如何提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平

（黑龍江日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán) 哈爾濱 150010）

一、現(xiàn)階段檔案管理的基本方法

與辦公室相關(guān)業(yè)務(wù)工作的資料收集、保存是辦公室檔案管理工作的重要內(nèi)容。檔案具有事件的完整性和歷史的真實(shí)性，真實(shí)記錄某一人物或事件過(guò)程的，為后續(xù)相類似的工作提供借鑒與幫助。在規(guī)范化檔案管理工作中，收集與保存完整檔案與相關(guān)資料是管理工作重點(diǎn)。

近年來(lái)檔案電子化已逐漸被人們所接受和認(rèn)識(shí)，但仍保留著紙質(zhì)檔案，在絕大數(shù)領(lǐng)域具有電子檔案不可替代性。但是在使用、管理和保管紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，受管理制度和保管條件的影響容易發(fā)生受潮變質(zhì)、損壞、丟失或燒毀等問(wèn)題，一旦發(fā)生這些問(wèn)題將造成不可估量的損失，造成有關(guān)事項(xiàng)無(wú)據(jù)可查，相關(guān)工作無(wú)法正常地進(jìn)行和開(kāi)展。

二、辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題

一是檔案種類較為繁雜。辦公室檔案涉及方方面面種類繁多，需要不同種類分類管理工作十分繁重。辦公室檔案形式多樣，以紙質(zhì)（文字、圖片、表格）為主、還會(huì)有電子類音、視頻（磁盤、磁帶、光盤）等。需要檔案管理人員根據(jù)本單位的實(shí)際情況和工作實(shí)際，分門別類建立索引，按不同類別建立、存檔，使用時(shí)方能快速準(zhǔn)確進(jìn)行查找。二是管理方法傳統(tǒng)單一老舊。現(xiàn)階段很多檔案管理人員對(duì)檔案管理因襲守舊，絕大數(shù)情況下采用傳統(tǒng)單一老舊的方法進(jìn)行整理，只是做到了保存，而沒(méi)有是進(jìn)行完善有效的管理，檢索查找困難，形成了死檔案，缺乏鮮活性，人們無(wú)法進(jìn)行使用。

三、提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的必要性

檔案對(duì)每個(gè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)全過(guò)程、每個(gè)人發(fā)展的歷史沿革及相關(guān)信息，都有至關(guān)重要的作用，辦公室檔案管理工作必須高效正常有序的開(kāi)展。檔案管理工作科學(xué)化水平管理必須逐步提高，是保證實(shí)現(xiàn)社會(huì)進(jìn)步的重要措施。為了讓每一個(gè)檔案都能夠變成活的資源，提高辦公室檔案科學(xué)化管理水平勢(shì)在必行。

四、提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的重要途徑

(一)對(duì)現(xiàn)有檔案管理方法進(jìn)行變革

1.創(chuàng)新新時(shí)代檔案科學(xué)化管理理念。傳統(tǒng)管理檔案方法形式單一，與新時(shí)代檔案管理工作的要求存在較大的差異，對(duì)老舊傳統(tǒng)的檔案管理方法變革是大勢(shì)所趨，是現(xiàn)階段管理檔案工作的首要任務(wù)，必須提高檔案管理科學(xué)化水平，樹(shù)立現(xiàn)代科學(xué)化的檔案管理理念。

2.提供資金保障，購(gòu)置管理設(shè)施。管理辦公室檔案科學(xué)化水平的提高，對(duì)檔案管理的設(shè)備也提出了較高的要求，根據(jù)檔案管理科學(xué)化的需求，配置硬件和軟件，提供資金支撐。按照檔案管理庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)各項(xiàng)防護(hù)設(shè)施功能完備專用檔案儲(chǔ)存室，在檔案管理室配置檢索專用的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)設(shè)備等。

