論網絡環境下影響檔案利用行為的因素

王成舜

（曲阜市檔案局，山東濟寧 273100）

眾所周知，信息時代的到來給人們的生活和工作帶來了很大的改變，通過網絡和手機的便捷，人們獲取自己想要的信息，滿足大家的各種需求。在網絡環境下，檔案利用行為的開展也深受其益，不論是檔案資源的收集和利用，還是檔案提供者和利用者的觀念與行為都受到了很大的影響。檔案利用工作應當充分運用網絡環境的有利因素，不斷改善我國檔案利用行為的工作，才能真正促進檔案利用工作的穩步發展。

1 檔案利用行為的概述

檔案管理工作中最重要的環節就是檔案利用，可以說這是檔案管理工作的終極目標，所有檔案工作者的一切努力都是為了能夠使檔案可以為國家服務、為人民服務，實現檔案的自身價值。檔案利用對人們的生活和工作有著極大的影響，事關人們工作、學習、生活的方方面面。比如，在公檢法部門針對保密案件進行調查取證的時候，為了能夠不驚動被調查人，對于大量檔案信息的獲取就需要當地檔案管理部門的配合，這屬于檔案利用的一種常見形式。當企事業單位的工作人員評選職稱時，他們需要提供的個人檔案信息，都可以在本單位或者上級檔案管理部門查找到相關信息，使其順利辦理職稱的申報與評選。

由此可見，檔案利用的行為為社會的發展、國家建設以及人民生活都做出了重要的貢獻，它已經成為發展道路上必不可少的一份子。那么，在網絡信息時代的大背景下，檔案利用工作人員一定要嚴格規范自己的行為，依法開展利用工作，不斷提升自身的工作能力，做好檔案的相關服務工作。

2 網絡環境下影響檔案利用行為的因素

檔案利用工作是由利用需求和提供利用兩個方面的內容組成的，在網絡時代，信息技術為檔案利用提供了許多的便利，實現了檔案資源共享，提高了檔案檢索的效率。網絡環境對檔案資源、檔案信息的提供者和利用者、利用環境等因素都有很深的影響。

2.1 檔案資源因素

檔案資源可以說是檔案利用中的基礎因素，沒有檔案資源就不能展開一系列的利用工作，目前我國檔案資源的發展主要體現在以下兩個方面：

一方面，檔案資源的數量得到了增長。想要順利展開檔案利用工作，最基礎的保障就是有大量的檔案資源，作為儲備力量供利用行為的實施。進入網絡時代，檔案信息的資源數量是急劇增長，各種檔案都開始建檔，社會對檔案的需求也逐年上漲。各式各樣的檔案信息開始被挖掘和整理成卷，極大的豐富了我國的檔案資源。

另一方面，檔案資源的質量得到了保證。我國的檔案資源數量在逐年的增長已是不爭的事實，但是龐大的數量并不能證明我檔案利用行為的有效性，而是要看檔案資源的質量。網絡時代下，人們對檔案資源的整編更加的科學化和規范化，人們利用信息技術對收集上來的檔案信息進行甄別和挑選，留下有用的信息，除去垃圾信息。盡管這些工作有些耗費工作人員的時間，但是卻給檔案利用者提供了更加全面有用的信息。此外還有一點不利影響，對于我國目前的檔案收藏情況看，盡管網絡時代的到來給檔案資源的數量和質量都帶來了相應的有益改變，但還有很多檔案館的資源種類還是較單一，涉及范圍不廣泛。對于檔案資源多的部門和行業，這些資源信息會被重復數字化，增加了工作時間，浪費大量人力。

2.2 檔案信息提供者因素

檔案的信息提供有兩個主要的渠道，一個是從事檔案收集的工作人員，另一個是檔案的服務窗口，都與檔案利用行為有密切的關聯，具體如下：

一方面，受到傳統的檔案利用觀念的影響，工作人員對于檔案資源看重的是收藏，看輕的是利用。在工作中，他們的大部門時間被用在了收集和整理環節。在網絡環境下，人們對檔案的需求越來越多，利用同收集整理環節同樣重要。人們利用檔案需要工作人員的幫助和指引，因此，從事檔案工作的人員要轉變傳統的服務理念，樹立積極主動的服務觀，盡自己最大的努力去幫助需要幫助的人。在新的服務觀下，從事檔案工作的人員素質也得到了極大的提升，掌握了先進的信息技術，提高了工作的效率，促使檔案利用行為更加順暢。

