公司哪個人員溝通過，這個很重要，如果知道哪個方式，以及和公司的具體人溝通過，那么會后的談判就是知己知彼，在言語上也不沖突，因為即使是一個事情，兩個人就有兩個說法，一點語氣的不同都會給客戶產生不正規的感覺，同時也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個誰、誰說了，你們是這樣的等等，來制造事件為自己利益打算。

6、做好有突發事件的心理準備以及應對策略和第一、第二責任人，如：來賓之間產生糾紛，有人在會議現場無理取鬧，競爭對手參與等。

二、招商會策劃登記組的工作流程

1、根據會場環境，制定統一的工作流程。

2、登記處環境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關物品。

3、來賓到達時熱情接待，詳細詢問并親自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認。

4、來賓填寫完登記表后發放整套資料，說明里面裝的內容，尤其是囑咐讓其觀看《會議須知》。

5、要對來賓進行指引，告知會務組、會場、衛生間的具體位置。

6、輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。

三、招商會策劃會場組的工作流程

1、與會場服務員充分溝通，做到雙方緊密合作。在會議開始前一小時進入會場，檢測會場設備：麥克風、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調等。

2、選擇并預留攝像機位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。

3、由1-2人在會場入口處迎接來賓，并向其說明手機關閉或調到靜音，或向其出示警示牌，上面寫有：“禁止吸煙”，“請將手機關閉或調至靜音”，“會場內請勿喧嘩和走動”等警示語。

4、引導來賓從前向后坐，如來賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，可以調節會議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點頭示意等。

5、來賓入席后由會場服務員提供茶水，但是僅僅限于會前和中間休息的時候，中間倒水一是影響授課人的情緒，同時客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。

6、在會議間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會場秩序，如有來賓打盹，可為其提供風油精或清涼油提神。

7、為保證主講人的思路未受干擾，會議期間會場內除攝像人員可以來回走動外，其他人員盡量減少走動。

四、招商會策劃主持人的工作流程

1、主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內容等。

2、會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項進行公布。

3、擬定每位主講人的經歷與職務簡介，當主講人上臺前進行介紹。

4、會議后用簡單的總結發動來賓為授講者鼓掌。

5、事先準備好活躍課間的話題、活動。

6、主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關。

五、招商會策劃業務組的工作流程

1、在登記組將到會名單提供后，在第一時間內將名單進行分組。分組原則是將關系好的來賓分在一起，并在每桌安排一個工作人員，對有意向或是身份不明的來賓，可在其旁邊安排和我方關系較好的來賓或朋友去調查其動機和促進。

2、準備VI手冊，運營手冊，各種合同資料的準備。

六、招商會策劃主講人的工作流程

1、會前十五天準備好主講內容，并提供給相關對口副總處審核。

2、提前五天將主講內容做成課件，交于會場組課件播放人員，或交組公司文稿，由公司人員協助制作。

3、有條件的情況下提前三天做演練，確保主講無誤。

4、主講前充分休息，調整狀態，保證最佳主講狀態。

七、招商會策劃后勤組的工作流程（需要配合完成）

1、做好各項開支的費用預算，協助購買并保管所需物資，保障有力。

2、后勤組也是機動組，隨時聽從總指揮的安排。

八、招商會策劃溝通組的工作流程

1、會前將有意向來賓的情況進行充分了解，如果有可能最好事前先溝通。

2、溝通時把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后判斷，再行動。

3、對準備簽約的來賓先重點突破，促其形成帶頭作用。

4、談判時可利用“銷售緊迫感”對來賓開展心理暗示。

（三）招商會策劃——后期跟進

招商會策劃經過前期籌備，細節的深化可以說已經為招商會的成功舉辦奠定了非常好的基礎。但是招商會策劃——后期跟進對于招商會策劃成功與否也在一定程度上起著決定性的作用。招商會策劃的后期跟進有六大注意事項，這幾個環節也是環環相扣缺一不可。

