淺談信息化背景下創新檔案文書管理的措施

黃 靜

（上海青浦區中醫醫院，上海 201799）

在傳統文化檔案管理工作中，經常會出現實效性問題與信息數據管理問題，不能保證文書檔案內容管理工作效果，難以協調各方面工作之間的關系。因此，在信息化背景之下，需針對檔案文書的管理方式進行合理創新，遵循現代化的創新管理原則，全面提升整體工作效率與質量。

1 傳統檔案文書管理問題分析

在傳統檔案文書管理工作中經常會出現一些工作問題，不能保證管理工作效果，難以創建現代化與多元化的管理機制，嚴重影響各方面工作效果。具體問題表現為：

1.1 實效性問題

在傳統文書檔案管理工作中，使用者需到現場進行借閱，在查閱文件的時候，會耗費很長時間，也會浪費很多的人力資源。且部分文檔的數量有限，借閱者需要排隊等候文獻，導致文檔使用實效性降低，不能滿足當前的實際發展需求。

1.2 文件內容不完全

很多檔案文書資料收集者在實際工作中，會根據自己的喜好進行收集，存在一定的片面性問題，不能滿足當前的受眾需求。且在借閱文件的時候，借閱者需要通過其他渠道獲取資料，浪費很多時間與精力。

1.3 檔案文書的管理工作較為復雜

對于檔案文書而言，在實際管理的過程中，管理內容較為復雜，不能保證整體管理工作效果與質量，在一定程度上，會導致檔案文書的管理工作效率降低。通常情況下，在借閱檔案與歸還的時候，都需要進行登記，并且檔案的格式不同，與企業公文格式存在差異，管理人員如果沒有掌握專業知識，將會導致檔案文書管理工作水平降低，不能滿足當前的實際發展需求。

1.4 檔案文書很容易出現損壞的現象

在檔案文書實際管理期間，多為紙質的載體，在長時間儲存期間，會受到借閱與管理等工作的影響，出現破損的現象，不能保證文書資料內容的全面性，甚至影響檔案文書使用可靠性。同時，在管理期間，工作人員未能樹立正確觀念，沒有針對紙張檔案內容進行合理的管理與控制，嚴重影響檔案文書內容的合理保管與使用。

2 檔案文書信息化分析

在信息化背景之下，檔案文書管理工作存在很多優勢，但是還是會出現缺陷問題，不能保證檔案文書的管理效果，嚴重影響各方面工作的合理性與可靠性，具體優劣情況表現為：

2.1 優勢分析

檔案文書管理期間實現信息化建設工作，有利于提升整體辦公效率，保證管理工作效果。

第一，能夠提升辦公工作效率。在使用計算機網絡技術的過程中，可以創建快捷的辦公軟件系統，提升整體工作效率。在查詢資料的時候，只需要在搜索欄中輸入關鍵詞，就可以查詢到需要的資料，不需要借閱者到管理部門索取。且檔案管理人員可以集中開展收集工作，保證檔案文書字跡的公正性，并在規范化管理的過程中，節省工作時間與成本，促進信息系統的合理運行與使用。

第二，可以提升檔案文書內容使用效率。在計算機管理的過程中，借閱者只需要利用信息系統查詢文件，不需要排隊等候。且借閱的文檔屬于電腦的文件形式，可以在網絡中進行查詢，并了解歸還情況，提升借閱便利性，保證文書的閱讀效果。

第三，能夠提高檔案文書穩定性。在使用電子文件方式對文書內容進行存儲的過程中，由于其中的形式較為豐富，存儲量較大，可以提升工作便利性，完善管理與操作形式。且在管理中使用硬盤等存儲方式，有利于提升檔案的穩定性，不容易出現破壞的現象，保證工作效果。

第四，提升管理工作效率。在使用信息化檔案文書管理方式之后，可以減少工作人員的勞動強度，并保證檔案管理工作效率，在計算機中統一存儲方式，只需要管理人員具備一定的技術能力就可以進行操作[1]。

