淺談如何構建職業院校檔案數字化

（棗莊職業學院 山東棗莊 277800）

文件管理的價值主要決定因素是學校的使用頻率。職業院校傳統檔案管理是以紙質材料管理以及人工管理為核心。資源的損失以及其他問題嚴重，制約了職業院校步入現代化的步伐。由此可知，檔案數字化對整個學校的發展有著重要的作用。檔案數字化主要運用科技以及網絡等來對檔案進行管理、分類以及存儲，完成資源的共享并實現現代化。

一、職業院校檔案管理中的分析與問題

1.檔案管理使用的效率低，對數字管理的重要性和必要性缺前合理的認識

由于檔案信息量大，管理人員的工作量也非常大，檔案的分類以及標準化程度過低，在一定情況下影響了文件的真實價值。長時間紙質文件在管理過程中會出現多種問題，例如，紙質的損壞，失真以及丟失，嚴重的影響了之后對文件的使用。在一般的文件管理過程中，這些文件需要工作人員手工處理。

2.檔案管理人員缺少培訓

大部分的職業院校都缺少對管理人員的培訓，這導致管理人員各個方面的水平都沒有提升。雖然，工作有一定年頭的管理人員會有很多寶貴的工作經驗，但他們并不適應利用先進的數字化管理技術。對于那些較年輕的管理人員來說，他們具有操作現代技術的能力，但自身的經驗卻不足，另外，學校并沒有組織相關培訓，管理人員自身的能力并沒有提高。大部分的院校利用這個方式來管理檔案，但管理人員自身能力不足。這會造成很多問題，例如搜集重要檔案時，學校找不到文件或者存儲空間不夠。

3.檔案的搜集缺乏整體性

大部分職業院校在收集檔案的過程中并不完整，這影響了當前學校檔案的系統數字化管理。 在整合檔案資源的時候，管理人員一般只注重財務部門、學術事務以及學生辦公室等這些重要的部門，在一定程度上影響了學校檔案的整體性以及檔案管理的使用率。在學校的重要發展階段中，檔案的收集不完全會大大降低數據資源以及檔案的價值。

4.檔案管理缺少平常的維護

職業院校選擇對學校里的數字化檔案不采取日常的維護，致使整個檔案管理過程中發生多種問題。在數字化管理的過程中，硬盤、光盤以及磁盤都是主要的儲存工具。而現代數字化采用的這些存儲工具雖然具有容量大以及檢索便捷的特征，但同樣會產生很多問題，例如，硬盤、光盤以及磁盤等設備逐漸老化，造成一定的損傷，影響之后的利用。

二、檔案數字化管理的優點

和傳統的人工管理相比，數字化管理更加具有優勢。首先，數字化管理能夠利用先進的互聯網技術、計算機以及通信技術來解除傳統手工管理的時空限制，用戶和檔案之間有一條連接的紐帶，并能實現資源共享。另外，數字化管理能夠大大增強員工的工作效率，方便員工搜集、分類以及檢查，用保證用戶能夠迅速尋找到需要的檔案。然后，這項存儲技術和傳統的紙質存儲相比，數字化管理主要是以磁盤等為存儲工具。這些工具存儲量大，可壓縮的空間也大，存儲更加方便，有利于長時間的儲存，平常的維護工作也更便捷。在數字化管理之下，文件管理能夠實現智能化以及現代化，并且對于一些重要的檔案，學校可以進行加密處理，來保證文件的安全程度。 綜上所述，數字化管理能夠提高工作效率，減少不需要的工作時間，節省數據存儲空間，提高數據存儲的安全性。除此以外，對于一些十分重要的數據，職業院校可以采取加密保護，確保數據更加安全。