（二）電子化檔案與原始紙質(zhì)類檔案相結(jié)合

電子化檔案的管理和使用隨著科技的進(jìn)步必將越來(lái)越多，對(duì)紙質(zhì)檔案管理提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)化檔案與紙質(zhì)類原始材料相結(jié)合的管理方法，提高了檔案使用效率。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境極其復(fù)雜，對(duì)電子數(shù)據(jù)化檔案加強(qiáng)安全管理。對(duì)電子化數(shù)據(jù)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密儲(chǔ)存，堅(jiān)決杜絕由于網(wǎng)絡(luò)安全漏洞等造成電子化數(shù)據(jù)檔案的損毀和丟失等問(wèn)題的發(fā)生。按期對(duì)計(jì)算機(jī)服務(wù)器等電子管理設(shè)備進(jìn)行垃圾清理和病毒的查殺，防止因網(wǎng)絡(luò)病毒侵入、垃圾文件堆積等原因造成檔案的丟失和管理系統(tǒng)中毒事件發(fā)生。

(三)增強(qiáng)管理檔案人員的科學(xué)化管理水平

管理檔案人員是檔案管理工作的第一責(zé)任人，時(shí)代變遷和單位活動(dòng)的增加逐年增多了檔案管理的類別和數(shù)量，逐步提高了對(duì)檔案管理規(guī)范化的要求，對(duì)管理檔案人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。一是加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)，為檔案管理人員提供全面業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，努力地提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)理論；二是加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德和素養(yǎng)的培養(yǎng)，全面提升檔案管理人員的責(zé)任心、事業(yè)感和創(chuàng)造力，為全面做好檔案管理工作奠定思想基礎(chǔ)。

(四)建立完善的檔案管理制度，依法進(jìn)行管理

檔案管理是否科學(xué)有序，關(guān)鍵在于是否建立了科學(xué)完善的檔案管理制度。管理檔案人員要完全依據(jù)國(guó)家《檔案管理法》并結(jié)合本單位實(shí)際情況全面建立健全完善的檔案管理人員崗位責(zé)任制和涉及各類檔案移交、分類保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、定密原則等檔案管理人員管理檔案的管理制度。用完善的制度規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)依法依規(guī)科學(xué)管理。為確保檔案管理工作科學(xué)高效，必須從健全完善的制度方面明確檔案管理者的權(quán)利與責(zé)任，借閱使用人員應(yīng)當(dāng)遵守借閱規(guī)則，以制度全面規(guī)范檔案管理工作和借閱流程。

(五)全面增強(qiáng)管理檔案人員的責(zé)任意識(shí)

管理檔案人員要具備高度的職業(yè)感，站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度做好本職工作，科學(xué)規(guī)范地管理好每一份檔案。在新時(shí)代背景下，作為管理檔案人員，要改變對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，采取積極主動(dòng)的措施改變傳統(tǒng)檔案管理工作中的缺陷，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的癥結(jié)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)存在問(wèn)題的情況并提出切實(shí)可行的解決辦法。為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)，全面規(guī)范檔案管理工作，提高工作效率。增強(qiáng)管理檔案人員工作意識(shí)的主要做法是：專門進(jìn)行管理制度規(guī)范化的培訓(xùn)。專業(yè)培訓(xùn)要采用靈活多樣的方式進(jìn)行，本著在學(xué)中練、練中學(xué)的原則，加強(qiáng)管理檔案人員交流工作經(jīng)驗(yàn)和方法，取人之長(zhǎng)補(bǔ)己之短，應(yīng)側(cè)重于培訓(xùn)效果，增強(qiáng)管理檔案人員的責(zé)任意識(shí)。

（六）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員要具有較高的技術(shù)性和專業(yè)性。工作中要注重檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自身檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新知識(shí)，參加上級(jí)檔案管理部門舉辦的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)班，了解和掌握最新的管理檔案方式方法和法規(guī)。在工作中遇到問(wèn)題要及時(shí)查閱學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律法規(guī)和專業(yè)書籍，指導(dǎo)實(shí)際工作，嚴(yán)格按照管理檔案的規(guī)范和要求管理檔案，逐步提高本部門的管理檔案的科學(xué)化水平。

結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案管理工作對(duì)于每個(gè)單位來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要，必須將辦公室檔案管理工作擺在重要的位置上，全面提高管理檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、實(shí)現(xiàn)一體化管理檔案新模式，做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，提高本單位辦公室檔案管理工作的效率。■