共享驅(qū)動(dòng)：預(yù)算管理系統(tǒng)架構(gòu)

文/中興新財(cái)務(wù)云

預(yù)算管理系統(tǒng)作為企業(yè)預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行與控制、預(yù)算分析與考核的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，為整個(gè)組織共同參與預(yù)算管理過程創(chuàng)造了條件，大大提高了企業(yè)預(yù)算管理的效率，促進(jìn)了戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

預(yù)算管理系統(tǒng)處于企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)架構(gòu)中的管理層。預(yù)算管理系統(tǒng)的產(chǎn)生，能夠提供對預(yù)算管理全過程的支持，實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算分析與評價(jià)所需要的多流程管理，每個(gè)流程都能支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)全員參與過程管理，并且具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理能力，保證信息的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)分析，從而為企業(yè)的科學(xué)決策提供支持。預(yù)算管理系統(tǒng)體系架構(gòu)（如圖1所示）。

預(yù)算管理系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

預(yù)算管理是管理會計(jì)的核心管理活動(dòng)，越來越廣泛地在企業(yè)中使用。但傳統(tǒng)上，從企業(yè)開展預(yù)算管理所采用的方式來看，主要有手工編制、電子表格編制或者利用初級的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行預(yù)算管理，造成編制過程難以協(xié)調(diào)，大量數(shù)據(jù)難以處理，進(jìn)行實(shí)際的預(yù)算控制非常困難。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）預(yù)算編制效率低下。由于預(yù)算編制涉及內(nèi)容廣、部門多、預(yù)算指標(biāo)之間勾稽關(guān)系復(fù)雜，導(dǎo)致預(yù)算編制過程過長，浪費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間。預(yù)算單位的多層次性使得信息傳遞滯后，造成管理上的困擾和信息不對稱。

（2）缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺。預(yù)算管理編制程序復(fù)雜，涉及數(shù)據(jù)眾多，許多企業(yè)在預(yù)算實(shí)行過程中常常陷于繁瑣的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)中，而預(yù)算成果仍不理想。

（3）實(shí)時(shí)執(zhí)行監(jiān)控難度較大。由于信息化手段的缺失，企業(yè)在預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、分析等環(huán)節(jié)缺乏真實(shí)與完整的數(shù)據(jù)，無法掌握重要事項(xiàng)的執(zhí)行偏差，容易錯(cuò)過對業(yè)務(wù)調(diào)整的最佳時(shí)機(jī)。并且主要靠人力記錄和更新預(yù)算執(zhí)行結(jié)果，增加了預(yù)算管理部門的工作量，由于結(jié)果更新不及時(shí)，導(dǎo)致預(yù)算控制不能完全實(shí)現(xiàn)。

圖1 預(yù)算管理系統(tǒng)體系架構(gòu)圖

（4）頻繁變更降低預(yù)算監(jiān)管效果。手工預(yù)算編制不夠準(zhǔn)確，會造成集團(tuán)頻繁的預(yù)算調(diào)整，加上沒有有效的信息化手段對預(yù)算流程進(jìn)行監(jiān)管，預(yù)算內(nèi)容的調(diào)整比較隨意，導(dǎo)致預(yù)算喪失了約束和控制的基本功能。

（5）無法建立有效的預(yù)算分析評價(jià)體系。由于缺乏高效集成的信息化工具，預(yù)算編制時(shí)合并匯總困難，預(yù)算執(zhí)行分析時(shí)會陷入數(shù)據(jù)龐雜的困境，無法對動(dòng)態(tài)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，而且分析出的預(yù)算信息質(zhì)量較差，不能為管理決策提供輔助支持作用。

預(yù)算管理系統(tǒng)流程

根據(jù)預(yù)算編制的過程，預(yù)算管理遵循著“戰(zhàn)略計(jì)劃→業(yè)務(wù)規(guī)劃→經(jīng)營計(jì)劃→預(yù)算→過程控制→分析報(bào)告→考核激勵(lì)”這樣一條清晰的脈絡(luò)，預(yù)算管理的業(yè)務(wù)流程包括戰(zhàn)略目標(biāo)分解、經(jīng)營計(jì)劃制定、預(yù)算方案的形成、預(yù)算執(zhí)行過程中的監(jiān)控、分析和動(dòng)態(tài)預(yù)測等一系列管理過程（如圖2所示）。

預(yù)算管理系統(tǒng)功能

預(yù)算管理在企業(yè)的管理過程中，重要且復(fù)雜，需要一個(gè)在功能上覆蓋完整預(yù)算管理循環(huán)的預(yù)算管理信息系統(tǒng)，全方位支撐預(yù)算管理工作，提升預(yù)算管理效率。

1、總體功能框架

預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)是成為實(shí)施預(yù)算管理的技術(shù)支撐平臺，它在應(yīng)用過程中實(shí)現(xiàn)了預(yù)算與戰(zhàn)略規(guī)劃的銜接、預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算分析及預(yù)算考核全過程的管理（如圖3所示），并與其他財(cái)務(wù)系統(tǒng)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合，為企業(yè)的事前計(jì)劃、事中控制、事后分析提供了有效的工具，充分體現(xiàn)了預(yù)算管理在財(cái)務(wù)管理中的核心作用。

