事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案

黃凱

摘要 隨著經(jīng)濟(jì)和科技的高速發(fā)展，信息化的時代已經(jīng)到來，與此同時，事業(yè)單位的檔案管理信息化也成為了事業(yè)單位目前所面臨的巨大挑戰(zhàn)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影妫@是一項(xiàng)巨大的工程，在實(shí)行的過程中涌現(xiàn)出了許多問題，所以，本文將對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題和解決方案進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)問題與解決方案

事業(yè)單位的檔案管理信息化與當(dāng)今世界高速發(fā)展的科技水平相匹配，事業(yè)單位是我們國家的重要部分，是國家上傳下達(dá)的實(shí)施落腳點(diǎn)，所以將事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)也是支持我們國家的戰(zhàn)略目標(biāo)發(fā)展的一種重要體現(xiàn)。但是在這項(xiàng)大工程實(shí)行的過程中，有著許多的問題，這在一定程度上，大大的影響了國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展，所以，我們必須找到在實(shí)行的過程中存在的問題和相應(yīng)的解決方案，才能大力發(fā)展國家建設(shè)。

1 檔案管理信息化的基本含義

檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案存入相關(guān)的事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里，一方面可以方便快捷的查找檔案，另一方面，也可以迎合我們國家的戰(zhàn)略方針，與時俱進(jìn)。而且，檔案信息管理化分很多步驟才能夠完成，首先，要將檔案信息歸檔，也就是明確檔案信息的分類、范圍和細(xì)節(jié)內(nèi)容，并且要清楚相關(guān)的檔案負(fù)責(zé)人，其次，事業(yè)單位會有專業(yè)的人員對檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行交接，期間的安全問題需要得到保障，最后就是錄入信息了，信息化的建設(shè)最重要的一步就是檔案的錄入，出不得半點(diǎn)差池。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案管理信息的配套設(shè)施差

首先在我們國家事業(yè)單位人事檔案管理部門當(dāng)中，他們的人員流動性比較大，所以就會產(chǎn)生對于人事檔案的保管疏忽的問題，而且一般的檔案管理部門的檔案室都不是特別的寬敞，相應(yīng)的配套設(shè)施也沒有那么的健全，所以說在一定程度上不完善的配套設(shè)施就會影響到人事檔案信息的完整性以及安全性，而且在實(shí)際操作當(dāng)中，如果配套設(shè)施不夠完備，那么就會對于事業(yè)單位的檔案信息管理產(chǎn)生一定的消極的影響。

2.2 信息化的應(yīng)用不到位

眾所周知，傳統(tǒng)的認(rèn)識檔案管理工作都由人力來進(jìn)行完成，所以他們的工作效率非常的低，而且在一定程度上出現(xiàn)的誤差也非常的多。但是如果對于檔案進(jìn)行信息化的管理，就需要一支具有高水平的人才隊(duì)伍，去實(shí)現(xiàn)對于人事檔案信息的數(shù)字化，但是在當(dāng)前我們國家的現(xiàn)狀是人事檔案管理人員對于信息檢索的技術(shù)應(yīng)用并不熟練，這樣就導(dǎo)致在錄入信息的時候出現(xiàn)很多的問題，比如，工作量的積攢等問題。所以我們要數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行鉆研，在一定程度上要更加的注重人事檔案信息化的應(yīng)用。

2.3 信息的安全問題

事業(yè)單位的檔案管理的信息化涉及到是否會泄露相關(guān)的人員信息的問題，比如一些不法分子可以利用一些病毒，盜取他人的個人信息，從而進(jìn)行非法操作，而且在網(wǎng)絡(luò)信息這個大環(huán)境下，如果有個別人的信息被泄露后果將會很嚴(yán)重，事業(yè)單位是國家基本的政策實(shí)施的落腳點(diǎn)，更何況事業(yè)單位的內(nèi)容會涉及到國家的機(jī)密，那么，后果的嚴(yán)重性更是可想而知了，所以事業(yè)單位信息的安全問題不能被忽視。

