淺析人事信息化管理工作的重要性

車艷宏 張 剛

（1.遼寧工業(yè)大學(xué)人事處 遼寧錦州 121000；2.遼寧工業(yè)大學(xué)后勤管理處 遼寧錦州 121000）

信息化建設(shè)應(yīng)用于各行各業(yè)，尤其是在人事管理方面，目前單純依靠傳統(tǒng)的人事管理已遠遠不能滿足高校發(fā)展的需求。信息化建設(shè)可以實現(xiàn)人事業(yè)務(wù)的規(guī)范化、流程化，有效輔助學(xué)校人事改革及業(yè)務(wù)需要，因此加強人事信息化管理尤為重要。

一、高校人事信息化管理重要性

人事管理工作冗雜繁瑣，工作信息量大，信息涉及面廣，管理內(nèi)容繁多，隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)的手工處理模式需要花費大量的人力和物力，由于人為因素不能保障信息的準確性，遠遠不能滿足現(xiàn)在的工作需求，而且人事的每項工作都和教職工的切身利益和學(xué)校的發(fā)展密切相關(guān)，因此高校中的人事管理是行政工作中的重中之重。加強高校人事信息化管理既可以減少日常工作中的資源浪費，保證工作的公開性、公平性，最主要的一點是可以提高辦事人員的工作效率，這一切都為高校的迅速發(fā)展提供了優(yōu)秀的條件并奠定了堅實的基礎(chǔ)。

二、高校人事信息化管理現(xiàn)狀及原因

由于我國信息化人力資源管理起步較晚，盡管經(jīng)過前一個時期的建設(shè)，我國高校信息化建設(shè)的程度獲得了一定提高，但是與發(fā)達國家相比，依然存在不少問題。首先，我國高校人事信息化管理沒有一個系統(tǒng)的管理機構(gòu)，工作集成度不高；其次，高校對人事信息化管理的重要性認識不足，導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂、資源重復(fù)，數(shù)據(jù)的時效性、高效性無法保證。最后，使得高校從事人事統(tǒng)計的工作人員效率不高，準確性差?？偨Y(jié)原因主要有以下幾個方面：

1.人事數(shù)據(jù)信息量大，涉及面廣

首先，高校人事業(yè)務(wù)范圍廣，數(shù)據(jù)量大，涉及到人才引進、人事調(diào)配、職稱評審、薪級晉升、崗前培訓(xùn)、學(xué)歷進修、考核評優(yōu)等?；A(chǔ)信息需要幾十個甚至上百個字段，一次的數(shù)據(jù)更新與維護就占用大量工作時間。其次，二級學(xué)院在填報表格時對計算機操作等方面的隨意性增加了人事部門數(shù)據(jù)整理和統(tǒng)計的難度。稍有閃失，就會出現(xiàn)后續(xù)的連鎖性錯誤，這就需要高校建立相對應(yīng)的規(guī)章制度作為支撐，以保障各部門對各自信息數(shù)據(jù)庫錄入、維護口徑相一致，確保準確的數(shù)據(jù)以供學(xué)校決策之用。

2.人事信息化管理人員技術(shù)缺乏

由于大部分高校從事人事信息化管理的多數(shù)為非相關(guān)專業(yè)人士，對計算機方面的知識掌握不夠，尤其是在實際應(yīng)用操作中更不嫻熟，計算機在人事管理信息化方面的優(yōu)越性不能完全發(fā)揮出來。同時，現(xiàn)在高校人事信息化管理存在多套管理系統(tǒng)，日常一個數(shù)據(jù)的變更需多套系統(tǒng)重復(fù)操作，浪費大量的人力，因此對現(xiàn)從事人事管理的操作人員進行信息化操作能力培訓(xùn)勢在必行。同時應(yīng)整合各部門人事信息化管理系統(tǒng)，從而改變傳統(tǒng)的多系統(tǒng)、多部門管理的信息交換方式[2]。

3.信息系統(tǒng)框架陳舊，系統(tǒng)間融合性低

隨著高校人事制度不斷改革，高校人事信息化管理隨之也發(fā)生了一定變化，急需一個優(yōu)秀、全面的管理系統(tǒng)，既要滿足現(xiàn)有的工作需求，也要對現(xiàn)有的工作進行優(yōu)化。高校各部門對數(shù)據(jù)的側(cè)重點各不相同，在信息化初期，高校行政部門針對各自的特點和工作需要，逐步搭建了符合自身的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息平臺。如人事部門的教職工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，教務(wù)處的教務(wù)系統(tǒng)，科技處的科研論文系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)大部分由不同公司獨立開發(fā)，很難實現(xiàn)系統(tǒng)間的融合操作，阻礙了高校行政管理的一體化。除此之外，各行政部門在數(shù)據(jù)的采集、更新等方面有很大不同，尤其是在當學(xué)校決策需要整合數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)問題較多，影響了人事數(shù)據(jù)的高度準確性[3]。

三、推進高校人事信息化管理應(yīng)采取的對策

要推進高校人事信息化管理首先學(xué)校要根據(jù)自身特點，選擇合適的人力資源管理軟件，同時為了保障信息化建設(shè)穩(wěn)步進行，長期使用，我們還要保證以下幾點。

一是隊伍建設(shè)。人事信息化管理不能僅僅依靠完善的軟件，更需要一個強有力的、專業(yè)的團隊協(xié)作，這個團隊不僅限于高校的人事部門，也應(yīng)包括二級院部的人事工作負責(zé)人，建立長效的培訓(xùn)機制，定期的開展培訓(xùn)和系統(tǒng)說明會，使從業(yè)人員擁有更強的政策解讀和業(yè)務(wù)能力。同時應(yīng)逐年解決人事工作“人員流動快、專業(yè)出身少”的現(xiàn)狀，探索高校人事管理的新形式、新途徑和新方法，提升人事工作的綜合水平。

二是確保人事數(shù)據(jù)信息準確。要逐步完善人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，保證其高度準確性，尤其是對人事信息的具體條目要確立錄入規(guī)范與標準，如編制設(shè)置、人員進出管理、干部履歷等，實現(xiàn)人事信息規(guī)范化、標準化、通用化[4]。

三是不斷更新人事信息系統(tǒng)。對高校現(xiàn)有的人事信息系統(tǒng)進行升級優(yōu)化，拓廣其使用范圍，實現(xiàn)高校人員從招聘到崗、在校管理、離職退休等全程跟蹤服務(wù)和管理。堅持在運用中不斷升級優(yōu)化，切實保障平臺的使用成效。

四是不斷加大推廣力度。人事信息化管理需要學(xué)校各個部門統(tǒng)籌推進，各個機關(guān)行政部門要組建協(xié)同平臺，除了要及時更新維護數(shù)據(jù)外，最重要的是要保證整個系統(tǒng)的權(quán)限管理安全性，明確權(quán)利與責(zé)任并重理念，保障核心數(shù)據(jù)的安全隔離，確保數(shù)據(jù)安全。

人事信息化管理是高校改革發(fā)展的客觀需要，是提高學(xué)校人事管理水平，提高工作效率的重要途徑，也是高校提升核心競爭力的必要保障。因此，信息化建設(shè)對高校的人事管理工作乃至高校的整體建設(shè)具有十分重要的意義。