2、具體功能介紹

（1）預(yù)算體系。預(yù)算體系是預(yù)算管理得以有效執(zhí)行的基礎(chǔ)和保證，預(yù)算體系的建立包括預(yù)算組織架構(gòu)、預(yù)算指標(biāo)模型體系、業(yè)務(wù)規(guī)則的建立。預(yù)算管理系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)滿足企業(yè)的實(shí)際管理需要的預(yù)算體系功能設(shè)置。

預(yù)算組織架構(gòu)設(shè)置：企業(yè)可以根據(jù)自身組織架構(gòu)進(jìn)行靈活設(shè)置，滿足各機(jī)構(gòu)分角色的系統(tǒng)功能和用戶管理，滿足對不同預(yù)算編制和審批流程的靈活支持；提供分角色的靈活報(bào)表。

預(yù)算指標(biāo)體系：支持針對總、分、子公司的綜合指標(biāo)體系的設(shè)置；支持指標(biāo)計(jì)算規(guī)則的靈活設(shè)置和定義。預(yù)算管理系統(tǒng)將預(yù)算目標(biāo)確定與分解的財(cái)務(wù)模型和敏感性分析模型固化在系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，快速生成多組預(yù)算目標(biāo)選擇組合；支持預(yù)算目標(biāo)自上而下、自下而上和上下結(jié)合的多種控制模式；系統(tǒng)中固化預(yù)算分析和評價(jià)相關(guān)的指標(biāo)模型，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算和輸出報(bào)表。

圖2 預(yù)算管理的業(yè)務(wù)流程

圖3 預(yù)算管理系統(tǒng)功能框架

業(yè)務(wù)規(guī)則定義：在系統(tǒng)中預(yù)先配置預(yù)算管理過程中的業(yè)務(wù)規(guī)則，包括預(yù)算編制規(guī)則、目標(biāo)分解規(guī)則、預(yù)算指標(biāo)下達(dá)和匯總規(guī)則、預(yù)算分析和績效評價(jià)規(guī)則等等，系統(tǒng)支持個(gè)性化定義和規(guī)則的靈活調(diào)整，自動(dòng)根據(jù)內(nèi)置規(guī)則進(jìn)行運(yùn)算和報(bào)表輸出。

（2）預(yù)算編制。預(yù)算編制涉及企業(yè)全面的業(yè)務(wù)邏輯，包括銷售、生產(chǎn)、采購、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、費(fèi)用、成本計(jì)算等。預(yù)算管理系統(tǒng)能夠靈活地建立復(fù)雜的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)模型，并且其預(yù)算模型能夠適應(yīng)不斷變化的管理需求和業(yè)務(wù)邏輯。

預(yù)算要求各業(yè)務(wù)單位廣泛參與，各單位按照分工的不同，各自處理相應(yīng)的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)具有完善的權(quán)限管理功能，能夠設(shè)定數(shù)據(jù)權(quán)限，保證企業(yè)的數(shù)據(jù)安全。具體的系統(tǒng)功能主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

預(yù)算目標(biāo)分解及下達(dá)：預(yù)算編制始于預(yù)算目標(biāo)的確定，在預(yù)算管理系統(tǒng)中，提供了預(yù)算目標(biāo)測算模型。預(yù)算管理系統(tǒng)可根據(jù)預(yù)設(shè)的分解規(guī)則，將預(yù)算目標(biāo)分解并下達(dá)給企業(yè)的各個(gè)責(zé)任中心，這個(gè)過程通常需要經(jīng)過自上而下、自下而上和上下結(jié)合經(jīng)過多次溝通完成預(yù)算編制，最終企業(yè)上下對于預(yù)算達(dá)成一致的意見（朱海培：“海波龍全面預(yù)算管理系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用研究”，《西南財(cái)經(jīng)大學(xué)》，2011年）。

預(yù)算編制方法：根據(jù)企業(yè)不同的管理需求和業(yè)務(wù)場景，預(yù)算系統(tǒng)可以支持采用彈性預(yù)算、滾動(dòng)預(yù)算等不同的預(yù)算編制方法；系統(tǒng)能夠支持由上而下的預(yù)算下達(dá)和自下而上的預(yù)算編制過程，實(shí)現(xiàn)按照單位、部門、項(xiàng)目等多種口徑匯總預(yù)算，并能按需要生成預(yù)算的明細(xì)和匯總表；根據(jù)預(yù)算編制的內(nèi)在業(yè)務(wù)邏輯和編制表格體系，通過配置相應(yīng)的系統(tǒng)規(guī)則結(jié)合智能化的計(jì)算方法，標(biāo)準(zhǔn)化預(yù)算編制過程，保證預(yù)算數(shù)據(jù)的同一性，提高預(yù)算責(zé)任人編制預(yù)算的效率。

預(yù)算自動(dòng)匯總與抵銷：預(yù)算的組織協(xié)調(diào)難度很大，數(shù)據(jù)審核、匯總的工作量也很大，預(yù)算管理系統(tǒng)提供預(yù)算管理的流程支持，并通過業(yè)務(wù)規(guī)則和系統(tǒng)架構(gòu)，清晰地定義科目間、成員間的勾稽關(guān)系，自動(dòng)進(jìn)行架構(gòu)間的數(shù)據(jù)分發(fā)、匯總，以提高預(yù)算管理流程的效率。預(yù)算最終要體現(xiàn)為財(cái)務(wù)預(yù)算，預(yù)算編制過程中有大量的財(cái)務(wù)規(guī)則和財(cái)務(wù)計(jì)算，系統(tǒng)能夠提供財(cái)務(wù)智能工具，減少公式、規(guī)則的定義工作量，提高編制效率。此外，預(yù)算系統(tǒng)能夠根據(jù)預(yù)先搭建的預(yù)算管理組織架構(gòu)實(shí)現(xiàn)預(yù)算按照法人實(shí)體和多樣化的管理口徑自動(dòng)進(jìn)行匯總抵銷（如圖4所示）。

