提高辦公室檔案管理工作效率的思考

王青+姜福生+李小翠+王敏+宋昕+李汝恬

摘要：辦公室檔案管理效率與辦公室工作效率存在著密切聯系，其管理效率與各項工作是否順利開展直接掛鉤，而信息技術蓬勃發展為辦公室檔案管理模式變革帶來了全新的機遇及挑戰，辦公室檔案管理應用信息技術不止能大大提高工作效率，更能減輕工作量及工作強度。本文以辦公室檔案管理現狀為切入點分析提高辦公室檔案管理工作效率的必要性，就提出具體的管理手段進行深入探究，旨在為相關管理人員積累更多的工作經驗。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

自進入21世紀以來，在社會經濟穩健發展的大背景下，信息技術現已取得一定進步及發展，而網絡信息化技術作為時代特征，被廣泛應用于社會各個領域，有助于充分發揮電子信息化管理的作用[1]。由此可見，辦公室檔案管理應用網絡信息化技術是符合社會發展需求的有力途徑。如何做好辦公室檔案管理工作為順利開展相關業務奠定夯實基礎，是相關管理人員在實際工作過程中所面臨的主要問題。同時，辦公室檔案管理工作主要負責保持檔案完整性實現快速檢索以達到提高檔案利用價值的目標，而做好檔案保密管理工作，尤其是檔案使用過程中保密工作，是檔案管理工作崗位的首要標準。鑒于此，本文針對提高辦公室檔案管理工作效率的研究具有重要意義。

1.提高辦公室檔案管理工作效率的必要性

一般說來，辦公室檔案管理工作主要負責保持檔案完整性實現快速檢索以達到提高檔案利用價值的目標，而做好檔案保密管理工作，尤其是檔案使用過程中保密工作，是檔案管理工作崗位的首要標準[2]。伴隨信息時代來臨，電子信息化技術不斷普及，計算機管理軟件被廣泛應用于各個工作領域，而電子檔案出現為社會生活提供便捷。如何實現檔案電子化管理，現已成為目前辦公室檔案管理的主要問題，特別是以電子信息技術為核心的電子化檔案管理，具有管理模式系統性及傳播方式便捷性等特點。由此可見，將現代電子信息技術與辦公室檔案管理相結合對于現代檔案管理技術發展具有不可比擬的積極作用。

受辦公室檔案內容多樣及性質復雜的影響，檔案內容存在著明顯差異性，并且檔案重要程度也不盡相同，部分檔案屬于企業內部秘密文件，直接影響企業業務開展順利情況，而作為辦公室檔案管理人員，加大對于辦公室檔案保密工作及管理工作的重視程度，針對機密級別較低的辦公室檔案文件交由專業管理人員妥善處理著重強調保密工作預防檔案丟失引發工作變動造成辦公室其他工作無法順利開展，例如：以辦公室人事檔案為例記錄所有職工所在單位提供的身份證明及職工各個時期的所有經歷，開展人事檔案管理工作對于個人工作崗位發展及辦理相關手續予以便利。

由此可見，相關管理人員以做好辦公室檔案管理工作為前提條件納入檔案保密工作于管理工作范疇，例如：以辦公室文件檔案資料為例不止屬于企業業務工作指導性及指令性文件，更是業務部門工作思路及工作方法，具有指導業務工作開展的作用[3]。同時，作為辦公室檔案管理工作的主要組成部分，將檔案資料管理與網絡電子信息化技術相結合，以達到提高管理效率及優化檔案查閱流程的目標。一旦需要查找過去項目計劃資料及員工資料時，使用高級檢索及模糊檢索等功能優化資料查找環節及資料查找流程，促使資料檢索更為便捷有效。此外，通過設置權限等方法實現檔案使用或檔案閱讀分級別管理。

