淺談高校檔案管理質量保障體系建設

摘 要 在高校的日常管理當中，檔案的管理工作占有著十分重要的地位，檔案管理體系的建設關乎著整個高校的發展歷史，而要建立完整的高校檔案管理體系必須要有一個檔案管理質量保障體系來作為前提，對于高校自身而言要想切實建立檔案管理質量保障體系的關鍵之處就是在于能夠正確地認識到檔案管理對于高校發展的重要性，并且能夠根據目前高校內部檔案管理存在的諸多問題，提出相應的解決措施，從而能夠更好地保障檔案管理工作的順利進行。高校檔案管理質量保障體系的建設對于目前高校想要建設檔案管理信息化有著極其重要的意義，良好的質量保障體系可以讓高校能夠更快的建設信息化檔案管理系統。

關鍵詞 高校檔案管理 質量保障 信息化 體系建設

高校檔案對于高校自身來說有著十分重要的意義，高校檔案一般都是記錄著整個高校的科研成果、學校活動、學生信息等重要資源，可以說高校檔案記錄著整個高校的發展歷史，同時檔案的記錄工作能夠幫助學校更好的完整日常工作。并且伴隨著目前高校建設更加重視整體性建設，國內多數高校開始越來越重視自家的檔案管理建設體系，也逐漸將在高校內部形成高校檔案管理信息化建設體系，檔案的自身所發揮的巨大作用正是隨著各大高校的不斷重視而變得更加增大。但是，需要客觀分析的是，雖然各大高校在檔案管理方面逐漸重視，但由于以前沒有形成良好的檔案管理系統，在高校檔案管理當中多數都會存在管理混亂、管理人員素質較低、檔案丟失嚴重等等問題。因此，在建設檔案管理體系過程當中，必須要有嚴格的檔案管理質量保障體系保駕護航，才能更好地為建設高校檔案管理信息化打下堅實的基礎。

一、高校檔案管理質量保障體系建設的現狀

（一）高校檔案管理質量較低

目前，高校對于檔案管理雖然有著轉變，但是仍然顯示出重視不足這一最大的問題，從而導致高校整個檔案管理工作難以更好地進行下去，資金投入在高校檔案管理方面顯得很少，高校檔案管理的軟硬件設施建設落后。因為高校領導對于檔案管理工作的不重視，從而導致檔案管理人員在檔案管理的重要性方面認識不足，沒有認識到檔案管理對于高校發展的重要價值，也逐漸認為檔案管理這項工作是枯燥無味的工作，再加上目前高校檔案管理人員年齡偏大，這就給檔案管理信息化帶來了一定的阻礙，也正是這樣多種因素導致目前在多數高校檔案管理方面質量較低，沒有達到檔案管理的平均水平，缺乏良好的檔案質量管理保障體系。

（二）高校檔案管理規章制度不完善

在目前高校檔案管理過程中常常都會存在管理制度不完善的情況，不論是在檔案的收集方面，還是在檔案的借閱方面，都沒有完整的制度來保障檔案的保密性，這也常常導致高校檔案容易被泄露，從而導致高校的一些最新科研成果等信息遭受泄露。并且在高校檔案借閱過程中因為制度的不完善，常會出現借閱走后門的情況，想借閱檔案只要領導的批示，完全就可以去自由查閱檔案，這無疑給檔案管理質量帶來了毀滅性打擊，更是難以有效建立起良好的檔案管理質量保障體系，要想建立好高校檔案管理質量保障體系，必須要有嚴格的規章制度來保障。

（三）高校檔案管理部門軟硬件設施落后

在網絡高速發展的新時代，軟硬件設施的配置情況幾乎決定了高校檔案管理體系建設的上限，在社會上的檔案管理工作上，多數單位已經開始大面積利用現代網絡科技來加強檔案管理工作，也給檔案管理質量帶來了更大的保障，而在完成這一工作的前提是必須要有相配套的軟硬件設施來進行匹配，如果在檔案管理過程中沒有更好的軟硬件設施來作為支撐，那么就會嚴重影響到檔案管理的質量，降低了檔案管理的工作效率，這都成了目前檔案管理質量保障體系建設必須重視的方面。