預(yù)算審批：預(yù)算系統(tǒng)具有預(yù)算審批功能，包括預(yù)算編制審批、預(yù)算追加和調(diào)整審批等。上級單位對下級單位已提交的預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行線上審核，審核內(nèi)容包括是否按既定的業(yè)務(wù)規(guī)則編制以及預(yù)算數(shù)據(jù)是否完整、合規(guī)等。相應(yīng)的系統(tǒng)功能包括預(yù)算多級審批、查詢預(yù)算審批狀態(tài)、審批處理及審批數(shù)據(jù)保存、預(yù)算批復(fù)、預(yù)算批復(fù)下達(dá)等。同時(shí)，系統(tǒng)能夠記錄各級審批的批注和審批的過程，并在系統(tǒng)中留下痕跡，便于后續(xù)追溯。具體的審批流程和授權(quán)范圍可由企業(yè)預(yù)算管理人員根據(jù)實(shí)際情況自行定義，各級預(yù)算責(zé)任人在授權(quán)范圍內(nèi)管理和監(jiān)控預(yù)算的創(chuàng)建——提交——審查——批準(zhǔn)過程。預(yù)算審批通過后，正式的預(yù)算將被下達(dá)到各責(zé)任中心執(zhí)行。

（3）預(yù)算控制。通過預(yù)算管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)控制，企業(yè)預(yù)算管理部門可以對各預(yù)算單位的預(yù)算進(jìn)行有效的預(yù)警和控制。預(yù)算管理系統(tǒng)通過預(yù)算控制點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)預(yù)算事前、事中和事后的全過程控制。預(yù)算控制點(diǎn)是指經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生過程中涉及資金、物耗及其他重要方面的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。預(yù)算控制的最佳環(huán)節(jié)是在項(xiàng)目確定前，其次是項(xiàng)目的發(fā)生過程及事后的差異分析。預(yù)算控制點(diǎn)主要有責(zé)任中心點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生點(diǎn)以及財(cái)務(wù)部門點(diǎn)等。正是通過這些預(yù)算控制點(diǎn)的控制，實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程控制。預(yù)算控制階段（如圖5所示）。

（4）預(yù)算調(diào)整。預(yù)算調(diào)整是預(yù)算控制的重要環(huán)節(jié)，是在保留原有預(yù)算數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上對局部數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整。在實(shí)際的預(yù)算執(zhí)行過程中，可能出現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的調(diào)整和修正的需求?？赡苁嵌ㄆ诘恼{(diào)整，也可能是根據(jù)實(shí)際隨時(shí)的調(diào)整，可以進(jìn)行自下而上或自上而下的調(diào)整，支持不同周期滾動(dòng)調(diào)整和序?qū)嵳{(diào)整（如圖6所示）。但無論何種情況，在預(yù)算開始執(zhí)行之后，任何對預(yù)算數(shù)據(jù)的調(diào)整和修訂，都應(yīng)該是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、受控的、保留痕跡并可追溯的，各次調(diào)整均保留版本，便于查閱和審批。系統(tǒng)支持以下功能：預(yù)算調(diào)整的申請，提供按不同維度查詢預(yù)算調(diào)整數(shù)據(jù)，預(yù)算調(diào)整數(shù)據(jù)上報(bào)和預(yù)算調(diào)整的審批。調(diào)整流程首先進(jìn)行預(yù)算調(diào)整申請，然后進(jìn)行預(yù)算調(diào)整審批，最后是預(yù)算調(diào)整執(zhí)行和預(yù)算調(diào)整分析。

圖4 從各個(gè)單位的業(yè)務(wù)預(yù)算到匯總財(cái)務(wù)預(yù)算

圖5 預(yù)算控制階段示意圖

圖6 預(yù)算調(diào)整

（5）分析報(bào)告。由于業(yè)務(wù)的多樣性，預(yù)算分析工作必然是多維的數(shù)據(jù)分析，分析的數(shù)據(jù)是由多個(gè)維度描述的，如銷售收入的數(shù)據(jù)是由產(chǎn)品、渠道、客戶、區(qū)域、時(shí)間、部門、人員等多個(gè)角度定義的。在對銷售收入的預(yù)算或?qū)嶋H發(fā)生數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的時(shí)候，分析人員可能會關(guān)心產(chǎn)品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入，或者按照不同維度組合進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢（如圖7所示）。預(yù)算管理系統(tǒng)是建立在一個(gè)多維度的數(shù)據(jù)模型上進(jìn)行預(yù)算分析的，可對已有的預(yù)算和實(shí)際發(fā)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行靈活、快速的多角度分析、查詢，而不需要通過定義復(fù)雜的報(bào)表或公式來對數(shù)據(jù)進(jìn)行展示；對于分散的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接口工具來整合不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)；在實(shí)際情況發(fā)生變化后，系統(tǒng)可提供預(yù)測、模擬的功能，快速做出預(yù)算調(diào)整。