總而言之，從現階段我國辦公室檔案管理工作水平來看，管理工作缺乏總體系統規劃性，普遍著眼于眼前工作及局部工作存在打消工作積極性及工作創新性的可能性，并且受傳統管理理念落后、管理方法單一及管理效率低下的影響，“等”、“靠”思想較為嚴重造成辦公室檔案管理工作嚴重滯后，存在出現檔案管理不及時及檔案內容部分缺失等問題[4]。同時，由于辦公室檔案具有復雜性、特殊性及交融性等鮮明特點，相關管理人員簡單收集資料對于檔案編研工作的重視程度有待提高，檔案資源利用程度不足直接影響辦公室其他業務正常開展。此外，提高辦公室檔案管理效率對于促進企業可持續性發展意義重大。

2.提高辦公室檔案管理工作效率的措施

2.1健全管理機制

辦公室檔案與辦公室文件存在著密切聯系，二者間區分難度大客觀上加劇統一管理難度。因此在實際管理的過程中，相關單位遵循實事求是的工作原則積極轉變傳統工作理念，結合辦公室檔案管理工作特點及實際情況不斷健全辦公室檔案管理機制，將檔案收集及檔案整理環節與辦公室文件管理相結合，確保相關管理人員熟悉文件內容適應工作進度，有助于提高管理工作效率[5]。同時，通過設置獨立辦公室檔案室等方法實現分門別類存放辦公室檔案，確保每一個檔案盒上標有時間類別便于后期查找，針對較為重要的辦公室檔案必須進行加密處理存放于指定區域，設置不同等級的加密權限跟蹤加密檔案保密期限。此外，規范辦公室檔案管理工作流程，納入檔案收集、檔案整理、檔案歸入、檔案保存及檔案利用等指標推動建設檔案管理制度體系。

2.2增強人員素質

在實際管理的過程中，相關單位遵循以人為本的工作原則積極轉變傳統工作理念，結合崗位實際要求做好高素質應用型人才引進工作，以達到保證辦公室檔案管理工作順利開展的目標，并且由于辦公室檔案管理較為枯燥乏味且對于管理人員要求較為嚴格，樹立耐心謹慎、孜孜不倦及默默奉獻的工作意識對于提高管理工作效率具有不可比擬的積極作用。同時，積極組織管理崗位責任素質培訓，增強工作人員的社會責任感及保密意識，以達到減少工作失誤率及提高工作效率的目標。此外，受辦公室檔案管理工作專業性較強的限制，對于信息技術利用效率的要求較為嚴格，如何增強管理人員計算機水平及檔案管理能力組建專業化人才隊伍，是企業在實際發展過程中所面臨的主要問題，尤其是增強管理人員計算機技術水平及樹立保密意識。

2.3轉變工作理念

在實際管理的過程中，相關單位遵循具體問題具體分析的工作原則積極轉變傳統工作理念，從根源上認識到辦公室檔案管理的重要性及意義，將辦公室檔案管理納入日常工作環節，通過設立專職崗位及聘請專業人員等方法提高管理效率，并且以校企互動模式為依托進行崗位培訓工作，結合辦公室檔案管理實際情況邀請專家組織專題講座，向全體職工介紹最新的檔案管理技術及管理方法，以達到開拓管理人員視野的目標，培養其自主學習的習慣。同時，利用活動、宣傳欄、報紙、廣播及網絡等平臺進行《檔案法》宣傳科普工作，針對專業水平高且能力強的檔案管理人員組織相應的交流會議及研討會議，找出的檔案管理特點有助于分析其現存問題。

3.結語

通過本文探究，認識到伴隨我國經濟不斷發展，內部運行管理體系不斷完善，辦公室檔案管理作為企業內部管理內容的主要組成部分，提高辦公室檔案管理工作效率對于增強企業業務管理水平具有不可比擬的積極作用。由此可見，相關管理人員樹立辦公室檔案管理責任意識革新辦公室檔案管理模式能有效提高管理效率，是確保辦公室各項工作順利開展的有力手段，促使企業處于可持續性發展狀態。

參考文獻：

胡艷琨.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016，（16）：151.

[2]高麗華.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經營管理者，2016，（14）：262.

[3]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人才資源開發，2015，（24）：158.

[4]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2014，（05）：171-172.

[5]李冰巖.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].現代經濟信息，2013，（16）：46.