一、簽約程序以及細節準備

招商會前后幾十天，也就體現在了這幾個小時，射門開始了。一般招商會項目展示結束之后，有一個咨詢的安排，大概在一個小時左右，由主持人宣布想要了解項目或者合同細節的朋友請到后面某某經理處了解，那么會前溝通過的商家，有熟悉的和不熟悉的商家只要是有意向的，一般都會過去，這個時候如果有一個商家能現場簽約并交納一定數量的簽約金，第一個簽約的時機和簽約金額從某種意義上講決定了后期簽約的質量，如果簽約的人沒有帶簽約金，我們寧可不簽，而是給其三天或者兩天的時間來完成定金工作，越是這樣越是效果好。咨詢完畢后一般是由主持人宣布時間安排，一個是會餐的時間安排，一個是晚上以及明天上午預約談判老總的房間和聯系人姓名。

二、招商會結束來賓的撤離與返程安排

重要的客人撤離總是要最后的，客人在撤離的時候涉及到錢財的事項一定要交接清楚，安排參會人員的離開也很關鍵，對待簽約的商家和沒有簽約的商家要一視同仁，千萬不可有差異。

三、會務組撤離會場注意事項

會務組撤離會場的時候，有幾個細節要注意，一個是要查漏補缺。還有就是把一些資料能帶則帶，不能帶則撕毀，不要隨意的留在會場，萬一有什么差錯后悔也來不及，比如說名片或者其他的公司聯系方式。

四、會后總結，重中之重

會議開完了，總結是關鍵，因為會后看會議，一定會看出很多不足，會后總結哪個企業或者公司都會做，但是作的效果不一樣，有幾個關鍵需要注意。

第一、會后總結不要僅僅停留在開會或者獎罰身上，必須有專人負責記錄，然后和以前的會議日程安排結合起來，越來越完善，就像我寫這個招商步驟一樣，是會議總結落實到文字上的結果。

第二、獎優罰劣是必須的，如果感覺會議過去了，在說也沒有用了，大家都這么辛苦，想遷就一下那么就錯了。第二次、第三次還會犯同樣的錯誤，惰性和錯誤有時候是慣出來的。

第三、會議結束不等于招商結束，因為最重要的款項還沒有進帳，必須安排專人定好計劃來執行，大客戶必須由老總來盯，中小客戶交給客戶服務部或者市場部就可以了，因為有時候大客戶講究一個名分或者面子，這個是會議總結的關鍵，從大家所有人看到的現象來總結應該如何后期溝通和促進，切記不要讓財務直接打電話，很多公司認為合同簽訂了，定金交了，后面由財務去追款才是名正言順或者順理成章，說句心里話，追款是很難受的事情，一般的人都是能推就推，千萬不能這樣，因為經銷商和你公司還沒有建立正式的合作服務關系，還不是特別了解，財務適合在首期款進來后，以后的進貨或者對帳的時候來執行，前期必須由市場部的人盯著，直到全款到帳為止，再進行移交。

五、宣傳材料編輯與制作

招商會完畢后，最晚不要超過兩天在公司能夠發布消息的平臺上一定要及時的發布各種宣傳報道，對于老的商家也是一個很好的促進，內容包括網站、公眾微信號新聞發布、招商會圖片發布、簽約地區情況發布、會議資料的整理、照片錄像的整理等；同時通知那些沒有來參加會議的商家要隨時關注網站和微信公眾號，對于他們也是一個激勵，有的商家就是看到簽約情況后在會議后自己直接過來公司進行談判，最終履約成功的。

招商會策劃只要組織嚴密、執行到位一般都會有一個好的結果，但是在好的招商技巧也僅僅是一個表象，最終決定招商結果和發展速度的還是公司的誠信和實力，以及操作人員的全力執行和服務到位，沒有這個作保障，招商會的繁榮也是曇花一現。