完善的預(yù)算管理系統(tǒng)不但要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能，還要能夠?yàn)楣芾頉Q策層提供直觀的、易用的數(shù)據(jù)分析與展示界面，能夠動(dòng)態(tài)顯示預(yù)算的關(guān)鍵性指標(biāo)數(shù)據(jù)及指標(biāo)的實(shí)際執(zhí)行情況，并能夠針對特定指標(biāo)鉆取到明細(xì)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。預(yù)算報(bào)告功能支持隨時(shí)查詢預(yù)算、實(shí)際、對比、序?qū)嵉葦?shù)據(jù)，可透視匯總表中責(zé)任單位、指標(biāo)、周期等不同維度的數(shù)據(jù)，可以自定義預(yù)算報(bào)告，查看關(guān)注的信息，以圖形方式展示各項(xiàng)預(yù)算及實(shí)際數(shù)據(jù)，并能夠在系統(tǒng)內(nèi)以收閱、郵件、短信等方式發(fā)送預(yù)算及執(zhí)行情況數(shù)據(jù)。

（6）預(yù)算考核與評價(jià)功能。預(yù)算評價(jià)與公司績效管理的KPI指標(biāo)掛鉤，對預(yù)算執(zhí)行中經(jīng)營業(yè)績、預(yù)算執(zhí)行準(zhǔn)確率、預(yù)算編報(bào)完整性等進(jìn)行考核。企業(yè)首先要建立一系列的預(yù)算考評指標(biāo)，以量化指標(biāo)為主，定性指標(biāo)為輔。在定量指標(biāo)方面，通過實(shí)際執(zhí)行與預(yù)算設(shè)定值的比較判斷預(yù)算目標(biāo)的完成情況和預(yù)算編制的準(zhǔn)確性；在定性指標(biāo)方面，考核各級責(zé)任單元的預(yù)算組織行為，包括預(yù)算編制的正確性、及時(shí)性，預(yù)算執(zhí)行的有效性和制度的遵守性等。

圖7 多角度、多層次的預(yù)算分析

圖8 預(yù)算管理系統(tǒng)對接展示圖

借助預(yù)算管理系統(tǒng)的考核與評價(jià)功能，能夠客觀、有效地進(jìn)行績效評價(jià)。預(yù)算管理系統(tǒng)從其他關(guān)聯(lián)系統(tǒng)獲取實(shí)際經(jīng)營執(zhí)行數(shù)據(jù)，將其與預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行對比計(jì)算，根據(jù)預(yù)先設(shè)定的評分標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)得出預(yù)算完成情況和預(yù)算準(zhǔn)確性的得分；用系統(tǒng)的量化考評指標(biāo)自動(dòng)生成功能，在相關(guān)考核指標(biāo)發(fā)生調(diào)整或修改時(shí)，使判斷指標(biāo)在系統(tǒng)中自動(dòng)更新；通過系統(tǒng)提供的預(yù)算提交時(shí)間與規(guī)定時(shí)間的比較等功能，對預(yù)算的管理情況等定性指標(biāo)進(jìn)行判斷，作為預(yù)算考評者的打分參考；系統(tǒng)還可以對關(guān)鍵考核與業(yè)績指標(biāo)進(jìn)行警示，對于考核評價(jià)的結(jié)果能夠進(jìn)行分?jǐn)?shù)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、排序、匯總與存檔，以備查詢和檢索；預(yù)算考核結(jié)果能夠針對不同的管理層的實(shí)際需要分別出具。

預(yù)算管理系統(tǒng)信息對接管理

預(yù)算管理系統(tǒng)是管理會計(jì)系統(tǒng)中一個(gè)非常重要的系統(tǒng)，以業(yè)務(wù)活動(dòng)為中心、為載體，貫穿業(yè)務(wù)展開及業(yè)務(wù)結(jié)算的整個(gè)過程，以資源為對象進(jìn)行逐級把關(guān)、層層控制，以維度體系為基礎(chǔ)進(jìn)行成本費(fèi)用的追蹤和分析。預(yù)算管理系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)合同預(yù)算的控制；與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)和會計(jì)核算系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)預(yù)算的實(shí)時(shí)控制；與資金管理系統(tǒng)接口，完成資金計(jì)劃的制定與執(zhí)行；同時(shí)，預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)也會流向績效管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算考核，并支持管理決策（如圖8所示）。

預(yù)算管理系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)對接，在合同簽訂時(shí)，通過關(guān)聯(lián)所屬項(xiàng)目號，集成項(xiàng)目基本信息，對合同簽訂進(jìn)行額度控制，同時(shí)關(guān)聯(lián)項(xiàng)目執(zhí)行信息，審批通過后，回寫合同金額至預(yù)算管理系統(tǒng)。

預(yù)算管理系統(tǒng)與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)與執(zhí)行數(shù)據(jù)的交互，發(fā)生網(wǎng)上報(bào)賬業(yè)務(wù)時(shí)，通過申報(bào)業(yè)務(wù)類型，相關(guān)部門信息、項(xiàng)目信息、成本費(fèi)用預(yù)算科目、相對應(yīng)的會計(jì)科目等進(jìn)行預(yù)算控制。在員工提交報(bào)賬單據(jù)時(shí)，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)將需要進(jìn)行預(yù)算控制的報(bào)賬信息傳遞至預(yù)算管理系統(tǒng)，并得到預(yù)算控制結(jié)果，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制功能。審批通過后，需回寫請款報(bào)賬金額至預(yù)算管理系統(tǒng)，以進(jìn)行可用資源的占用。

