基于電子商務(wù)的電力單位憑證電子化

姚振 郭駿 張靖 方銳 梁懿

摘要

隨著社會(huì)電子商務(wù)的發(fā)展，在很多企業(yè)的會(huì)計(jì)領(lǐng)域中，因?yàn)樾畔⒉牧显絹碓蕉啵瑧?yīng)用原始憑證，已經(jīng)不再滿足企業(yè)發(fā)展的需求。特別是對于我國電力單位，在電子商務(wù)背景下，實(shí)施原始憑證電子化，有效輔助電力單位財(cái)務(wù)工作的發(fā)展，具有積極的意義。在科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)的背景下，電力單位實(shí)施原始憑證電子化，已經(jīng)成為其內(nèi)部會(huì)計(jì)工作的重要發(fā)展趨勢。在本文研究中，針對電力單位原始憑電子化的規(guī)范性發(fā)展進(jìn)行一定的分析和探討。

【關(guān)鍵詞】電子商務(wù) 電力單位 憑證電子化

目前，在我國電力單位發(fā)展中，部分會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性有待考察與商榷，存在著信息失真的問題。特別是近幾年，各種會(huì)計(jì)信息造假事件的頻繁發(fā)生，讓我國各行各業(yè)更加重視內(nèi)部財(cái)務(wù)工作的優(yōu)良發(fā)展。在電子商務(wù)視角下，通過引進(jìn)電子商務(wù)有關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息電子化，可以提高信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，這在當(dāng)前的電力單位中，己然成為一個(gè)至關(guān)重要的課題。然而，從一定層次上來說，電力單位會(huì)計(jì)憑證電子化的規(guī)范化發(fā)展，也直接決定了其會(huì)計(jì)工作進(jìn)展的順利與否。因此，研究電力單位會(huì)計(jì)原始憑證電子化的規(guī)范化發(fā)展，具有一定的必要性與重要性。

1 原始憑證的電子化基本概述

所謂原始憑證，指的是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。按照來源不同分類：

（1）外來原始憑證，是指在同外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來事項(xiàng)時(shí)，從外單位取得的憑證。如發(fā)票、飛機(jī)和火車的票據(jù)、銀行收付款通知單、企業(yè)購買商品、材料時(shí)，從供貨單位取得的發(fā)貨票等。

（2）自制原始憑證，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時(shí)，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦部門或人員填制的憑證。如收料單、簽報(bào)單、領(lǐng)料單、開工單、成本計(jì)算單、出庫單等。而原始憑證電子文件指的是原始憑證（外來、自制原始憑證）經(jīng)過原始憑證電子化系統(tǒng)上傳附件后，掃描自動(dòng)生成的電子文件。

2 基于電子商務(wù)的電力單位原始憑證電子化應(yīng)用分析

2.1 影像掃描技術(shù)

在電力單位中應(yīng)用憑證電子化，需要應(yīng)用影像掃描技術(shù)。而應(yīng)用影像掃描技術(shù)的過程中，在錄入平臺(tái)中進(jìn)行合理設(shè)置，具有至關(guān)重要的意義。在電力單位業(yè)務(wù)量的基礎(chǔ)上，以平板掃描、攝像及其中高速掃描等為主要方式，充分審核紙質(zhì)的原始憑證，就可以將原始憑證中的信息與資料以電子化形式錄入并儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。將憑證電子化文件上傳到賬務(wù)信息系統(tǒng)環(huán)節(jié)中，主要支持的內(nèi)容有圖片、文本、各類電子文件格式及其影像等，各類電子文件格式包括jpg、bmp、tif、txt、doc等等。在原始憑證的掃描中，針對不同的費(fèi)用類別，掃描憑證的內(nèi)容具有差異性，例如，對于電力單位的正常差旅費(fèi)，在掃描中，主要對象為出差申請單、住宿單及其交通費(fèi)用單。而針對電費(fèi)收入，主要掃描對象為電費(fèi)相關(guān)業(yè)務(wù)的單據(jù)及其發(fā)票等，總而言之，在不同的費(fèi)用電子化憑證掃描中，掃描內(nèi)容具有明顯的差異性。

2.2 注意事項(xiàng)