2.2 缺陷分析

在信息化檔案文書管理工作中存在很多缺陷問題，不能確保整體管理工作效果，甚至出現嚴重的問題。首先，信息化管理方式對于工作人員提出了很高要求，必須保證掌握計算機技術專業能力，并提升綜合素養，在一定程度上可以更好的學習專業知識。其次，網絡中的檔案文書數據信息很容易出現失真的現象，如果沒有做好系統的防護工作，會為不法人員篡改檔案內容留有機會，導致檔案文書數據信息的真實度降低。最后，在使用信息化檔案文書管理方式期間，很容易出現部門之間的協作與溝通問題，如果管理部門未能樹立正確觀念，沒有與其他部門之間相互合作與交流，將會導致檔案文書管理工作效率降低，不能滿足當前的實際發展需求[2]。

3 信息化背景下創新檔案文書管理方式分析

在信息化背景之下，需針對檔案文書管理方式進行創新，樹立正確觀念，加大整體管理工作力度，協調各方面工作之間的關系，以便于營造良好的檔案文書管理氛圍與環境，全面提升整體工作效果。具體措施為：

3.1 建設高素質人才隊伍

為了更好的使用網絡信息技術針對檔案文書進行管理，需建設高素質人才隊伍，在人才的支持下提升檔案文書管理工作效率與水平。首先，需聘用專業素質較高的優秀人才，要求工作人員具備豐富的工作經驗，可合理的操作計算機設備，并針對檔案文書進行管理。其次，需針對工作人員進行階段性專業知識與先進技能的培訓，使得工作人員掌握文書檔案的網絡化管理方式，并針對硬件系統與軟件系統進行合理維護，靈活的使用基礎設施，確保在時代發展中，遵循與時俱進的學習原則。最后，需培養工作人員的自主學習能力，使其跟隨時代的潮流學習計算機知識，以便于在工作中合理使用信息技術方式，提升檔案文書管理工作效果與質量，滿足當前的實際發展需求[3]。

3.2 促進各個部門之間的交流

為了更好的使用信息技術開展檔案文書管理工作，需促進各個部門之間的合作與交流，在集體工作中，形成凝聚力與團結力，以便于開展檔案文書的管理工作。首先，需樹立正確的合作交流觀念，加強各個部門對檔案文書的重視力度，使其在實際工作中，養成良好習慣，更好的開展管理工作。其次，在各個部門相互交流期間，還需做好學習與合作工作，創建合理的管理機制，保證合作的長效化與先進性[4]。

3.3 網絡內部與外部的隔離措施

為了保證檔案文件信息化管理的安全性，需針對網絡內部與外部進行嚴格的管理，合理設計物理隔離層，確保提升管理效果。對于物理隔離層而言，主要針對網絡安全性進行防護，通常情況下，可以在第一層保護結構中設計路由器，過濾或是屏蔽IP地址，然后選擇一些地址進入到網絡系統中。在第二層保護結構中需合理設計防火墻系統，在防火墻認證的情況下，能夠過濾網絡中的不安全數據信息，阻止網絡不良行為，并封堵一些禁止的業務。在此期間，還可以利用防火墻更好的記錄數據信息與內容，合理檢測網絡攻擊行為，并在告警之后采取合理措施解決問題，創建安全防護系統，保證各方面管理工作的可靠性與有效性，滿足當前的工作要求[5]。

3.4 規范管理平臺

當前一些部門在檔案文件信息化管理期間，已經初步創設了管理平臺，但是存在規范化問題。因此，需針對管理平臺的規范化與系統化水平進行嚴格控制，加強系統建設力度，合理使用信息技術方式進行管理。在此期間，還需創建因地制宜的管理機制，根據當地檔案文書的管理要求與具體內容實現管理目的，并營造良好的工作氛圍，在先進網絡信息技術的支持下，更好的完成當前檔案文書管理工作任務[6]。

4 結語

在信息化背景之下，檔案文書管理工作受到廣泛關注，為了更好的對檔案文書準確性與可靠性進行管理，為借閱者提供高質量服務，需創建專業化的網絡系統，并在合理管理與協調的情況下，保證檔案文書內容完整性與安全性，滿足當前的工作要求。

[1] 吳梅.企業文書檔案信息化管理的研究[J].辦公室業務,2017(23):57.

[2] 韋華.淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].卷宗,2016(9):24-25.

[3] 嚴勁芬.淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].辦公室業務,2017(5):127.

[4] 周晶.論述文書檔案信息化管理的利與弊[J].辦公室業務,2017(20):94.

[5] 李曉敏.信息化背景下創新檔案文書管理的措施[J].辦公室業務,2017(3):105.

[6] 朱大志.論檔案文書管理的數字化進程[J].經貿實踐,2016(4):211.