預(yù)算管理系統(tǒng)與資金管理系統(tǒng)的對接，主要體現(xiàn)在企業(yè)的月度資金計(jì)劃管理中。月度資金計(jì)劃管理就是建立在預(yù)算管理基礎(chǔ)之上并使之逐月落實(shí)的有效管理工具。預(yù)算管理系統(tǒng)依據(jù)資金管理系統(tǒng)中的存量數(shù)據(jù)及歷史運(yùn)營數(shù)據(jù)等信息來制定計(jì)劃，在年度預(yù)算的基礎(chǔ)上，編制月度資金計(jì)劃，并將月度資金計(jì)劃數(shù)據(jù)同步至資金管理系統(tǒng)，通過資金管理系統(tǒng)定期或不定期監(jiān)控資金執(zhí)行情況，提供預(yù)算執(zhí)行預(yù)警。同時(shí)，資金管理系統(tǒng)完成支付后，會形成真正的資金執(zhí)行數(shù)，反饋到預(yù)算管理系統(tǒng)，更新預(yù)算執(zhí)行狀態(tài)。

預(yù)算管理系統(tǒng)與會計(jì)核算系統(tǒng)對接，預(yù)算管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算科目與會計(jì)科目的映射關(guān)系，會計(jì)科目由會計(jì)核算系統(tǒng)同步至預(yù)算管理系統(tǒng)會計(jì)科目庫，會計(jì)科目實(shí)際發(fā)生數(shù)定期導(dǎo)入預(yù)算管理系統(tǒng)中；預(yù)算科目實(shí)際執(zhí)行數(shù)返回預(yù)算管理系統(tǒng)中，扣減可用資源，同時(shí)會對預(yù)算數(shù)據(jù)及預(yù)算實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析。由于不同企業(yè)對財(cái)務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)的使用程度有所不同，所以預(yù)算管理系統(tǒng)與會計(jì)核算系統(tǒng)的對接有不同的設(shè)計(jì)，企業(yè)可根據(jù)自身情況和需求設(shè)計(jì)集成細(xì)節(jié)，來保證從會計(jì)核算系統(tǒng)輸入到預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)全面完整，以支撐預(yù)算管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)的計(jì)算出可用資源額。

預(yù)算管理系統(tǒng)與績效管理系統(tǒng)對接，將預(yù)算數(shù)據(jù)同步至績效管理系統(tǒng)，對各責(zé)任中心（成本中心、投資中心和利潤中心）進(jìn)行綜合考核與管理，考核各責(zé)任中心預(yù)算完成情況，責(zé)任中心的利潤分配情況及對各責(zé)任中心的獎(jiǎng)勵(lì)、處罰措施。

預(yù)算管理系統(tǒng)與經(jīng)營決策支持系統(tǒng)對接，能夠?yàn)楦邔庸芾碚咛峁┲庇^的、儀表盤式的關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)展示，動(dòng)態(tài)顯示預(yù)算的關(guān)鍵性指標(biāo)數(shù)據(jù)及指標(biāo)的實(shí)際執(zhí)行情況，為管理層進(jìn)行科學(xué)決策提供依據(jù)。

預(yù)算管理系統(tǒng)也可以與項(xiàng)目管理系統(tǒng)和生產(chǎn)管理系統(tǒng)對接，項(xiàng)目管理系統(tǒng)中項(xiàng)目概算的數(shù)據(jù)，可以直接從預(yù)算管理系統(tǒng)編制的預(yù)算中涉及項(xiàng)目的部分導(dǎo)入，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理與專項(xiàng)預(yù)算管理一體化。預(yù)算管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)的對接體現(xiàn)在預(yù)算中主營業(yè)務(wù)收入預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、產(chǎn)品明細(xì)預(yù)算、材料明細(xì)預(yù)算和材料采購預(yù)算可以按照物料清單（BOM）自動(dòng)展開。

預(yù)算管理系統(tǒng)實(shí)施意義

預(yù)算管理系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)整體各個(gè)部門之間的預(yù)算管理，達(dá)到了企業(yè)內(nèi)部有效實(shí)施資源預(yù)算及配置的目的，為企業(yè)進(jìn)行有效的內(nèi)部控制及長期發(fā)展提供了有力保障。

（1）全面支持公司戰(zhàn)略。統(tǒng)一的信息化平臺，使所有預(yù)算人員通過用戶界面平臺進(jìn)行預(yù)算數(shù)據(jù)交換，并將數(shù)據(jù)通過多個(gè)數(shù)據(jù)模型倉庫存儲在底層的企業(yè)信息系統(tǒng)架構(gòu)之上的數(shù)據(jù)庫中，大大減少預(yù)算工作量，并有效地支持了整個(gè)集團(tuán)公司的戰(zhàn)略體系。

（2）為考核提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。預(yù)算管理系統(tǒng)自動(dòng)將年度預(yù)算數(shù)據(jù)按期分解，細(xì)化到每個(gè)季度或每個(gè)月，并可以通過本月的預(yù)算及完成情況，調(diào)整下月的預(yù)算值，從而通過有效的滾動(dòng)預(yù)算的方式，實(shí)現(xiàn)對年度預(yù)算的調(diào)整，為績效考核提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。