在電力單位中應(yīng)用憑證電子化，相關(guān)注意事項(xiàng)總結(jié)如下：首先，針對電力單位內(nèi)部的一般差旅費(fèi)、過路費(fèi)、招待費(fèi)等的報(bào)銷，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的工作中，需要根據(jù)金額大小，然后按照順序粘貼，才能在掃描儀下進(jìn)行原始憑證電子化，在電力單位財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中納入相關(guān)信息資料。其次，在憑證電子化過程中，倘若單張發(fā)票的金額大于兩千，或者針對一些比較重要的票據(jù)、會(huì)議文件、合同、紅頭文件等等，需要在掃描中逐頁掃描，然后將信息材料上傳到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中。再者，在電力單位的各個(gè)部門中，每個(gè)部門可以安排一名工作人員，負(fù)責(zé)原始憑證電子化的有關(guān)工作。最后，除了出租車發(fā)票、停車費(fèi)發(fā)票及其司機(jī)報(bào)銷過路（橋）費(fèi)等，可以在粘貼單子上粘貼15張以外，其他的費(fèi)用，每一項(xiàng)粘貼單子上只允許粘貼最多10張。而且在原始憑證電子化過程中，所有的書面資料必須清晰可見。在掃描中應(yīng)用平鋪掃描的方法，杜絕重疊掃描。在掃描完畢之后，需要保證原始憑證的完整性。對于所有的原始憑證，必須要用電力單位統(tǒng)一的“原始憑證粘貼單”來粘貼，不得使用其他紙張。除了工資、材料費(fèi)用、獎(jiǎng)金等以外，其他設(shè)計(jì)重大商業(yè)機(jī)密的文件，不需要原始憑證電子化掃描，其他憑證均需要。

2.3 原始憑證電子文件的保管及使用

針對電力單位的原始憑證電子文件保管及其使用。

（1）除了月度結(jié)賬中涉及到相關(guān)損益的會(huì)計(jì)結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，所有的記賬憑證都需要附上原始憑證，并進(jìn)行信息歸檔，實(shí)施存檔處理。

（2）如果一張?jiān)紤{證與幾張記賬憑證存在關(guān)聯(lián)性，需要在一張主要的記賬憑證內(nèi)容中附上原始電子憑證，在其他的記賬憑證中還要標(biāo)注附上原始憑證的記賬憑證編號(hào)，同時(shí)附上原始憑證復(fù)印件。

（3）針對同一張?jiān)紤{證中的支出項(xiàng)目，需要由多個(gè)部門來共同承擔(dān)的情況，保存該原始憑證的部門，可以向其他共同承擔(dān)部門出具復(fù)印，同時(shí)，其他部門在自身的記賬憑證上，需要標(biāo)注附有該原始憑證的部門及其記賬憑證編號(hào)，同時(shí)附上原始憑證復(fù)印件。

2.4 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化

在電子商務(wù)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)電力單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，主要是指通過憑證電子化，將電力單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、管理等三個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)合起來，形成整體性的財(cái)務(wù)信息處理模式，通過這種方法，可以將電力單位的業(yè)務(wù)及其財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)充分結(jié)合起來，有助于更加順利地處理業(yè)務(wù)，對于電力單位的數(shù)據(jù)共享、監(jiān)測經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，都可以最大限度地實(shí)現(xiàn)。目前，很多電力企業(yè)通過原始憑證電子化，已經(jīng)將財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等工作實(shí)現(xiàn)了充分的一體化。

3 原始憑證電子化的作用

在電力單位的最初會(huì)計(jì)信息記錄中，主要形式為賬戶，這也是在電力單位會(huì)計(jì)信息報(bào)告中最主要的來源，在原始憑證的記錄中，其成為了賬戶信息的重要載體。因此，記賬憑證具有重要的意義。在原始憑證的電子化實(shí)現(xiàn)中，可以將原始憑證的自動(dòng)化、智能化等發(fā)展充分切合起來，有助于電力企業(yè)提升記賬憑證的規(guī)范性。在電力單位的原始憑證電子化發(fā)展中，數(shù)據(jù)輸入模塊作為主要方式，在數(shù)據(jù)輸入中直接與會(huì)計(jì)軟件連接，可以整體性控制憑證。目前，國外很多公司都積極應(yīng)用了這種技術(shù)，并通過通用程序的運(yùn)用，全面整理公司內(nèi)部的相關(guān)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)輸入模塊具有一定的優(yōu)勢，這是因?yàn)槠淇梢酝ㄟ^公共系統(tǒng)的應(yīng)用，充分檢驗(yàn)、處理數(shù)據(jù)，而且在整個(gè)檢驗(yàn)過程中，與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)保持相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在原始憑證電子化中，各個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)校驗(yàn)，具有明顯的共通性，因此，對于不同的交易，不需要重新設(shè)置程序。在電力單位應(yīng)用原始憑證電子化，可以提升內(nèi)部財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的準(zhǔn)確性、科學(xué)性與真實(shí)性發(fā)展。

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