3 事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的解決方案

3.1 提高相關(guān)的配套設(shè)施

首先要想實(shí)現(xiàn)，人事檔案管理的信息化，這就需要有關(guān)部門在他的配套設(shè)施上花費(fèi)很多的資金，因?yàn)橹挥信涮自O(shè)施的性能上有所提升，對于檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性才能夠有所保證。比如，如果我們的配套設(shè)施不夠完善，那么就會導(dǎo)致電子檔案管理時發(fā)生檔案信息錄入不準(zhǔn)確，或者嚴(yán)重時，還會發(fā)生檔案信息缺失的情況，相比較于其他的主觀因素而言，客觀因素也很重要，因?yàn)榕涮自O(shè)施不完善，無論我們的主觀意識有多么的端正，多么的強(qiáng)大，也沒有辦法將電子檔案管理工作做到最好。所以在某種程度上進(jìn)行人事檔案管理信息化的工作人員會對于相應(yīng)的配套設(shè)施提出很高的要求，這就要求有關(guān)部門一對配套設(shè)施進(jìn)行相應(yīng)的改善和完善。

3.2 提高相關(guān)工作人員對于信息化檔案管理的應(yīng)用

首先要想提高相關(guān)工作人員，對于信息化檔案管理的應(yīng)用，那么就要對這些人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，而且在培訓(xùn)期間要端正他們對于信息檔案管理重要性的認(rèn)識，經(jīng)過一段時間的學(xué)習(xí)，還要對他們進(jìn)行考核。一方面，這樣既能加深他們對于檔案信息化管理的理解，另一方面，還能夠在某種程度上提高他們自身對自己平時的業(yè)務(wù)的熟練程度，所以信息化建設(shè)需要的就是具有一定專業(yè)性的工作人員，他們一定要非常專業(yè)，他們一定要非常具備專業(yè)性人才的知識涵養(yǎng)，才能夠熟練的檔案信息有效的錄入。只有對于信息化技術(shù)有效的進(jìn)行應(yīng)用，才能夠使得相關(guān)單位在人事檔案信息管理方面，積極的響應(yīng)國家與時俱進(jìn)的號召，在一定程度上，才能夠推動事業(yè)單位在信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.3 使信息安全得到保障

在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，信息竊取和信息泄露的后果都很嚴(yán)重，而且事業(yè)單位的信息都切實(shí)的與國家的基本方針政策相關(guān)，涉及到一些國家機(jī)密，這就要求我們?nèi)プ畲蟪潭鹊谋Ｗo(hù)相關(guān)的信息：

（1）我們可以請一些高素質(zhì)的專業(yè)性的工作人員，通過編寫一些防止別人盜取信息的安全軟件，對事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行保護(hù)，使得信息不會被盜取;

（2）接觸到信息的相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)與事業(yè)單位簽署相關(guān)的保密協(xié)議，按照規(guī)定辦事，這樣也能夠有效的防止信息被泄露;

（3）就需要事業(yè)單位的大力支持，引進(jìn)高端的信息技術(shù)人才，這樣才能讓信息的安全得以保障，使得國家的機(jī)密不得以泄露，不遭人竊取。

4 結(jié)束語

隨著近代科技的發(fā)展，信息化的時代特征越來越明顯，事業(yè)單位的檔案管理的信息化也是大勢所趨，是國家跟隨時代發(fā)展的重要體現(xiàn)，所以，事業(yè)單位的檔案管理信息化的進(jìn)行是非常關(guān)鍵的任務(wù)，對于事業(yè)單位的相關(guān)工作人員的要求很高，無論是專業(yè)素養(yǎng)還是道德品質(zhì)都有著很高的要求，而且對于相關(guān)信息的安全性要求也非常的高，這就要求相關(guān)的事業(yè)單位在用人的要求上非常的嚴(yán)格。

參考文獻(xiàn)

[1]從俊.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].科技經(jīng)濟(jì)市場，2016 （09）：127-128.