（3）實(shí)現(xiàn)預(yù)算的及時(shí)反饋和修改。預(yù)算是一個(gè)自上而下、自下而上、多次反復(fù)調(diào)整的修改過程，從而實(shí)現(xiàn)各部門的資源分配最優(yōu)化。采用信息化平臺，可以利用用戶操作界面的互動(dòng)性，傳遞預(yù)算信息，使預(yù)算各部門之間能夠及時(shí)溝通，從而及時(shí)進(jìn)行修改調(diào)整。

（4）實(shí)現(xiàn)預(yù)算深入分析。預(yù)算管理系統(tǒng)采用動(dòng)態(tài)分析方法，將預(yù)算與實(shí)際的差異層層分解到某個(gè)部門、某個(gè)預(yù)算人、某個(gè)預(yù)算指標(biāo)，尋找出現(xiàn)差異的根本原因，進(jìn)行深入分析。

Tips 預(yù)算管理對企業(yè)的管理價(jià)值

預(yù)算是一種系統(tǒng)方法，用來分配企業(yè)的財(cái)務(wù)、實(shí)物和人力資源，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)既定的戰(zhàn)略目標(biāo)。

企業(yè)管理過程以戰(zhàn)略規(guī)劃為起點(diǎn)，包括戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)規(guī)劃、經(jīng)營規(guī)劃、預(yù)算管理、過程管理、績效管理以及考核激勵(lì)，形成管理的閉環(huán)。其中，預(yù)算管理作為由財(cái)務(wù)部門牽頭主導(dǎo)的重要工作，是企業(yè)管理循環(huán)中的核心內(nèi)容，它向上連接企業(yè)戰(zhàn)略和經(jīng)營，向下連接企業(yè)考核和激勵(lì)，在企業(yè)管理過程中發(fā)揮重要的紐帶作用：一是進(jìn)行資源的配置，將企業(yè)相對有限的資源的投放與企業(yè)的戰(zhàn)略和經(jīng)營相匹配；二是企業(yè)經(jīng)營過程控制的基準(zhǔn)，保證資源使用過程中不產(chǎn)生重大偏差；三是作為后續(xù)績效考核和激勵(lì)的基準(zhǔn)?？梢哉f，企業(yè)的管理以財(cái)務(wù)管理為核心，而財(cái)務(wù)管理則以預(yù)算管理為核心。

企業(yè)可以通過預(yù)算來監(jiān)控戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)施進(jìn)度，有助于控制開支，并預(yù)測企業(yè)的現(xiàn)金流量與利潤（安達(dá)信，《全球最佳實(shí)務(wù)數(shù)據(jù)庫》，2001年）。美國著名管理學(xué)家戴維·奧利（David Otley）說：“預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個(gè)能把組織的所有關(guān)鍵問題融合于一個(gè)體系之中的管理控制方法之一”（David Otley: Performance-a Framework for Management Systems, Management Accounting Research, 2010）。預(yù)算管理是現(xiàn)代企業(yè)整體管理框架中的重要組成部分，世界500強(qiáng)企業(yè)無一例外地把預(yù)算作為管理控制的工具和業(yè)績評價(jià)的依據(jù)。

預(yù)算管理的涵義

預(yù)算管理超越傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)預(yù)算管理范疇，是將戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算編制、分析報(bào)告與績效管理通過目標(biāo)體系緊密相連、協(xié)調(diào)一致的管理過程（如圖9所示），是銜接公司戰(zhàn)略和績效考核的重要管理工具。

一方面，預(yù)算是戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)規(guī)劃和經(jīng)營計(jì)劃的細(xì)化和延伸，它是具體化的戰(zhàn)略規(guī)劃，是貨幣化的經(jīng)營計(jì)劃，以數(shù)字形式反映了企業(yè)在未來一年內(nèi)的所有行動(dòng)計(jì)劃及其目標(biāo)值。預(yù)算必須服務(wù)和服從于企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營目標(biāo)，并且要緊貼企業(yè)經(jīng)營計(jì)劃來設(shè)計(jì)和運(yùn)行。另一方面，預(yù)算聯(lián)接并支持著績效管理，是企業(yè)與部門關(guān)鍵績效指標(biāo)的主要來源?？茖W(xué)的預(yù)算目標(biāo)可以成為績效指標(biāo)的比較標(biāo)桿，管理者可以根據(jù)預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果不斷修正、優(yōu)化績效體系，因此預(yù)算是企業(yè)資源分配和績效計(jì)量的重要工具。

預(yù)算管理體系

預(yù)算管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，它以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向貫穿于企業(yè)價(jià)值的每一個(gè)環(huán)節(jié)，協(xié)助企業(yè)完成“做什么？”“怎么做？”“需要什么資源做？”“誰來做？”“做好了如何評價(jià)？”等關(guān)鍵問題，促進(jìn)企業(yè)的全面管理提升。企業(yè)預(yù)算管理體系，一般包括預(yù)算的組織、預(yù)算管理流程、預(yù)算管理規(guī)范、預(yù)算模型及系統(tǒng)工具以及關(guān)鍵績效指標(biāo)體系等方面。預(yù)算管理體系（如圖10所示）。