二、高校檔案管理質量保障體系建設對策分析

（一）檔案管理信息化，完善信息查詢系統

在傳統的檔案管理方面多是采用著紙質檔案管理，這種管理方式不但會耗用大量的人力，更是降低了整個檔案管理的效率，而在查閱檔案的過程中也會有許多不方便的地方，甚至造成高校檔案信息泄露。在當前信息化時代的到來，高校檔案管理必須依靠互聯網的作用，而在檔案管理質量保障體系建設方面就必須牢牢依靠互聯網。因此，高校必須對現有的紙質化檔案管理進行變革，要對原有的檔案庫進行信息化改造，應該安排檔案管理人員對紙質檔案轉化為電子檔案，并且能夠將這些電子檔案對應的錄入建立完成的數據庫，做好標注目錄和索引，以便能夠讓查閱高校檔案能夠更加快捷方便，也能夠有效保障高校檔案的保密性，從而為建設高校檔案管理質量保障體系建立屏障。

（二）加強管理人員素質建設

良好的高校檔案管理質量保障體系建設離不開高素質的檔案管理人才隊伍，高校檔案管理人員應該增多的增強自己的責任意識建設，能夠嚴格遵循高校檔案管理規章制度，嚴格按照檔案管理的程序進行管理;同時，在日常工作之余要利用好業余時間來進行計算機基本操作技能學習，并且也要上網查閱一些檔案管理信息化的內容，能夠在業余時間不斷提升自身檔案管理的技能水平，增強自己的個人綜合能力。當然，學校方面也要給予充分的重視，要利用好學校現有資源組織學校檔案管理人員進行檔案管理培訓工作，讓管理人員去掌握最新的檔案管理技巧，并且能夠能多獎懲制度來倒逼檔案管理人員加強自身個人檔案管理能力的增強。

（三）更新檔案管理理念，促進檔案管理質量保障體系可持續發展

新鮮的事物必須要有新的思維理念去理解它才能更好地利用它，在21世紀“互聯網+”時代的到來屬于最為新鮮的事物，在各行各業都在不斷依靠互聯網進行轉型升級的時候，對于高校自身而言更應該充分利用互聯網進行自身變革，在高校的教學方面已經在利用互聯網轉變傳統（下轉第頁）（上接第頁）的教學模式，而在高校的檔案管理方面也應該利用好互聯網，而在這個過程當中就必須讓高校轉變原有的思維理念，去大膽的迎接新時代的檔案科學管理方法和技巧。去更多認識到檔案對于高校發展的重要性，提供更多的資金去支持高校檔案給管理質量保障體系建設，讓軟硬件設施跟得上質量保障體系發展，才能夠更好地建立可持續發展的高校檔案管理質量保障體系。

（四）建立健全高校檔案管理制度

一個良好的制度是工作順利進行的前提條件，在高校檔案管理方面必須要有更加完善的管理制度，才能夠讓管理人員有規章可依據。一方面，在檔案數據收集時候，要合理保證檔案資料的安全利用，而在此階段，高校就應該出臺規章制度來保障檔案數據收集的準確性，高校需要建立相應的檔案收集、鑒別和歸檔處理等，對每一個檔案都要進行詳細的審核。另一方面，高校內部也可以根據高校實際情況來完善檔案管理制度，健全檔案管理組織網絡，成立檔案管理小組，讓檔案管理人員依據規章制度去有效管理檔案，也能夠讓更完善的檔案管理組織發揮作用，將為檔案管理質量保障體系做出貢獻。

四、結語

高校檔案管理工作是高校歷史發展的重要記錄載體，是高校各個工作能夠順利開展的前提條件，特別是在互聯網+時代，高校的檔案管理工作可以更多依靠互聯網來進行管理，這也能夠提升高校檔案管理質量水平，間接的也是顯示出高校的綜合實力一部分。在高校檔案管理工作開展之中，各大高校需要充分重視檔案管理，去建立起良好的檔案管理質量保障體系，以此才能保證高效檔案為高校發展做出更多貢獻。

（作者單位為湖南環境生物職業技術學院組織人事處）

[作者簡介：朱小菊（1968—），女，本科，檔案館員，研究方向：高校檔案管理。]

參考文獻

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