另一方面，在信息時代，檔案服務窗口是檔案利用行為的途徑之一，檔案需要者通過服務窗口可以申請到需要的信息。服務窗口已經開始建立起檔案網絡查詢平臺、手機微信的檔案查詢公眾號等等，讓很多有需要的老百姓足不出戶就能辦成事情，也減少了檔案服務窗口的工作壓力。

2.3 檔案利用者因素

檔案利用行為的最主要參與者就是檔案利用者，檔案信息提供出去，需要有接受人，也需要有利用人，網絡環境下的檔案利用應從以下兩點進行：

一方面，在網絡環境下，人們已經習慣充斥在網絡信息中，對各種網絡信息進行觀看和篩選，來滿足自己的需求。可以說，生活在網絡時代的人們對檔案利用的意識有了很大的提升。檔案利用者的這種意識，對于檔案工作者來說也是一件極有益的事情，只有大家的需求量大，這樣才能促進檔案資源更加多樣化，也能夠使檔案部門得到更多的關注和理解，越是沒有人需要，檔案工作的價值就難以實現。

另一方面，網絡環境下的檔案利用行為對利用者有著很高的要求，需要他們有相匹配的能力。為了能夠更好的適應新的檔案環境，檔案利用者應當有基本的計算機技術和檢索能力，這樣才能將自己需要的檔案信息找到，供自己使用。而且，網絡環境下，檔案信息被整合在一起，不會因為利用者身在國外而檢索不到信息，也不會因為涉及范圍廣泛而耗費大量的查找時間和精力。可見，檔案利用者的檔案利用觀念得到了轉變，而且自身的信息檢索知識和計算機技術也得到了極大的提升。

2.4 檔案利用環境因素

雖然網絡環境給檔案利用提供了極大的便捷，但同時也造成了很大的安全隱患，所以需要國家出臺相關的法律政策，給予檔案利用提供安全保障。人們在網上對檔案資源可以自由下載利用，但是他們的用途是否合法我們并不知道，一旦給社會造成嚴重的負面影響，會形成難以挽回的局面。可見，檔案利用環境需要得到維護和規范。任何事情都是有利有弊，對于不利的一面，應當及時采取措施，保護到檔案信息利用的合法和安全。在網絡時代，檔案工作人員可以建立網絡安全保障系統，這個系統一方面可以保證檔案信息的真實性和可靠性。

另一方面就是提供檔案利用的安全保障。對于檔案利用行為的評價也是整個過程的重要環節，評價是對檔案利用中出現的問題進行規整和解決，也是對檔案利用者和提供者在利用行為發生過程中出現的問題進行檢查反省。只有檔案信息更加的完整和完善，才能使檔案利用行為開展更加順利和成功。我國的檔案利用評價反饋開展的時間不長，需要檔案工作者在這方面多下功夫，不斷提升自身的工作能力，利用先進的信息技術給檔案利用工作提供更加真實有效的評價反饋。

3 總結語

綜上所述，網絡環境下影響檔案利用行為因素可謂是方方面面，直接關系到檔案管理工作的順利開展。檔案資源的數量和質量保證是整個工作開展的基礎，想要檔案利用行為有效實施就要保證資源的質量。檔案信息提供者和利用者是檔案信息傳遞的經手人，都對他們有著很高的技能要求，都應當樹立一個新時代的檔案利用觀。檔案利用的環境也同樣很重要，確保檔案資源的安全和評價反饋。它們應當相互配合相互聯系，這樣才能確保檔案利用行為有效進行。

[1] 孟璐.我國檔案利用工作的特點[J]辦公室業務2017.13.

[2] 謝怡.網絡環境下的檔案利用工作策略[J]黑龍江史志2013.06.

[3] 杜娟.網絡環境下檔案利用工作淺析[J]黑龍江檔案2013.05.