圖9 預(yù)算管理在管理價(jià)值鏈中的示意

圖10 預(yù)算管理體系

預(yù)算組織：完善的預(yù)算組織是預(yù)算管理高效運(yùn)行的重要保障，預(yù)算組織效率的高低直接決定了預(yù)算工作的效率和質(zhì)量。預(yù)算組織形式和企業(yè)自身的組織架構(gòu)密切相關(guān)。一般來說，公司設(shè)預(yù)算管理委員會，負(fù)責(zé)預(yù)算管理及制度建設(shè)；財(cái)務(wù)管理部門是日常工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)預(yù)算編制的組織及預(yù)算的匯編工作；董事會是預(yù)算批準(zhǔn)的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)；公司內(nèi)各職能部門是預(yù)算管理的基本單位，負(fù)責(zé)本部門責(zé)任范圍的預(yù)算編制和執(zhí)行。通常，企業(yè)在預(yù)算管理實(shí)踐中按自身的組織模式形成了金字塔型的預(yù)算組織架構(gòu)，按照管理責(zé)任的細(xì)分，分別建立“總部”、“事業(yè)部/經(jīng)營部”、“基層經(jīng)營/職能單位”等多級管理架構(gòu)。預(yù)算編制要組織與協(xié)調(diào)各部門共同進(jìn)行。

預(yù)算管理流程與規(guī)范：預(yù)算管理流程與規(guī)范是預(yù)算管理有效性的保證，包括預(yù)算流程的確定、預(yù)算編制指導(dǎo)手冊、預(yù)算管理程序文檔等，通過流程、制度、規(guī)范明確責(zé)任，建立起預(yù)算管理程序，包括預(yù)算編制程序和預(yù)算執(zhí)行控制程序。預(yù)算管理過程是上下反復(fù)協(xié)調(diào)的過程，不僅涉及面廣，而且有先后次序及處理各部門之間關(guān)系的規(guī)定。預(yù)算程序流程、制度和規(guī)范的制定能夠避免預(yù)算工作的混亂，達(dá)成較高的預(yù)算工作效率。

預(yù)算模型和系統(tǒng)工具：預(yù)算模型可以理解為資源配置模型，遵循“戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，業(yè)務(wù)規(guī)劃為指引，經(jīng)營指標(biāo)為輸入，預(yù)期財(cái)務(wù)目標(biāo)為約束，效率提升為要求”的原則，來支撐公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)規(guī)劃以及當(dāng)期經(jīng)營。預(yù)算資源的配置不僅需要考慮能夠帶來當(dāng)期收益的經(jīng)營資金投入，還需要考慮能夠?yàn)槲磥韼硎找娴膽?zhàn)略資金投入。預(yù)算管理需要信息系統(tǒng)的支撐來提升效率。

預(yù)算關(guān)鍵績效指標(biāo)：預(yù)算考核是預(yù)算管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，形成管理閉環(huán)。若沒有預(yù)算考核會造成企業(yè)預(yù)算的編制與執(zhí)行相脫離，重編制、輕執(zhí)行，使預(yù)算失去其應(yīng)有的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。預(yù)算關(guān)鍵KPI基于預(yù)算目標(biāo)，每個(gè)考核主體指定明確的負(fù)責(zé)人，形成落實(shí)到人、責(zé)權(quán)匹配的預(yù)算考核體系。

圖11 預(yù)算管理過程示意圖

預(yù)算編制過程

從目的上看，預(yù)算是將企業(yè)的有效資源充分利用獲得最佳利用效率；從職能上看，是對業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行全面整合；從內(nèi)容上看，包括現(xiàn)金收支預(yù)算、銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、各項(xiàng)成本費(fèi)用預(yù)算、預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表；從過程上看，則包括戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行與控制、績效考核與激勵(lì)（如圖11所示）。

戰(zhàn)略規(guī)劃：是制定組織的長期目標(biāo)并將其付諸實(shí)施。戰(zhàn)略規(guī)劃主要確定企業(yè)未來做什么和不做什么，決定企業(yè)未來的發(fā)展方向。戰(zhàn)略規(guī)劃主要考慮宏觀經(jīng)濟(jì)、市場、客戶、競爭者狀況以及本企業(yè)市場份額增長等戰(zhàn)略目標(biāo)。

經(jīng)營計(jì)劃：經(jīng)營計(jì)劃明確企業(yè)在預(yù)算期內(nèi)的發(fā)展方向、主要經(jīng)營策略和工作重點(diǎn)，是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃在當(dāng)年的繼續(xù)、深入和細(xì)化。企業(yè)基于戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)制定年度經(jīng)營計(jì)劃目標(biāo)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合市場預(yù)測和滾動(dòng)預(yù)測確定年度預(yù)算目標(biāo)。

預(yù)算編制：是一個(gè)既富有技術(shù)含量又充滿矛盾和妥協(xié)的復(fù)雜過程。在確定年度目標(biāo)的基礎(chǔ)上，各部門根據(jù)工作計(jì)劃、工作任務(wù)及資源需求，經(jīng)過企業(yè)不同管理層級和環(huán)節(jié)的充分溝通和動(dòng)態(tài)平衡，以經(jīng)營收入、成本費(fèi)用、現(xiàn)金流量為重點(diǎn)，形成一系列預(yù)算文件的過程。預(yù)算編制中各責(zé)任單位緊扣各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，形成戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營指標(biāo)測算、資金預(yù)算、報(bào)表貫穿全程的預(yù)算編制過程。