三、加強檔案數字化管理的建議

1.完成檔案的數字化

學校應該正確認識到檔案數字化的重要意義，并盡力實現檔案的數字化。根據當前學校的情況，結合檔案管理中出現的問題，學校應該完善一定的制度，保證整個制度在執行中的可行性。利用管理系統，提高平常檔案管理工作的監督情況，保證檔案數字化以及規范化。職業院校應該注重升級檔案管理的方式，增加資金的投入，保證引進先進的檔案管理設備以及技術，為數字化提供一定的支撐，學校同樣應該確保檔案的完整以及統一性。 結合這五個大方面，如，科研成果、教師業務、檔案主頁以及研究生檔案。學校應該全面、系統的搜集每一個部門的檔案，確保信息的完整性，提高檔案的使用頻率。

2.加強對管理人員的培訓工作

職業院校應該加強人員培訓工作，全面提升檔案管理人員的整體素養。積極引進當前先進的數字化技術，培養管理人才，利用講座以及知識競賽的方式，提高管理能力，增加知識，注重年輕人的管理經驗，提高技術等各方面知識，增加人性化的培訓，加強自身意識，提高管理人員的管理水平。職業院校還應該吸取更多的專業管理人才，加強對檔案管理的人才建設。職業院校可以利用每月檢查或者定期年檢來確定管理人員的工作效率，并結合學校的情況完善科學的管理以及獎懲制度。當管理部門某一個月幾個月或者一年具有高效的工作情況時，學校應該給予他們一定的獎勵來鼓勵他們，來調動管理人員自身的積極性以及責任意識。當管理部門在某一個月或一年中出現檔案管理的失誤，學校應調查出現問題的原因，并采取一定的懲罰措施，來提高工作效率。利用這種方式，管理人員才能夠盡力管理檔案。

3.加強數字文件的日常維護和安全管理

學校應該注重提高數字檔案的日常護理以及管理。防止由于不恰當的維護問題造成的檔案的損失。數字檔案日常護理工作涉及了電子設備以及存儲環境。管理者應該定期檢查電子裝置，并注重檢查裝備是否出現損壞。檔案室應該減少對電磁的干擾。數字化技術的加密能力運用于保護更加重要的檔案，來確保重要數據的安全性。同樣，管理人員應該對數字化檔案進行備份，防止未來出故障永久丟失。 日常數字化技術維護能夠降低數據的損失率，減少由數據缺失帶來的巨大損失，幫助職業院校正確進行決策。因此，管理者應該定期檢查、降低電磁的干擾、對重要文件進行加密保護，只有這樣，才能夠確保職業院校的檔案安全。

四、管理數字化檔案的意義

數字電子檔案是磁性材料為主要載體，將材料信息錄到光盤之中，也以將材料信息儲在硬盤中。這種管理數字化電子檔案的方式，可以自由下載讀取，方便了人們讀取信息。其中有一弊端就是可以被人隨意改動，所以管理標準需要規劃，設定指定人員操作，加強密碼管理定期修改，防止信息材料的被盜或者丟失。

此管理實現了我國的檔案管理網絡化和信息化，為我國廣泛的信息傳播和文明的傳承帶來新的思路。互聯網的年代，將古老的文檔模式改為數字化模式，不論是生活水平還是工作質量都會得到很大的提高。所以進行檔案的數字化管理的工作魄在眉梢，通過建立更加完整的資料庫，配置更加完美的設施，檔案數字化的管理將很容易實現不在是夢想.

職業院校的數字化管理對構建優質的校園環境有著重要意義。它能夠促進檔案管理的完整、系統以及準確性，并完善檔案管理的方式。在日常的校園管理過程中，檔案管理是十分重要的環節。社會的迅速發展在一定情況下能夠促進數字化建設的發展，并給職業院校的管理帶來了一定的挑戰。檔案管理能夠有效體現職業院校的歷史及其發展。為了實現檔案的現代化，職業院校應該加強數字化管理。這個過程中，職業院校檔案數字化的建設依舊處于初期階段。它將會限制數字化發展，影響職業院校未來的發展，對數字化的研究有重要意義。在本文，筆者從檔案管理存在的問題，數字化技術的優勢以及構建數字化等多方面進行探究，結合了大量的文獻，僅供參考。