高效制作PPT不可不知的操作技巧

范婷婷+羅汝芬+施祥同+董鎮

摘要：信息時代人們用PPT制作教學課件、演示文稿等，但制作速度卻很慢，加班制作PPT是常態化事情。本文結合自己制作PPT和使用PPT的經歷，談談高效制作PPT的一些操作技巧。

關鍵詞：PPT；操作；技巧

現代信息技術發展突飛猛進，越來越多的教師及演講者都離不開多媒體技術，PPT便成了當下講者的寵兒。但由于技巧與經驗不足，導致在制作PPT上耗費大量精力。本文結合自己制作PPT和使用PPT的經歷，總結了制作PPT的一些操作技巧，以提高PPT制作效率。

一、軟件設置技巧

1、快速訪問工具欄設置

Powerpoint操作可將一些常用的功能按鈕添加到快速訪問工具欄中，這樣以后再使用該命令的時候，直接單擊即可。具體方法及經驗如下：

單擊“文件”--“選項”--“快速訪問工具欄”--“所有命令”，或者直接把鼠標放在快速訪問工具欄上單擊鼠標右鍵，選擇“自定義快速訪問工具欄”--“所有命令”。之后可以把界面左邊的一些常用的功能按鈕，如吸色工具、對象中部對齊、對象居中對齊、對象底部對齊、對象頂部對齊、對象右對齊、對象左對齊、橫向分布、縱向分布、置于頂層、置于底層、合并形狀等添加到右邊。這樣快速訪問工具欄中就會顯示這些功能按鈕，下次使用的時候直接點擊即可。同時，還有對應的快捷鍵可用，ALT+1可實現快速訪問工具欄中第一個按鈕對應的命令，ALT+2、ALT+3、ALT+4等依次后推，這樣操作時就省去了到快速訪問工具欄上點擊的步驟，在鍵盤上用快捷鍵即可實現，操作起來非常方便。

2、最多可取消次數設置

在編輯演示文稿時如果操作錯誤，要返回上步操作，只需點擊工具欄中的“撤銷”按鈕或快捷鍵Ctrl+Z即可返回上一步操作，但有時制作內容過多，還未返回到想要的操作步驟就無法再執行撤銷命令了。這是因為Powerpoint中默認的最多取消次數是20次，再多就無法繼續返回了。其實，Powerpoint中可以將撤銷次數最多設置到150次，這讓我們在制作內容多的PPT時可以盡情“反悔”。操作方法：

單擊“文件”--“選項”--“高級”--“最多可取消次數”設置為150次。

3、加載高效輔助工具

Powerpoint有很多好用的輔助工具可以幫我們更高效的制作PPT，常用的有OneKey Tools 和Nordri Tools，現在好多人用islid替換了Nordri Tools，可以快速實現一些在PPT中要操作幾步才能實現的效果，首先在網上下載OneKey Tools 和Nordri Tools（islid），右擊程序以管理員身份運行，安裝后在“文件”-- “加載項”-- “管理”-- “COM加載項”中勾選OneKey Tools 和Nordri Tools即可開始使用。

4、應用快捷鍵

將常用的快捷鍵總結如下：

（1）Enter--新建幻燈片；Ctrl+M--新建幻燈片

在Powerpoint界面的最左側幻燈片列表區，按下Enter回車鍵，即可新建一張幻燈片；在Powerpoint界面任意位置，按Ctrl+M也可新建一張幻燈片。

（2）F12–-快速另存為

在Powerpoint中，按下F12會彈出另存為對話框，另存幻燈片。

（3）Ctrl+G--組合；Shift+Ctrl+G--取消組合

在PPT制作中，經常會將某些對象組合在一起再進行動畫設置等等，這時，可以選中要設置的對象后，按Ctrl+G進行組合，要取消組合可按Shift+Ctrl+G。

（4）Ctrl+鼠標滾輪向前--放大工作區幻燈片顯示尺寸

Ctrl+鼠標滾輪向后--縮小工作區幻燈片顯示尺寸

（5）Ctrl+[--縮小文本字號大小；Ctrl+]--增大文本字號大小

（6）Alt+F5--演講者視圖播放幻燈片

二、PPT操作中常遇問題及處理技巧

1、不啟動Powerpoint播放幻燈片

操作方法：打開演示文稿所在的文件夾，單擊文檔圖標選擇需要預覽的演示文稿，右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“顯示”命令，將以放映模式預覽幻燈片，但是并沒有啟動Powerpoint程序。

2、編輯PPT的同時在小窗口放映幻燈片

眾所周知，想要觀看PPT的播放效果，單擊“幻燈片放映”即可全屏播放幻燈片。其實，在Powerpoint中可以在編輯PPT的同時觀看PPT的播放效果。操作方法：在PPT編輯模式下，按住“Alt”鍵的同時，單擊PPT右下方的“幻燈片放映”按鈕，即可實現小窗口放映模式，并不影響PPT的編輯，這樣便實現了編輯、播放同步進行，便于修改。

3、取消播放制作好的動畫效果

有時給PPT制作了很多動畫效果，結果領導說取消動畫，數十頁的動畫效果一個個去刪除太浪費時間，PPT中可以一鍵取消所有動畫效果的播放。操作方法：點擊“幻燈片放映”--“設置幻燈片放映”對話框下勾選“放映時不加動畫”即可。值得注意的是此操作只是不播放動畫效果，并沒有將動畫刪除，同時并沒有禁止切換動畫的播放。

4、快捷進入編輯幻燈片母版模式

制作PPT時，有時需要進入母版里進行總體設置的操作，通常單擊“視圖選項卡”--“幻燈片母版”。此外，還有更加快捷的進入方式：在PPT編輯模式下，按住Shift鍵的同時，單擊PPT右下方的“普通視圖”按鈕，即可實現。

5、嵌入字體

當我們使用特殊字體時，保存幻燈片一定要記得嵌入字體，否則在其它電腦上播放時會出現字體丟失現象。操作方法：點擊“文件”--“保存”--“將字體嵌入文件”。但有時有些字體無法嵌入，這時就需要把字體拷出來，到演示電腦上安裝了。

參考文獻：

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[2]楊臻.PPT，要你好看[M].電子工業出版社，2012年1月第1次印刷.

[3]王樹欣.如何使用PPT制作出高質量的教學課件[J].信息系統工程，2014年12月20

[4]白輝平.淺談PPT制作的十個技巧[J].科學時代，2011年第17期

作者簡介：范婷婷（1984.11）、女、海軍陸戰學院、510430、講師、大學本科、主要研究方向教育技術。