預(yù)算控制：對企業(yè)實(shí)際運(yùn)營發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)及資金支出進(jìn)行控制，收集預(yù)算執(zhí)行信息。預(yù)算目標(biāo)在經(jīng)營中如何貫徹落實(shí)，考驗(yàn)著企業(yè)的執(zhí)行能力，而執(zhí)行中嚴(yán)密的過程控制措施，則是預(yù)算順利執(zhí)行和企業(yè)快速反應(yīng)的重要保證。企業(yè)的預(yù)算執(zhí)行控制體系以季度滾動(dòng)預(yù)算、月度資金計(jì)劃控制為核心，按季度、月度實(shí)施，過程監(jiān)控報(bào)告在執(zhí)行和目標(biāo)出現(xiàn)重要偏差的時(shí)候，通過預(yù)警機(jī)制，及時(shí)向管理層反饋。

預(yù)算考核是對企業(yè)內(nèi)部各級責(zé)任中心的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行考核與評價(jià)，是管理者對執(zhí)行者實(shí)行的一種有效的激勵(lì)和約束機(jī)制。

可以看出預(yù)算管理有如下幾個(gè)關(guān)鍵，一是預(yù)算管理是連接企業(yè)戰(zhàn)略和執(zhí)行的重要工具，是公司從戰(zhàn)略規(guī)劃到資源配置再到經(jīng)營考核評價(jià)、責(zé)權(quán)匹配的管理閉環(huán)；二是預(yù)算管理是企業(yè)全面的業(yè)務(wù)計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算的結(jié)合；三是預(yù)算的編制過程是“自上而下”“自下而上”、企業(yè)全方位、全過程、全員參與的管理過程，需要幾上幾下，多次溝通與協(xié)調(diào)；四是預(yù)算管理離不開執(zhí)行過程的監(jiān)控、動(dòng)態(tài)分析、調(diào)整及事后的考核。因此，預(yù)算管理在企業(yè)管理中重要且復(fù)雜，需要循序漸進(jìn)、不斷積累經(jīng)驗(yàn)、提升企業(yè)預(yù)算管理水平。

預(yù)算管理對企業(yè)的管理價(jià)值

預(yù)算管理的實(shí)施和落實(shí)過程，可以說是公司戰(zhàn)略具體付諸實(shí)踐的過程。預(yù)算通過細(xì)化企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營計(jì)劃，是對企業(yè)整體經(jīng)營活動(dòng)一系列量化的計(jì)劃安排。通過編制預(yù)算，將企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營目標(biāo)細(xì)化為各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃，從各方面確保企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從而控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（1）預(yù)算管理是公司戰(zhàn)略的保障和支持。一方面，預(yù)算管理決定了資源的配置，確定了資源分配方案的目標(biāo)。按照公司戰(zhàn)略，其重點(diǎn)業(yè)務(wù)和核心部門資源得到了進(jìn)一步的加強(qiáng)，確保核心業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，突出了各個(gè)時(shí)期的工作重點(diǎn)。另一方面，預(yù)算管理的預(yù)算指標(biāo)對經(jīng)營管理層工作有著重要的指導(dǎo)作用，不僅僅是作為管理者工作的評價(jià)工具，更對管理者日常工作具有導(dǎo)向和指引作用。另外，預(yù)算管理還是對公司戰(zhàn)略的檢驗(yàn)。預(yù)算管理過程的動(dòng)態(tài)循環(huán)，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的不符合實(shí)際之處，然后加以修正，通過預(yù)算循環(huán)——發(fā)現(xiàn)不足——反饋——修正，再循環(huán)——再發(fā)現(xiàn)——再反饋——再修正，周而復(fù)始，確保了企業(yè)戰(zhàn)略的合理性，并始終隨著經(jīng)營環(huán)境的變化不斷發(fā)展。

（2）預(yù)算是確保當(dāng)期經(jīng)營目標(biāo)達(dá)成的重要管理手段。預(yù)算以銷售預(yù)測為起點(diǎn)，進(jìn)而對生產(chǎn)、采購、成本及現(xiàn)金收支等進(jìn)行預(yù)測，預(yù)算目標(biāo)層層分解，過程全員參與。預(yù)算體系中包括企業(yè)收入、成本、費(fèi)用，通過對這些因素的預(yù)測，并配合管理報(bào)告和績效獎(jiǎng)懲措施，可以對下一年度的實(shí)際經(jīng)營水平進(jìn)行日常監(jiān)控與決策；通過過程預(yù)算控制以及績效考核的管理閉環(huán)，確保當(dāng)期經(jīng)營目標(biāo)的達(dá)成。

（3）預(yù)算有利于強(qiáng)化內(nèi)部控制，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。預(yù)算是企業(yè)管理層進(jìn)行事前、事中、事后監(jiān)控的有效工具，通過尋找經(jīng)營活動(dòng)實(shí)際結(jié)果與預(yù)算的差距，可以迅速發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)采取相應(yīng)的解決措施，通過強(qiáng)化內(nèi)部控制，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)；預(yù)算體系可以初步預(yù)計(jì)企業(yè)下一經(jīng)營期間的經(jīng)營情況，根據(jù)預(yù)算結(jié)果，預(yù)測其中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并采取某項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)防范措施，從而達(dá)到規(guī)避與化解風(fēng)險(xiǎn)的目的。